贵州会计档案数字化制度

PAGE贵州会计档案数字化制度一、总则（一）目的为了加强贵州地区会计档案管理，提高会计档案管理的效率和质量，实现会计档案的数字化存储、利用和管理，确保会计档案的安全与完整，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合贵州地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贵州地区各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的会计档案数字化管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：会计档案数字化工作应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保数字化过程合法合规。2.真实性原则：数字化后的会计档案应与原纸质档案内容一致，真实反映经济业务活动。3.完整性原则：全面涵盖会计档案的各个类别和年度，保证数字化档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保会计档案数字化信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。5.便利性原则：以方便会计档案的查阅、利用和管理为出发点，提高工作效率。二、会计档案数字化管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定会计档案数字化工作计划和实施方案。2.组织开展会计档案的整理、扫描、图像处理、存储等数字化工作。3.建立健全会计档案数字化管理制度和流程，确保工作规范有序。4.对数字化会计档案进行质量检查和验收，保证档案质量符合要求。5.负责数字化会计档案的存储、保管和维护，确保档案安全。（二）财务部门职责1.配合档案管理部门做好会计档案的整理和移交工作，提供准确的会计档案资料。2.对数字化会计档案的内容进行审核，确保档案信息与财务业务相符。3.根据工作需要，提出会计档案数字化利用的需求和建议。（三）信息技术部门职责1.提供会计档案数字化所需的技术支持和设备保障，确保数字化工作顺利进行。2.负责数字化系统的建设、维护和管理，保障系统安全稳定运行。3.对数字化过程中的数据安全进行监控和防护，防止数据丢失和泄露。（四）其他部门职责各部门应按照本制度要求，配合做好本部门会计档案的数字化工作，提供必要的协助和支持。三、会计档案数字化工作流程（一）档案整理1.按照会计档案的形成时间、类别、保管期限等进行分类整理，确保档案排列有序。2.对破损、褪色等不符合要求的档案进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。3.编制会计档案目录，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便后续查阅和管理。（二）扫描1.根据档案整理情况，确定扫描范围和顺序，确保扫描工作全面、准确。2.选择合适的扫描设备和扫描分辨率，一般应不低于200dpi，以保证扫描图像清晰可读。3.对扫描图像进行命名，命名规则应简洁明了，体现档案的类别、年度、编号等关键信息，便于识别和管理。（三）图像处理1.对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。2.检查图像的清晰度、完整性和准确性，对不符合要求的图像及时进行重新扫描或处理。3.将处理后的图像转换为统一的格式，如PDF格式，便于存储和管理。（四）存储1.建立会计档案数字化存储系统，将处理后的数字化档案进行分类存储。2.存储系统应具备数据备份、恢复、加密等功能，确保数据安全可靠。3.定期对存储的数据进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（五）验收1.档案管理部门组织相关人员对数字化会计档案进行验收，验收内容包括档案整理质量、扫描图像质量、存储数据完整性等。2.验收合格后，填写验收报告，对验收情况进行详细记录，并由验收人员签字确认。3.对验收不合格的数字化档案，应及时返工处理，直至验收合格。四、会计档案数字化质量要求（一）图像质量1.扫描图像应清晰、完整，无模糊、缺页、黑边等现象。2.图像分辨率应符合要求，能够准确反映档案内容，便于查阅和识别。3.图像色彩应与原件一致，无明显失真。（二）数据准确性1.数字化后的会计档案数据应与原纸质档案内容一致，确保数据准确无误。2.对数字化过程中发现的错误信息，应及时进行核对和修正。（三）存储规范性1.数字化档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于管理和查找。2.存储系统应定期进行维护和备份，确保数据的安全性和完整性。五、会计档案数字化安全管理（一）网络安全1.建立安全的网络环境，采用防火墙、入侵检测系统等技术手段，防止外部网络攻击。2.对内部网络进行访问控制，限制非授权人员访问数字化会计档案系统。3.定期进行网络安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。（二）数据安全1.对数字化会计档案数据进行加密存储，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。2.制定数据备份策略，定期对数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.建立数据恢复机制，确保在数据出现问题时能够及时恢复，保证业务正常开展。（三）人员安全1.对参与会计档案数字化工作的人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。2.签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任，防止信息泄露。3.对涉及会计档案数字化的设备和场所进行安全管理，限制无关人员进入。六、会计档案数字化利用与共享（一）利用方式1.提供在线查阅功能，授权人员可通过网络平台查阅数字化会计档案。2.根据工作需要，提供档案打印、下载等服务，但应确保档案的使用符合规定。3.建立档案检索系统，方便快速查找所需的会计档案信息。（二）共享机制1.在保证安全和保密的前提下，实现会计档案数字化信息在本单位内部不同部门之间的共享。2.对于需要与外部单位共享的会计档案，应按照相关规定办理审批手续，并采取必要的安全措施。（三）利用记录1.建立会计档案数字化利用记录制度，详细记录利用时间、利用人员、利用内容等信息。2.定期对利用记录进行整理和分析，为档案管理和业务决策提供参考依据。七、会计档案数字化保管期限与销毁（一）保管期限1.会计档案数字化保管期限应按照国家规定执行，与原纸质档案保管期限一致。2.对于重要的会计档案，应适当延长保管期限，确保档案信息的长期可查。（二）销毁程序1.会计档案达到保管期限需要销毁时，由档案管理部门提出销毁申请，填写销毁清单。2.财务部门、信息技术部门等相关部门对销毁清单进行审核，确认档案已无保存价值。3.经单位负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作，销毁过程应进行记录。4.销毁完成后，在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。八、监督与检查（一）内部监督1.单位内部应建立健全会计档案数字化监督检查机制，定期对数字化工作进行检查。2.检查内容包括工作流程执行情况、质量控制情况、安全管理情况等，发现问题及时整改