高校档案可视化管理制度

PAGE高校档案可视化管理制度一、总则（一）目的为了加强高校档案管理，提高档案利用效率，实现档案管理的规范化、科学化、可视化，依据《中华人民共和国档案法》以及相关教育行业档案管理标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、各部门以及附属单位形成的各类档案的管理，包括但不限于教学档案、科研档案、人事档案、学生档案、行政管理档案等。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映高校各项工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全、完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管。4.可视化原则：运用现代信息技术手段，将档案信息以直观、易懂的方式呈现，便于查询、利用和管理。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学校档案管理制度、工作流程和标准规范。2.统筹规划学校档案工作，组织开展档案业务培训和指导。3.集中管理学校各类档案，对档案进行分类整理、编目、数字化加工等工作。4.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理和可视化展示。5.开展档案利用服务工作，为学校教学、科研、管理等各项工作提供档案支持。6.定期对档案管理工作进行检查、评估和总结，不断改进工作方法和提高管理水平。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门各类档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受学校档案管理部门的业务指导和监督。3.按照学校档案管理规定，定期将本部门形成的档案移交学校档案管理部门集中管理。4.积极配合学校档案管理部门开展档案数字化工作，提供必要的档案资料和信息。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家档案法律法规和学校档案管理制度，不断提高业务水平和综合素质。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.严格遵守档案管理的保密制度，妥善保管档案，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.积极开展档案利用服务工作，热情接待档案查阅人员，及时、准确地提供所需档案资料。5.参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、维护和更新工作，确保档案信息系统的正常运行。6.定期对档案进行清查、核对，做好档案统计工作，及时向上级汇报档案管理工作情况。三、档案收集与整理（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、课件、试卷、成绩册、教学总结等。2.科研档案：包括科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文著作、科研成果鉴定材料、获奖证书等。3.人事档案：包括教职工履历表、学历学位证书、职称评定材料、考核材料、奖惩材料等。4.学生档案：包括学生登记表、成绩单、学籍变动材料、奖惩材料、毕业生登记表等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时、主动地收集本部门形成的各类档案，并确保档案材料的真实、完整、准确。2.对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档，做到随办随归。3.档案收集过程中，应注意收集电子文件和纸质文件的对应版本，确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群、行政、教学、科研、人事、学生等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置。四、档案数字化（一）数字化范围根据学校档案管理的实际需要，逐步对各类档案进行数字化处理。优先对利用率高、保存价值大的档案进行数字化。（二）数字化流程1.档案扫描：采用专业的扫描设备，按照规定的扫描分辨率、图像格式等要求对档案进行扫描。扫描过程中应确保图像清晰、完整，不失真。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、调整亮度对比度等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的图像数据与档案目录数据进行关联，建立准确的索引关系，实现档案信息的快速检索。4.存储管理：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）数字化质量控制1.建立数字化质量检查制度，对数字化过程中的各个环节进行质量抽检。2.制定数字化质量标准，包括图像质量标准、数据挂接准确率标准等，确保数字化档案的质量符合要求。3.对不符合质量标准的数字化档案进行返工处理，直至达到质量要求。五、档案存储与保管（一）存储环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案存储应采用密集架、档案柜等专用存储设备，按照档案类别、编号顺序进行存放，便于查找和管理。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在相对较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，可分别确定为30年、10年保管期限。（三）档案保管措施1.建立档案库房管理制度，严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和存放位置，发现问题及时处理。3.对破损、褪色、字迹模糊等档案进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。4.按照档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定和处置，对失去保存价值的档案进行销毁。销毁档案应严格履行审批手续，确保档案信息安全。六、档案利用与服务（一）利用范围本校教职工、学生以及其他因工作需要查阅档案的单位和个人，均可按照规定利用学校档案。（二）利用方式1.现场查阅：查阅人员可到学校档案管理部门指定的场所，查阅纸质档案或数字化档案。2.远程查阅：利用学校档案信息管理系统，为查阅人员提供远程查阅服务。查阅人员需经授权后，可在规定范围内查阅相关档案信息。（三）利用手续1.校内人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.校外单位或个人查阅档案，需持单位介绍信或个人有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经学校档案管理部门负责人审批同意后，方可查阅。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理部门的各项规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（四）利用服务1.档案管理部门应热情接待查阅人员，及时、准确地提供所需档案资料。对于查阅过程中出现的问题，应耐心解答，积极协助解决。2.建立档案利用效果反馈机制，定期收集查阅人员对档案利用服务的意见和建议，不断改进服务质量。3.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为学校教学、科研、管理等工作提供决策支持和历史借鉴。七、档案安全与保密（一）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、信息系统等的安全管理。2.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作安全有序进行。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案进行严格保密。2.加强对档案管理人员的保密教育，签订保密承诺书，明确保密责任。3.对档案查阅、利用过程中的保密工作进行严格管理，限制查阅范围，防止泄密事件发生。八、监督与检查（一）监督机制学校建立档案管理监督机制，由学校档案管理部门负责对全校档案管理工作进行日常监督检查，并定期向学校领导汇报档案管理工作情况。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全与保密措施的落实情况。（三）检查方式1.定期检查：学校档案管理部门每年组织一次全校档案管理工作检查，对各部门档案管理工作进行全面检查和评估。2.不定期抽查：学校档案管理部门根据工作需要，不定期对部分部门的档案管理工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。（四）结果处理1.对档案管理工