行政许可档案室管理制度

PAGE行政许可档案室管理制度一、总则（一）目的为加强行政许可档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和监督检查，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织行政许可档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等工作。（三）管理原则1.集中统一管理原则：行政许可档案由专门的档案室集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映行政许可工作的全过程，保证档案的完整性。3.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护公司/组织的合法权益。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善行政许可档案管理制度。2.负责行政许可档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等日常管理工作。3.对行政许可档案进行统计、分析和鉴定，定期向公司/组织领导汇报档案管理情况。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识。（二）档案形成部门职责1.负责本部门行政许可档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案的真实、完整和准确。2.按照档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交档案室。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的查阅、利用登记工作，及时为利用者提供档案资料。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围行政许可档案的收集范围包括：行政许可申请书、申请人提交的相关材料、受理通知书、审查意见、决定文件、送达回执等与行政许可事项相关的各类文件材料。（二）收集要求1.档案形成部门应及时将办理行政许可过程中产生的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.按照行政许可事项的类别和时间顺序进行整理，便于查找和利用。3.区分不同保管期限，分别进行整理。（四）整理方法1.分类：将行政许可档案按照业务类别进行分类，如许可事项A、许可事项B等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间档案形成部门应在行政许可事项办结后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案室归档。（二）归档程序1.档案形成部门填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、类别等信息。2.档案室对移交的档案进行核对，确认无误后办理签收手续。3.档案室按照整理要求对档案进行进一步整理和上架保管。（三）保管期限行政许可档案的保管期限分为永久、定期[X]年和定期[X]年。具体保管期限根据档案的重要程度和价值确定。（四）保管要求1.档案室应设置专门的档案库房，保持库房清洁、通风、干燥，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。4.加强档案的安全保护措施，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围公司/组织内部人员因工作需要，可查阅行政许可档案。外部单位或个人查阅档案，应按照相关法律法规和规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅的档案名称、查阅目的、查阅范围等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室审核。3.档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人在档案室指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。5.查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，由档案室工作人员进行核对和签收。（三）利用方式1.提供档案原件查阅。2.根据查阅人的需求，提供档案复印件，但应注明出处，并加盖档案室印章。3.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应按照相关规定进行保密处理，限制查阅范围。（四）查阅登记档案室应建立档案查阅登记制度，对查阅时间、查阅人、查阅档案名称、查阅目的等信息进行详细记录。查阅登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案的内容，判断其是否仍具有保存价值。2.考虑档案的历史背景、现实作用和未来需求。3.参考国家有关档案保管期限的规定和标准。（四）销毁程序1.鉴定小组对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司/组织领导审批后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。统计报表应准确、及时，数据真实可靠。（二）移交工作1.当公司/组织发生机构变动、撤销、合并等情况时，档案室应按照相关规定，及时