山西疫情档案管理制度表

PAGE山西疫情档案管理制度表一、总则（一）目的为加强山西疫情期间各类档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效发挥作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西境内在疫情防控期间涉及的各级政府部门、企事业单位、社会组织等所形成的与疫情相关的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映疫情期间各项工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与疫情相关的各类文件、资料、记录等，确保档案的完整性。3.保密性原则：对涉及疫情防控工作中的敏感信息、个人隐私等严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、存储等工作应遵循统一的规范和标准。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善山西疫情档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门对疫情档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理各类疫情档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和共享。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定提供档案利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责1.负责本部门在疫情期间形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等相关工作，提供必要的协助。三、档案收集（一）收集范围1.疫情防控工作方案、应急预案、工作部署等文件。2.疫情监测、排查、防控等工作记录，包括人员信息、疫情数据统计报表等。3.物资采购、调配、使用记录，如防护用品、医疗设备等的采购清单、出入库记录等。4.疫情防控宣传资料，如海报、宣传单页、新闻报道等。5.疫情期间召开的各类会议记录、纪要。6.与疫情防控相关单位、个人的往来文件、函件等。7.疫情防控工作中的照片、视频、音频等资料。8.其他与疫情防控工作相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并做好备份存储。4.照片、视频、音频等资料应注明拍摄时间、地点、内容等相关信息。（三）收集时间1.对于日常形成的文件资料，应在工作完成后及时收集归档。2.对于疫情期间的重要事件、紧急文件，应在事件结束或文件产生后[X]个工作日内收集归档。四、档案整理（一）分类标准1.综合类：包括疫情防控工作方案、应急预案、工作部署等综合性文件。2.疫情监测类：涵盖人员信息、疫情数据统计报表、疫情监测记录等。3.物资管理类：包含物资采购、调配、使用记录等。4.宣传类：涉及疫情防控宣传资料。5.会议类：疫情期间召开的各类会议记录、纪要。6.往来文件类：与疫情防控相关单位、个人的往来文件、函件。7.影像资料类：照片、视频、音频等资料。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的文件资料进行分类。2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。4.对破损的文件进行修复，字迹模糊的进行复制或抄录。5.电子文件应按照分类要求进行文件夹命名，并建立相应的索引目录。（三）装订要求1.对于纸质文件，应采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页。2.装订厚度一般不超过[X]厘米，对于较厚的文件可采用三孔一线或胶装等方式。五、档案归档（一）归档流程1.各部门整理好的档案应填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后在移交清单上签字。3.档案管理部门按照分类标准将档案进行上架存储，并更新档案数据库。(二)归档时间各部门应在每季度末将本季度形成的疫情档案移交档案管理部门归档。六、档案存储（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案应存放在档案架上，按照分类顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（二）存储环境要求1.档案库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。2.库房应保持清洁、通风良好，避免阳光直射档案。3.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理。七、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表内容，确定查阅档案的范围，并安排专人协助查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。5.查阅过程中，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。（三）查阅与借阅限制1.涉及疫情防控工作中的敏感信息、个人隐私等档案，未经批准不得查阅和借阅。2.重要档案的查阅和借阅应经相关领导批准。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.依据国家有关法律法规和档案保管期限的规定，对疫情档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如过期的疫情统计报表、临时性的工作文件等，可进行鉴定销毁。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期组织对档案进行鉴定，成立鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务人员及部门负责人等。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清单，清单应包括档案编号、名称、日期等详细信息。（三）销毁程序1.销毁清单经档案管理部门负责人和相关领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。4.销毁记录应与销毁清单一同保存。九、档案信息化管理（一）数字化建设1.对疫情档案进行全面数字化扫描，确保档案信息的长期保存和便捷利用。2.建立档案数字化加工标准，保证数字化档案的质量。3.数字化档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于检索查询。（二）数据库管理1.建立疫情档案数据库，将数字化档案信息录入数据库。2.数据库应具备数据录入、查询、统计、备份等功能，确保数据的安全和稳定。3.定期对数据库进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）信息安全1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。2.对档案信息化系统的用户进行权限管理，严格控制用户的操作权限。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。十、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理监督机制，由档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查。2.各部门应定期向档案管理部门报告档案管理工作情况，接受监督。（二）检查内容1.档案的收集、整理、归档工作是否及时、完整、规范。2.档案的存储环境是否符合要求，档案是否安全。3.档案的查阅、借阅手续是否齐全，是否存在违规查阅、借阅行为。4.档案信息化管理工作是否正常开展，数据是否安全、准确。（三）