单位文件档案管理制度

PAGE单位文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强单位文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：文件档案应如实反映单位各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：涵盖单位工作的各个方面，包括但不限于行政、业务、财务等，确保文件档案的全面性。4.保密性原则：对涉及单位机密、商业秘密等重要文件档案进行严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化文件档案管理流程，提高检索效率，方便单位内部人员查阅和使用。二、文件档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善单位文件档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、整理、保管、统计和鉴定单位各类文件档案。3.建立文件档案检索系统，提供档案查阅服务。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。5.定期对档案进行清理和销毁，确保档案的时效性和安全性。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定时间移交档案管理部门。2.明确专人负责文件材料的管理，确保文件材料的及时形成和妥善保管。3.严格执行文件档案管理制度，配合档案管理部门做好相关工作。三、文件的形成与收集（一）文件形成要求1.文件内容应符合法律法规和行业标准，表述准确、清晰。2.各类文件应具备明确的主题、文号、日期、发文部门等要素。3.文件格式应规范统一，采用标准的纸张、字体和排版要求。（二）文件收集范围1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类公文，包括请示、报告、批复、决定、通知、通报等。3.会议文件，如会议通知、议程、纪要、决议等。4.业务活动中产生的文件，如合同、协议、报表、记录等。5.财务文件，如预算、决算、审计报告等。6.人事文件，如招聘、考核、任免、奖惩等相关材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（三）文件收集时间1.一般文件应在形成后一周内收集齐全，并移交本部门档案管理人员。2.重要文件、紧急文件应及时收集，确保不延误工作。3.会议文件应在会议结束后三个工作日内收集整理完毕。四、文件的整理与归档（一）整理要求1.按照文件的来源、时间、内容等进行分类整理，确保同一类文件集中存放。2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等，保持文件的整洁。4.破损或褪色的文件应进行修复或复制，确保文件的可读性。（二）归档流程1.各部门档案管理人员对收集的文件进行初步整理，编制文件目录。2.将整理好的文件移交单位档案管理部门，档案管理部门进行再次审核和整理。3.按照档案分类方案，将文件归入相应的档案类别，并编制档案索引。4.将归档后的文件装入档案盒或档案柜，填写档案盒标签和档案柜标识。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合标准的档案盒、档案柜等装具，确保档案的安全存放。2.档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括单位重要的文件、法规性文件、年度总结、财务决算等。3.长期保管的档案期限为10年至50年，主要包括一般性文件、业务档案等。4.短期保管的档案期限为1年至10年，主要包括临时性文件、事务性文件等。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。3.对检查情况应进行记录，并存档备查。六、档案的利用（一）查阅权限1.单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》并经所在部门负责人批准。2.涉及单位机密、商业秘密等重要档案的查阅，需经单位主管领导批准。3.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，并经单位主管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员凭批准后的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，需经档案管理部门同意。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员对档案进行核对和清点。（三）借阅管理1.单位内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》并经所在部门负责人批准，借阅期限一般不超过两周。2.外单位人员借阅档案，需经单位主管领导批准，并签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，如需延期，需办理续借手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组填写《档案销毁申请表》，报单位主管领导批准。2.档案管理部门按照批准的销毁清单进行销毁，销毁过程应进行记录，并存档备查。3.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等。八、电子文件档案管理（一）电子文件形成与收集1.单位各部门应按照电子文件管理要求，及时形成和收集电子文件。2.电子文件应采用标准格式，确保文件内容完整、可读。3.对电子文件应进行备份，备份存储介质应妥善保管。（二）电子文件整理与归档1.电子文件应按照分类方案进行整理，建立电子文件目录。2.归档后的电子文件应存储在专门的电子档案管理系统中，确保文件的安全和可检索。3.电子文件应与纸质文件同步归档，保持两者的一致性。（三）电子文件保管与利用1.电子档案管理系统应具备安全