某单位人事档案收集制度

PAGE某单位人事档案收集制度一、总则（一）目的为了加强本单位人事档案管理，确保人事档案的真实、完整、准确、规范，充分发挥人事档案在人才选拔、任用、培养、考核等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位全体在职员工及离职员工人事档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：全面收集员工在各个方面形成的具有保存价值的材料，保证人事档案材料的齐全完整。3.准确性原则：对收集的人事档案材料进行认真审核，确保材料内容准确无误，数据真实可靠。4.规范性原则：严格按照国家有关人事档案管理的法律法规、政策规定和本制度要求，规范人事档案的收集、整理、保管、利用等工作流程。二、档案收集范围（一）履历材料1.员工个人履历表、简历表。2.学历学位证书、培训结业证书、专业技术资格证书、职业资格证书等复印件。3.员工参加工作以来的工作经历证明材料，包括劳动合同、工作调动介绍信、工资变动审批表等。（二）自传材料员工撰写的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、绩效考核表。2.任职期满考核材料。3.晋升、竞聘、调动等考察材料。4.民主评议、民意调查等材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书原件及复印件。2.培训结业证书原件及复印件。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件。4.专业技术人员继续教育证书。（五）政审材料1.政治历史情况审查表。2.入党、入团志愿书及申请书。3.党、团转正申请书及审批表。4.无犯罪记录证明。（六）党团材料1.党员、团员组织关系介绍信。2.党、团组织生活记录。3.优秀党员、团员表彰奖励材料。（七）奖励材料1.各级政府、部门颁发的奖励证书、表彰决定。2.本单位内部表彰奖励材料。（八）处分材料1.党纪政纪处分决定、通报批评材料。2.法院判决书、裁定书。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资发放明细。2.任免文件、职务变动通知。3.出国（境）审批表、护照复印件。（十）其他可供组织参考的材料1.员工个人总结、述职报告。2.科研成果、论文著作发表情况。3.参加社会活动的证明材料。三、档案收集流程（一）材料形成部门收集1.各部门负责收集本部门员工形成的各类人事档案材料，并按照档案管理部门的要求进行初步整理。2.形成材料的部门应指定专人负责材料的收集工作，确保材料及时、准确、完整地收集上来。3.收集的材料应保持原件完整，不得擅自涂改、伪造、销毁。（二）定期移交1.各部门应于每月[X]日前，将上月收集整理好的人事档案材料移交至单位档案管理部门。2.移交时，应填写《人事档案材料移交清单》，详细注明材料名称、份数、形成时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。（三）档案管理部门审核接收1.档案管理部门收到各部门移交的人事档案材料后，应按照档案收集范围和要求进行认真审核。2.对审核中发现的问题，应及时与材料形成部门沟通核实，要求补充或更正材料。3.审核无误后，档案管理部门将材料进行分类整理，归入员工个人人事档案。四、档案收集要求（一）材料真实有效1.人事档案材料必须是由组织、人事部门或相关部门按照规定程序形成的，具有真实性和权威性。2.材料内容应客观、准确地反映员工的实际情况，不得夸大、缩小或隐瞒事实。3.提供的证明材料必须加盖出具单位公章，并注明日期。（二）材料完整齐全1.按照档案收集范围，全面收集员工各个方面的人事档案材料，确保档案内容完整。2.对每份材料进行认真核对，防止遗漏重要信息或材料。3.对于同一事项的材料，应收集齐全，包括过程性材料和结果性材料。（三）材料格式规范1.人事档案材料应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰，图像完整。2.材料内容应按照规定的格式填写，如履历表、考核登记表等，不得随意更改格式。3.材料上的签字、盖章应清晰、齐全，符合规定要求。（四）及时收集归档1.各部门应及时收集本部门员工形成的人事档案材料，不得拖延积压。2.档案管理部门应定期对收集的材料进行整理归档，确保档案材料的时效性。3.对于重要紧急的人事档案材料，应及时优先处理，确保档案信息的及时性和准确性。五、档案整理（一）分类标准1.按照人事档案十大类的分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.同一类别的材料应按照时间顺序排列，不同类别的材料应分开存放。（二）编号装订1.为每份人事档案建立唯一的编号，并将编号标注在档案封面和每份材料首页右上角。2.对每份材料进行编号登记，填写《人事档案材料编号登记表》。3.将整理好的档案材料按照类别顺序依次装订，每类材料首页应附上《人事档案材料目录》。（三）目录编制1.《人事档案材料目录》应按照档案材料的类别、顺序详细填写材料名称、日期、份数等信息。2.目录内容应准确、清晰，便于查找和利用档案材料。3.目录应与档案材料内容一一对应，确保档案材料的完整性和准确性。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的人事档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、空调、除湿机、灭火器等。（二）保管方式1.人事档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应按照类别、编号顺序存放在档案柜中，便于查找和利用。3.电子档案应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储设备上，同时建立电子档案索引目录，便于检索查询。（三）档案清查1.定期对人事档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案材料的完整性、准确性、编号登记情况等，发现问题及时进行处理。3.清查结束后，应填写《人事档案清查登记表》，记录清查情况和处理结果。（四）档案安全管理1.严格遵守档案安全管理制度，确保档案保管场所的安全。2.限制无关人员进入档案保管库房，档案管理人员应严格履行岗位职责，做好档案的日常保管工作。3.定期对档案保管设备进行检查维护，确保设备正常运行，保障档案安全。七、档案利用（一）利用范围1.本单位内部因工作需要查阅、借阅人事档案的，按照规定程序办理手续后可以利用。2.外单位因工作需要查阅、借阅人事档案的，须经本单位主管领导批准，并严格按照规定程序办理手续。（二）利用程序1.查阅人事档案，需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门审核同意后，指定专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.借阅人事档案，需填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人、单位主管领导签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损，归还时应保证档案完好无损。（三）利用登记1.对每次人事档案的查阅、借阅情况进行详细登记，填写《人事档案利用登记表》，记录利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。2.登记信息应准确无误，便于查询和统计档案利用情况。八、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对人事档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。3.严禁在互联网等公共网络平台上存储、传输人事档案信息。（二）安全措施1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保档案安全。2.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处理能力。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在发生突发事件时能够及时有效地保护档案安全。九、责任追究（一）违规行为界定1.违反本制度规定，擅自涂改、伪造、销毁人事档案材料的。2.未按照规定程序收集、整理、保管、利用人事档案，造成档案材料丢失、损坏的。3.泄露人事档案内容，给单位或员工造成不良影响的。4.其他违反人事档案管理规定的行为。（二）责任追究方式1.对违规行为较轻的，给予批评教育、责令改正等处理。2.对违规行为情节较重的，给予警告、记过、记大过等处分。3.对违规行为情节严重的，给予降级、撤职、开除等处分，并依法追究相关法律责