卫生cdc档案管理制度

PAGE卫生cdc档案管理制度一、总则（一）目的为加强本卫生CDC（疾病预防控制中心）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在疾病预防控制工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生CDC各科室在工作中形成的各类档案，包括但不限于疾病监测、疫情防控、卫生检验、健康教育、科研项目等方面的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，各科室应指定专人负责本科室档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：确保档案内容真实反映疾病预防控制工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集和保存与疾病预防控制工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本卫生CDC档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管和统计本卫生CDC各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、上架，建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定和销毁，对保管期限已满且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。7.参与档案的利用工作，为疾病预防控制工作提供档案信息支持。（二）各科室职责1.负责本科室档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理规定，定期将本科室整理好的档案移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和信息。4.对本科室档案的安全和保密负责，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计等。3.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案利用登记和归还工作。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.疾病监测数据、报告、分析资料等。2.疫情防控工作方案、应急预案、疫情报告、处置记录等。3.卫生检验报告、原始记录、质量控制资料等。4.健康教育计划、宣传资料、活动记录等。5.科研项目立项申请书、研究报告、成果鉴定材料等。6.行政管理文件、会议记录、工作计划、总结等。7.人事档案、财务档案、设备档案等相关资料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或丢失。3.对于电子文件，应按照规定格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事档案类、财务档案类、设备档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.排列：按照分类编号顺序对档案进行排列，同一类档案按照时间顺序或重要程度排列。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，并有明显标识。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本卫生CDC制定的重要规章制度、长远规划、年度计划和总结、重大疫情报告及处理材料、科研成果及奖励材料等。3.长期保管的档案主要包括：疾病监测资料、卫生检验报告、健康教育资料、一般疫情报告及处理材料、科研项目研究报告等保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：一般性文件、临时性工作记录等保管期限为1年至10年。（四）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、安全保密等情况。2.检查中发现问题应及时记录，并采取相应措施进行处理，如修复、补充、更换保管设备等。五、档案的利用（一）查阅利用范围1.本卫生CDC工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（二）查阅利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在科室负责人签字同意后，提交综合档案室。2.综合档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人提供档案查阅服务，并做好查阅登记。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，严禁在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行核对和检查，确保档案完整无损。（三）借阅利用程序1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在科室负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如有损坏、丢失等情况应及时报告并追究责任。（四）档案利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人、查阅（借阅）内容、归还日期等。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查阅和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定，结合档案的实际价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。3.《档案销毁清册》经单位领导审批后，由档案管理人员会同有关人员进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为疾病预防控制工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对电子文件进行规范整理和存储，确保电子文件的格式统一、元数据完整。（三）档案信息化系统功能1.具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能，能够满足档案管理的日常工作需求。2.提供权限管理功能，对不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息安全。3.