厅机关处室档案管理制度

PAGE厅机关处室档案管理制度一、总则（一）目的为加强厅机关处室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为厅机关各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厅机关各处室在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。厅机关档案工作实行集中统一管理，各处室应指定专人负责档案管理工作，并接受厅办公室档案管理部门的监督和指导。2.真实准确原则。档案应如实反映厅机关各处室工作活动的真实情况，确保档案内容准确可靠。3.完整系统原则。应保证档案的完整性和系统性，全面收集各处室在不同阶段形成的各类文件材料，按照一定的规律进行整理和归档。4.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格遵守国家有关保密规定。二、档案管理职责（一）厅办公室档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定厅机关档案管理制度和工作规范。2.负责厅机关档案的集中统一管理，接收、整理、保管各处室移交的档案，并提供档案查阅、借阅等服务。3.指导各处室档案管理工作，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）各处室档案管理人员职责1.负责本处室档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的完整、准确、系统。2.按照档案管理规定，及时将整理好的档案移交厅办公室档案管理部门。3.负责本处室档案的日常保管和维护，保证档案的安全。4.积极配合厅办公室档案管理部门开展档案查阅、借阅等工作，提供必要的协助。5.参与档案管理培训和宣传教育活动，提高自身档案管理业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围各处室应收集在履行职责过程中形成的以下各类文件材料：1.上级机关文件，包括上级来文、领导批示、交办事项等。2.本处室制定的各类政策文件、工作规划、计划、总结、报告等。3.会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.业务文件，如业务报表、统计数据、调查研究报告、合同协议、项目文件等。5.人事文件，包括干部任免、考核、奖惩、培训等文件。6.财务文件，如财务预算、决算、审计报告等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各处室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.对收集到的文件材料应进行认真核对，确保文件内容真实、准确，签字盖章齐全。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止文件丢失。（三）整理原则1.文件材料应按照形成时间、来源、内容等进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.遵循文件材料的自然形成规律，保持文件的原始面貌，不得随意涂改、剪裁、拼凑文件。3.整理后的文件材料应便于保管和查阅利用。（四）整理方法1.分类：按照文件材料的性质、内容等进行分类，如可分为综合类、业务类、人事类、财务类等。2.编号：对每一类文件材料进行编号，以便于管理和查找。3.装订：对纸张规格不一致、破损严重的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订。4.编目：编制文件材料目录，包括文件题名、日期、文号、责任者等信息，以便于查阅。四、档案的归档与移交（一）归档期限各处室应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理归档完毕。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整，符合整理要求。2.归档文件应编制详细的目录，目录应清晰、准确，便于查找。3.归档文件应装盒存放，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）移交程序1.各处室档案管理人员按照归档要求，将整理好的档案编制档案移交清单，一式两份。2.各处室档案管理人员与厅办公室档案管理部门档案接收人员共同核对档案移交清单，清点档案数量，检查档案质量。3.双方在档案移交清单上签字确认，各执一份。档案移交清单应作为档案交接的凭证，妥善保存。五、档案的保管（一）保管场所厅办公室档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.在档案库房内配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映厅机关主要职能活动和基本历史面貌的，对厅机关工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映厅机关一般工作活动，在较长时间内对厅机关工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[具体年限]年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对厅机关工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[具体年限]年。（四）档案清点与检查1.每年定期对档案进行清点，核对档案数量、保管期限等信息，确保档案的完整和准确。2.定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对受潮档案进行干燥处理等。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围厅机关工作人员因工作需要，可查阅本处室及相关处室的档案。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.申请表经所在处室负责人签字同意后，提交厅办公室档案管理部门。3.厅办公室档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的档案，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。（三）借阅范围因特殊情况需要借阅档案的，应经厅办公室档案管理部门负责人批准。（四）借阅程序1.借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、日期、借阅期限等信息。2.申请表经所在处室负责人签字同意后，提交厅办公室档案管理部门。3.厅办公室档案管理部门负责人对借阅申请进行审核，批准后办理借阅手续。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织厅办公室档案管理部门应成立档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。审计小组由档案管理部门负责人、业务骨干和相关处室人员组成。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和厅机关档案管理制度，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地审查档案内容，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案名称、日期、文号、责任者等信息。3.档案销毁清单经档案鉴定小组组长签字同意后，报厅办公室负责人审批。4.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，并由专人负责监销。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。（四）销毁记录档案销毁工作完成后，应将档案销毁清单及相关审批文件等资料整理归档，永久保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现厅机关档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理措施1.建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等业务流程进行信息化管理。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。3.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权