规范化财务档案管理制度

PAGE规范化财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的财务档案管理工作。（三）定义本制度所称财务档案，是指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料以及其他与财务相关的文件、记录、合同等资料。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务档案管理工作在公司管理层的统一领导下，由财务部门负责组织实施，并接受档案管理部门的监督指导。2.真实完整原则。财务档案应如实反映公司财务活动情况，确保档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则。采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。财务档案的整理、保管和利用应便于查询和调阅，以满足公司内部管理和外部审计、税务等工作的需要。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、工资表、出入库单等各类经济业务发生时取得或填制的凭证。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。会计凭证应按照编号顺序整理，每本凭证应加具封面、封底，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记经济业务，提供总括核算资料的账簿。2.明细账：按照明细科目分类登记经济业务，提供详细核算资料的账簿。3.日记账：按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账等。4.辅助账簿：包括固定资产卡片、低值易耗品台账、往来账款明细账等辅助性账簿。会计账簿应在年度终了后，按照账簿种类分别整理立卷，并在账簿启用和交接页上加盖单位公章、经管人员印章等。（三）财务报告1.月度财务报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等。2.季度财务报告：除月度财务报告内容外，还可能包括财务情况说明书等。3.年度财务报告：包括年度资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注、财务情况说明书等。财务报告应按照规定的格式和内容编制，并在封面加盖单位公章、单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）印章。年度财务报告应装订成册，加盖骑缝章。（四）其他财务资料1.财务预算：包括年度预算、季度预算、月度预算等各类预算文件。2.财务分析报告：对公司财务状况、经营成果和现金流量等进行分析的报告。3.税务申报资料：包括纳税申报表、税务审计报告、税收优惠申请资料等。4.财务合同：如借款合同、担保合同、租赁合同、投资合同等。5.财务审批文件：如费用报销审批单、资金支付审批单、预算调整审批单等。6.财务盘点资料：如资产盘点表、存货盘点报告等。其他财务资料应根据其性质和用途进行分类整理，分别立卷归档。（五）归档要求1.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门负责整理立卷，并在次年上半年移交公司档案管理部门统一保管。2.归档的财务档案应齐全完整，字迹清晰，签章完备，纸张规格统一。3.对于电子财务档案，应按照规定进行备份，并与纸质档案同时归档。电子档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并注明档案名称、存储日期、存储介质编号等信息。三、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年；年度财务报告永久保管。4.其他财务资料：财务预算、财务分析报告、税务申报资料等保管期限为10年；财务合同、财务审批文件、财务盘点资料等根据其重要性和实际需要确定保管期限，一般不少于10年。（二）保管地点公司应设置专门的财务档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保财务档案的安全保管。档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（三）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，并按照档案类别、年度、月份等顺序排列，便于查找和调阅。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并建立电子档案目录索引，以便快速检索。电子档案存储设备应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.对于重要的财务档案，应进行备份，并分别存储于不同的地点，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（四）档案保管人员职责1.负责财务档案的整理、装订、归档和保管工作，确保档案的完整和安全。2.按照规定的保管期限和保管要求，对财务档案进行妥善保管，定期检查档案的保管情况，发现问题及时报告并采取措施处理。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记工作，防止档案丢失、泄密。4.负责档案保管库房的日常管理工作，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。四、财务档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅财务档案，应经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅人员应遵守档案查阅制度，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。2.外部审计机构、税务机关等查阅公司财务档案，应出具单位介绍信，并经公司管理层批准。查阅过程中，公司应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）借阅审批1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、借阅期限等内容，经财务部门负责人审批后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位借阅公司财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，并提供单位介绍信、查阅目的、查阅范围等相关资料，经公司管理层批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。（三）借阅登记档案管理部门应对财务档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅人员的姓名、单位、查阅或借阅时间、档案名称、数量、归还时间等信息。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（四）查阅与借阅要求1.查阅或借阅财务档案时，查阅或借阅人员应爱护档案，不得擅自将档案带出档案保管库房或转借他人。2.查阅或借阅人员如需复印、拍照档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复印、拍照的档案资料应与原件一致，并注明复印、拍照的日期、用途等信息。3.查阅或借阅人员在查阅或借阅过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。五、财务档案的销毁（一）销毁条件财务档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，编造财务档案销毁清册，报公司管理层批准后销毁。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.财务部门应根据财务档案保管期限和实际情况，定期对保管期满的财务档案进行清理，提出销毁意见，并填写《财务档案销毁申请表》。2.档案管理部门对财务部门提出的销毁意见进行审核，并会同财务部门对拟销毁的财务档案进行鉴定，确认符合销毁条件后，编制《财务档案销毁清册》。《财务档案销毁清册》应详细列出拟销毁档案的名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.《财务档案销毁申请表》和《财务档案销毁清册》报公司管理层批准后，由财务部门和档案管理部门共同派人监销。监销人员在销毁财务档案前，应认真核对档案内容，确保销毁的档案与销毁清册一致。销毁后，监销人员应在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告公司管理层。（三）销毁记录