交易中心档案管理三合一制度

PAGE交易中心档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强交易中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，依据国家相关法律法规以及行业标准，结合本交易中心实际情况，特制定本“三合一”制度。（二）适用范围本制度适用于交易中心各部门在业务活动中形成的各类档案的管理，包括但不限于交易文件、合同协议、业务记录、技术资料、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：交易中心的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容应真实反映交易中心的业务活动，保证档案的完整性，不得擅自篡改或销毁档案。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足业务需求。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护交易中心的合法权益。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善交易中心档案管理制度。2.负责交易中心各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.组织开展档案业务培训和指导工作，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。5.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.明确本部门兼职档案管理人员，负责本部门档案管理工作的日常监督和指导，确保档案管理工作的顺利开展。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案整理规范、排列有序、标识清晰。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，及时跟踪档案的利用情况，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取相应措施。5.积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集与整理（一）收集范围1.交易文件：包括交易项目的立项批复、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。2.合同协议：各类交易合同、合作协议、租赁合同、服务协议等。3.业务记录：交易过程中的会议记录、工作汇报、业务报表、统计数据等。4.技术资料：技术方案、设计图纸、技术规范、检测报告等。5.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.其他与交易中心业务活动相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门业务活动中形成的各类文件资料，并确保文件资料的齐全、完整。2.对于重要文件资料，应实行“双套制”收集，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件资料之间的有机联系。2.按照文件资料的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于查找和利用。3.同一类文件资料应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保排列有序。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将档案分为交易文件类、合同协议类、业务记录类、技术资料类、财务档案类等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。编号可采用“年度+类别代码+流水号”的格式，例如：2023JY001，表示2023年交易文件类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录准确反映档案的基本信息。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。对于纸张规格不一致的文件资料，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。四、档案归档与保管（一）归档期限1.各部门应在业务活动结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门归档。2.对于重大交易项目或重要文件资料，应在项目完成或文件形成后及时归档，确保档案的时效性。（二）归档程序1.档案管理部门接收各部门移交的档案时，应进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。2.对符合要求的档案，档案管理部门应办理接收手续，填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门按照档案分类方案，将接收的档案进行上架存放，并在档案管理信息系统中录入档案信息，完成归档工作。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、定期[X]年和定期[X]年三种。2.永久保管的档案主要包括交易中心的重要文件、法规性文件、年度综合报表、财务决算等。3.定期保管的档案在保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可按照规定程序进行销毁。（四）保管要求1.档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件，配备必要的消防器材、防盗设备和温湿度调节设备。2.档案应分类存放，排列有序，标识清晰，便于查找和利用。对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新。3.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、检查档案保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员应做好档案的借阅登记和归还工作，确保档案的安全。五、档案查阅与利用（一）查阅范围1.本交易中心内部工作人员因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅交易中心档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.本交易中心内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅期限，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向交易中心提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容和查阅人员等信息，经交易中心主管领导批准后，方可查阅。查阅申请函应加盖单位公章。3.档案管理部门根据批准的查阅申请，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅期限等信息。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。2.如需复印、拍照或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印、拍照或摘录的档案内容应与原件一致，不得擅自篡改。3.外单位查阅档案如需带走相关资料，应按照规定办理借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行认真核对，确保档案完整无损。（四）保密规定1.查阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容涉及的商业秘密、技术秘密和个人隐私等信息。2.档案管理部门应加强对档案查阅利用过程的监督，发现查阅人员有违反保密规定的行为，应及时制止并采取相应措施。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表和相关专家组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，内容是否真实可靠。2.档案与现行工作的相关性，判断档案对当前业务活动是否仍具有参考价值。3.档案的保存价值，根据档案的重要程度、历史意义和利用情况等，确定档案的保存价值。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经交易中心主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧或粉碎等方式销毁；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、彻底。销毁工作完成后