档案馆移交接收规章制度

PAGE档案馆移交接收规章制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，规范档案移交接收工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管和利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织各部门及所属单位档案的移交接收管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交接收工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：移交接收的档案应真实反映本公司/组织各项活动的历史面貌，保持档案的完整性。3.及时准确原则：档案移交接收工作应按照规定的时间和要求及时进行，确保档案信息的准确无误。4.便于利用原则：档案移交接收工作应充分考虑档案的利用需求，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案移交（一）移交范围1.文书档案：本公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括收文、发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表等。2.科技档案：本公司/组织在科研、生产、建设等活动中形成的图纸、图表、技术文件、科研报告、项目合同等。3.会计档案：本公司/组织在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表等。4.人事档案：本公司/组织员工的个人基本信息、工作经历、考核评价、奖惩情况等档案材料。5.业务档案：本公司/组织在业务经营活动中形成的各类业务文件、合同协议、客户资料、市场调研等。6.声像档案：本公司/组织在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.电子档案：本公司/组织在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库等。（二）移交时间1.文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档，并向档案馆移交。2.科技档案：项目完成后，应在规定时间内将项目档案整理归档，并向档案馆移交。3.会计档案：年度终了后，暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本公司/组织档案馆统一保管。4.人事档案：员工离职后，其人事档案应在规定时间内移交至档案馆。5.业务档案：业务活动结束后，应及时将相关档案整理归档，并向档案馆移交。6.声像档案：应在活动结束后及时整理归档，并向档案馆移交。7.电子档案：应定期进行备份，并按照规定向档案馆移交。（三）移交要求1.整理规范：移交的档案应按照国家有关档案整理标准进行整理，分类科学、编号规范、装订整齐。2.内容完整：移交的档案应涵盖本公司/组织各项活动的全过程，确保档案内容完整无缺。3.质量合格：移交的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案保管要求。4.手续完备：移交档案时，应填写档案移交清册，注明档案的名称、数量、起止时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。（四）移交程序1.编制目录：移交部门应按照档案整理规范，编制档案目录，详细列出档案的名称、数量、保管期限等信息。2.填写清册：移交部门根据档案目录，填写档案移交清册，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案馆。3.审核档案：档案馆对移交的档案进行审核，检查档案的整理质量、内容完整性等，如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其进行整改。4.办理交接：审核通过后，移交部门与档案馆办理档案交接手续，双方在档案移交清册上签字确认，并注明交接日期。三、档案接收（一）接收范围档案馆应按照本规章制度规定的移交范围，接收各部门及所属单位移交的档案。（二）接收要求1.审核清册：档案馆收到档案移交清册后，应认真审核，核对档案的名称、数量、保管期限等信息是否准确无误。2.检查质量：档案馆对接收的档案进行质量检查，检查档案的整理规范、内容完整性、字迹清晰度等，确保档案质量符合要求。3.办理入库：审核通过后，档案馆将接收的档案办理入库手续，按照档案分类编号，上架存放，并建立档案检索目录。（三）接收程序1.接收清册：档案馆接收档案时，应要求移交部门提交档案移交清册，并进行核对。2.检查档案：档案馆对接收的档案进行质量检查，如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其进行整改。3.办理入库：审核通过后，档案馆将接收的档案办理入库手续，按照档案分类编号，上架存放，并建立档案检索目录。4.记录存档：档案馆对档案接收情况进行记录，包括档案名称、数量、移交部门、接收日期等信息，并将相关记录存档。四、档案保管（一）保管场所档案馆应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.分类存放：档案应按照分类编号，上架存放，便于查找和管理。2.定期检查：档案馆应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、完整性等，如发现问题，应及时采取措施进行处理。3.安全防护：档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施，确保档案的安全。4.环境维护：档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。（三）档案整理1.定期整理：档案馆应定期对档案进行整理，对档案进行分类、编号、编目等，确保档案的有序管理。2.数字化处理：随着信息技术的发展，档案馆应逐步推进档案数字化处理工作，将纸质档案转化为电子档案，便于档案的存储、查阅和利用。3.备份管理：档案馆应对重要档案进行备份管理，备份存储介质应异地存放，确保档案数据的安全。五、档案利用（一）利用范围本公司/组织内部人员因工作需要，可以查阅、借阅本公司/组织档案馆保管的档案。外部单位因特殊原因需要查阅、借阅本公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用要求1.查阅登记：查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、目的、时间等信息。2.借阅审批：借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人审批后，报档案馆办理借阅手续。3.遵守规定：查阅、借阅档案人员应遵守档案管理规定，爱护档案，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。4.按时归还：借阅档案人员应按时归还档案，如需延期归还，应办理续借手续。（三）利用程序1.提出申请：查阅、借阅档案人员应向档案馆提出申请，填写档案查阅登记表或档案借阅申请表。2.审批手续：档案馆对查阅、借阅申请进行审核，经批准后，办理查阅、借阅手续。3.查阅借阅：查阅、借阅人员按照规定的时间和地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案馆。4.归还档案：查阅、借阅人员查阅、借阅完毕后，应按时归还档案，档案馆对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、保管价值、效益原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织本公司/组织成立档案鉴定工作小组，负责档案鉴定工作的组织和实施。档案鉴定工作小组由档案管理人员、业务部门负责人等组成。（三）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据国家有关档案保管期限规定和本公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案的保管期限。（四）鉴定程序1.初步筛选：档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出需要鉴定的档案清单。2.组织鉴定：档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行审查，根据鉴定标准，确定档案的保管期限。3.形成结论：档案鉴定工作小组根据鉴定结果，形成档案鉴定结论，填写档案鉴定表。4.审批备案：档案鉴定结论经本公司/组织领导审批后，报上级主管部门备案。（五）销毁程序1.编制清单：对已鉴定为无保存价值的档案，档案管理人员应编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审批手续：档案销毁清单经本公司/组织领导审批后，报上级主管部门备案。3.组织销毁：档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底。4.记录存档：档案销毁工作完成后，档案管理人员应将档案销毁情况进行记录，包括档案名称、数量、销毁日期等信息，并将相关记录存档。七、监督与检查（一）监督机制本公司/组织建立档案管理监督机制，定期对各部门及所属单位档案移交接收、保管利用等工作进行监督检查。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各部门及所属单位是否严格执行本公司/组织档案管理规章制度。2.档案质量情况：检查档案的整理规范、内容完整性、字迹清晰度等质量情况。3.档案保管情况：检查档案保管场所的安全防护措施、环境维护等情况。4.档