对财务档案如何管理制度

PAGE对财务档案如何管理制度财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实性、完整性、安全性和保密性，充分发挥财务档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的财务档案管理工作。(三)定义本制度所称财务档案，是指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等书面材料，以及电子数据和其他相关资料。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务档案管理工作在公司领导下，由财务部门负责组织实施，并接受档案管理部门的监督和指导。各分支机构应指定专人负责本单位财务档案的管理工作，确保财务档案管理工作的顺利开展。2.依法管理原则。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保财务档案管理工作合法合规。3.完整准确原则。财务档案应全面、准确地反映公司财务活动的真实情况，保证档案内容的完整性和准确性。4.安全保密原则。加强财务档案的安全保护措施，防止档案丢失、损坏和泄密，确保财务档案的安全与保密。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、工资表、成本计算单、出入库单等各类原始单据。原始凭证应按经济业务发生的时间顺序进行整理，同类原始凭证应装订在一起，并在封面上注明凭证种类、起止号码、年度、月份、凭证张数等信息。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的记账凭证，应按照编号顺序排列，连同所附原始凭证一并装订成册。记账凭证封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签名或盖章等内容。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记的账簿，反映公司全部经济业务的总括情况。总账应每年更换一次，新年度开始时，应将上年末各账户余额结转至新账，并在摘要栏注明“上年结转”字样。2.明细账：根据总账科目所属明细科目设置的账簿，详细记录各项经济业务的发生情况。明细账应根据记账凭证逐笔登记，每月结账后，应将余额与总账核对相符。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员根据审核无误的收付款凭证，按照业务发生的先后顺序逐日逐笔登记。日记账应做到日清月结，账款相符。4.辅助账簿：如固定资产明细账、低值易耗品明细账、往来账款明细账等，应根据实际需要设置，并按照规定的方法进行登记和管理。（三）财务报告1.月度财务报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等，反映公司月度财务状况和经营成果。月度财务报告应在月度终了后规定时间内编制完成，并报送公司领导、相关部门及税务机关等。2.季度财务报告：在月度财务报告的基础上，增加季度财务分析报告，全面分析公司季度财务状况和经营成果，提出存在的问题及改进建议。季度财务报告应在季度终了后规定时间内编制完成，并报送相关部门。3.年度财务报告：包括年度资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等，是公司年度财务状况和经营成果的全面反映。年度财务报告应在年度终了后按照国家有关规定进行审计，并在规定时间内报送公司股东、董事会及相关部门。（四）其他财务资料1.财务预算与计划：包括年度财务预算、季度财务预算、专项财务计划等，是公司财务工作的重要依据。财务预算与计划应按照规定的程序编制、审核和执行，并定期进行分析和调整。2.财务审计报告：包括内部审计报告、外部审计报告等，是对公司财务状况和经营成果进行审计的书面文件。财务审计报告应妥善保管，作为公司财务管理的重要参考资料。3.税务资料：包括纳税申报表、税务发票存根联、税务审计报告等，是公司税务管理的重要文件。税务资料应按照税务机关的要求进行整理和保管，确保公司税务合规。4.财务合同：包括借款合同、担保合同、租赁合同、购销合同等，是公司财务活动的重要契约。财务合同应按照合同管理的规定进行签订、履行和归档，确保合同的有效性和安全性。5.财务分析资料：包括定期财务分析报告、专项财务分析报告等，是对公司财务状况和经营成果进行分析评价的书面材料。财务分析资料应定期编制，为公司决策提供依据。（五）归档要求1.财务档案应按照分类标准进行整理，确保档案资料的系统性和完整性。2.归档的财务档案应字迹清晰、内容完整、签章齐全，不得有涂改、挖补等现象。3.电子数据应定期备份，并与纸质档案同时归档。电子数据应采用安全可靠的存储介质进行保存，确保数据的安全性和可读取性。4.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门按照归档要求进行整理、装订和编号，并及时移交档案管理部门保管。移交时，应办理交接手续，双方签字确认。三、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年；年度财务报告永久保管。4.其他财务资料：财务预算与计划、财务审计报告、税务资料、财务合同、财务分析资料等保管期限根据实际情况确定，但一般不得少于10年。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案保管库，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保财务档案的安全保管。2.财务档案保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.财务档案应分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.档案管理部门应建立健全财务档案保管制度，明确档案管理人员的职责，定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全与完整。2.财务档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自出借、销毁财务档案。如需查阅、复制财务档案，应按照规定的程序办理审批手续。3.对超过保管期限的财务档案，应按照国家有关规定进行鉴定和销毁。销毁时，应编制销毁清册，经公司领导批准后，由档案管理部门和财务部门共同派员监销，并在销毁清册上签字确认。四、财务档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案的，应填写《财务档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，可以查阅与本人工作相关的财务档案。2.公司外部单位因审计、税务检查、司法调查等需要查阅财务档案的，应出具相关单位的介绍信和工作证件，并填写《财务档案查阅申请表》，经公司财务部门负责人和公司领导批准后，可以查阅相关财务档案。（二）查阅程序1.查阅人应提前向档案管理部门预约查阅时间，并填写《财务档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容和查阅期限等。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人陪同查阅。3.查阅人应在指定的地点查阅财务档案，不得擅自将档案带出保管库。查阅过程中，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽换等。4.查阅人如需复制财务档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复制手续。复制的财务档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）借阅范围1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案的，应填写《财务档案借阅申请表》，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，可以借阅与本人工作相关的财务档案。2.公司外部单位因特殊原因需要借阅财务档案的，应出具相关单位的介绍信和工作证件，并填写《财务档案借阅申请表》，经公司财务部门负责人和公司领导批准后，可以借阅相关财务档案。（四）借阅程序1.借阅人应提前向档案管理部门预约借阅时间，并填写《财务档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅内容和借阅期限等。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。借阅人应在借阅登记表上签字确认，并领取借阅的财务档案。3.借阅人应按照规定的期限归还财务档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅期限届满，借阅人应及时将借阅的财务档案归还档案管理部门，档案管理人员应进行核对，确保档案的完整和安全。4.借阅人在借阅期间应妥善保管财务档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、销毁档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任。五、财务档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立财务档案信息化管理系统，实现财务档案的电子化存储、检索、查阅和借阅等功能，提高财务档案管理工作的效率和质量。2.利用信息化技术手段，对财务档案进行加密处理，确保档案信息的安全性和保密性。3.通过信息化管理系统，实现财务档案管理工作的规范化和标准化，提高档案管理工作的科学性和准确性。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：能够将纸质财务档案和电子数据进行扫描录入，形成电子档案，并按照分类标准进行整理和存储。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按档案编号、年度、月份、档案类型等进行检索，方便快捷地查找所需档案信息。3.档案查阅功能：授权用户可以在线查阅财务档案，实现远程查阅和共享，提高工作效率。4.档案借阅功能：支持在线借阅申请和审批流程，记录借阅情况，确保档案借阅的规范管理。5.档案统计功能：能够对财务档案的数量、种类、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。6.安全管理功能：对系统用户进行权限管理，设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全性和保密性。同时，对系统数据进行备份和恢复，防止数据丢失。（三）信息化管理要求1.在财务档案信息化管理系统建设过程中，应充分考虑系统的安全性、稳定性和兼容性，确保系统能够满足公司财务档案管理工作的实际需要。2.加强对财务档案信息化管理系统的维护和管理，定期对系统进行检查和升级优化，确保