全流程电子档案管理制度

PAGE全流程电子档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司全流程电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高公司档案管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的全流程电子档案的管理，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、影像资料等各类电子文件。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应真实反映公司业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保电子档案的内容、结构和背景信息完整，不遗漏重要信息。3.可用性原则：电子档案应便于检索、查询和利用，满足公司业务工作和决策的需要。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的安全，防止信息泄露、丢失和损坏。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善全流程电子档案管理制度，并组织实施。指导和监督各部门电子档案的收集、整理、归档和保管工作。负责电子档案系统的建设、维护和管理，确保系统的正常运行。对电子档案进行鉴定、销毁和统计等工作。2.各部门负责本部门电子档案的形成、积累和整理工作，确保电子档案的质量。按照档案管理部门的要求，及时将电子档案移交归档，并配合做好相关工作。负责本部门电子档案的安全保管和利用，不得擅自销毁和泄露电子档案信息。二、电子档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照公司业务活动的需要，及时收集在业务处理过程中形成的各类电子文件，包括但不限于以下内容：1.公司发文、收文、内部文件等。2.各类合同、协议、订单等业务文件。3.财务报表、审计报告、税务资料等财务文件。4.产品设计图纸、工艺文件、技术资料等技术文件。5.会议纪要、工作报告、总结等管理文件。6.影像资料、音频资料等多媒体文件。（二）收集要求1.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行命名和存储，确保文件的规范性和可读性。2.收集的电子文件应确保内容完整、准确，字迹清晰，图像、声音等信息可正常读取。3.对于重要的电子文件，应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和维护。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系。2.区分不同价值和密级，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照公司档案分类方案，对电子文件进行分类，如分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、技术管理类等。2.编号：为每一份电子文件赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.著录：对电子文件的题名、日期、来源、保管期限等信息进行著录，形成电子文件目录数据库。三、电子档案的归档（一）归档时间1.各部门应在电子文件形成后的[X]个工作日内，将整理好的电子档案移交档案管理部门归档。2.对于重大项目或重要业务活动形成的电子档案，应在项目结束或业务活动完成后的[X]个工作日内归档。（二）归档流程1.各部门将电子档案整理后，填写《电子档案移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份随电子档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的电子档案进行核对，检查电子档案的完整性、准确性和规范性，如发现问题，及时与移交部门沟通解决。3.核对无误后，档案管理部门将电子档案存储到电子档案系统中，并在《电子档案移交清单》上签字确认。（三）归档格式电子档案应采用通用的、标准的格式进行存储，如PDF、DOCX、XLSX、PPTX、JPEG、TIFF等，确保在不同设备和软件上能够正常读取和显示。四、电子档案的保管（一）存储设备1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等。2.存储设备应定期进行检查和维护，确保设备的正常运行，防止数据丢失和损坏。3.对于重要的电子档案，应进行异地备份，备份存储地点应与公司总部有一定的距离，以防止自然灾害、火灾、盗窃等意外事件对电子档案造成破坏。（二）存储环境1.电子档案存储场所应具备良好的环境条件，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。2.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护措施，确保电子档案的安全。（三）保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家相关法律法规和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的电子档案主要包括公司重要的规章制度、年度财务报告、重大项目文件等。3.长期保管的电子档案保管期限为[X]年，主要包括公司一般性业务文件、合同等。4.短期保管的电子档案保管期限为[X]年，主要包括临时性文件、一次性使用的文件等。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对电子档案进行检查，检查内容包括电子档案的存储设备、存储环境、数据完整性等。2.每年应对电子档案进行一次全面检查，对发现的问题及时进行处理，并做好检查记录。五,电子档案的利用（一）利用权限1.公司员工因工作需要查阅电子档案的，应填写《电子档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要电子档案或涉及公司机密的电子档案，需经公司分管领导批准。3.外单位人员查阅公司电子档案的，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）利用方式1.档案管理部门应提供电子档案的在线查阅服务，员工可通过电子档案系统进行查阅。2.对于需要复制或下载的电子档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和数量进行复制或下载。3.利用电子档案时，不得对电子档案进行修改、删除、标注等操作，如需引用电子档案内容，应注明出处。（三）利用记录1.档案管理部门应对电子档案的利用情况进行记录，记录内容包括利用时间、利用人、利用目的、查阅的电子档案名称等。2.利用记录应保存[X]年，以备查询和统计。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家相关法律法规和公司档案保管期限的规定，对电子档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。（二）鉴定组织1.成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对电子档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对电子档案的内容、价值、保管期限等进行综合分析，确定其是否仍有保存价值。2.对于已超过保管期限且无保存价值的电子档案，应填写《电子档案销毁申请表》，经鉴定小组审核、公司分管领导批准后进行销毁。（四）销毁流程1.档案管理部门按照批准的销毁清单，对电子档案进行销毁。2.销毁电子档案时，应采用物理或化学方法进行彻底销毁，确保数据无法恢复。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁人、销毁方式等，并由监销人签字确认。七、电子档案的安全与保密（一）安全措施1.建立健全电子档案安全管理制度，加强对电子档案系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.对电子档案系统的用户进行权限管理，设置不同的用户名和密码，并定期更换密码。3.安装防火墙、入侵检测系统等安全设备，对网络访问进行监控和过滤。4.定期对电子档案系统进行安全审计，及时发现和处理安全隐患。（二）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的电子档案进行保密管理。2.根据电子档案的密级，采取相应的