档案管理全方位管理制度

PAGE档案管理全方位管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，提高档案的检索效率和利用价值，方便公司/组织各部门及员工查阅利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责统筹管理全公司/组织的档案工作。档案管理中心应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施本公司/组织的档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、销毁公司/组织各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立健全档案管理信息系统，提高档案管理的信息化水平，实现档案信息的快速检索和高效利用。4.负责对公司/组织各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。5.积极开发档案信息资源，为公司/组织的决策、生产、经营等活动提供档案信息支持和服务。6.做好档案的统计工作，及时准确地向上级主管部门报送档案统计报表。7.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类规章制度、会议记录、工作计划与总结、行政公文、人事档案、财务档案、审计档案等。2.业务经营类档案：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、物资采购、销售合同、客户档案等与公司/组织业务经营活动相关的档案。3.基本建设类档案：涉及公司/组织新建、改建、扩建等基本建设项目过程中形成的项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等档案。4.科研开发类档案：包括公司/组织开展的科研项目立项、研究过程记录、科研成果鉴定、专利申请等方面的档案。5.设备仪器类档案：有关公司/组织购置、使用、维护的各类设备仪器的说明书、操作规程、维修记录、验收报告等档案。6.声像电子类档案：以照片、录音、录像、光盘、磁盘等形式记录公司/组织重要活动、工作场景、产品形象等内容的档案。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，确保每个档案都有一个唯一的编号，便于管理和查询。2.编号方法：采用“年度+档案类别代码+流水号”的方式进行编号。例如，2023年行政管理类档案的编号为2023XZ001，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理类档案类别代码，“001”表示该类别档案的流水号。3.档案类别代码由档案管理中心统一制定和发布，各部门应严格按照规定的代码进行档案分类和编号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理的要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全，并定期移交档案管理中心。2.档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种载体形式的文件材料。具体收集范围按照国家有关档案管理规定和本公司/组织的实际情况确定。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后及时整理并移交档案管理中心，确保档案的时效性和完整性。4.档案管理中心应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，对不按时移交或收集不齐全的部门，及时进行催办和指导。（二）档案整理1.档案管理中心收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。整理工作包括文件材料的分类、编号、编目、装订、装盒等环节。2.纸质档案应按照文件材料的形成时间顺序进行排列，同一事由的文件材料应集中在一起，并在首页加盖档案章。档案章应包含全宗号、年度、保管期限、件号等信息。3.电子档案应按照其存储格式和内容进行分类整理，建立相应的文件夹结构，并对电子文件进行命名和编号，确保电子档案的命名规范、条理清晰。4.照片档案应按照照片的拍摄时间、内容、地点等进行分类整理，每张照片应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行编号和装册。5.录音、录像档案应按照录制时间、内容、主题等进行分类整理，制作相应的文字说明，并进行编号和存储。6.档案整理过程中，应认真核对文件材料的完整性和准确性，对不符合要求的文件材料及时与相关部门沟通，进行补充或修正。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案管理中心应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护设施，确保档案实体安全。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关档案保管的标准要求。3.库房内应有足够的存储空间，按照档案类别和保管期限进行分区存放，并设置明显的标识牌，便于档案的查找和管理。（二）档案装具配备1.根据档案的存储方式和数量，配备合适的档案装具，如档案柜、档案架、光盘存储柜、磁带存储柜等。2.档案装具应符合档案保管的要求，具有防火、防潮、防虫、防鼠等功能，材质应坚固耐用，便于档案的存放和搬运。3.对档案装具应定期进行检查和维护，发现问题及时进行修复或更换，确保档案装具的正常使用。（三）档案保管措施1.档案应按照分类和编号顺序进行上架存放，排列整齐，便于查找和利用。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如进行备份存储、制作副本、采用特殊的包装材料等，确保档案的安全和完整。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量与账目一致，如有丢失或损坏，应及时查明原因并进行处理。4.建立档案保管期限表，对各类档案的保管期限进行明确规定，并按照保管期限对档案进行定期鉴定和处置。5.加强对档案库房的安全管理，制定库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员离开库房时应关闭门窗、电源等设备，确保库房安全。6.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，配备必要的消防器材、防盗报警设备、除湿设备以及防虫、防鼠药物等，定期进行检查和维护，确保设备设施正常运行。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理中心应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理中心负责人、相关业务部门代表和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组按照档案保管期限表和国家有关档案鉴定的规定，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定工作应全面、客观、公正，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对仍有保存价值的档案，应延长其保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。4.档案鉴定小组应形成档案鉴定报告，详细记录鉴定工作的过程、结果及处理意见，经公司/组织领导审批后存档。（二）档案销毁1.经批准销毁的档案，应严格按照国家有关档案销毁的规定进行处理。档案销毁前，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册应一式两份，一份由档案管理中心留存，一份报公司/组织领导备案。3.档案销毁应采用合适的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。4.档案销毁后，档案管理中心应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。同时，应及时在档案管理信息系统中更新档案状态，确保档案信息的准确性。七、档案查阅利用（一）查阅利用权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理中心办理查阅手续。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应填写《机密档案查阅申请表》，经所在部门负责人、保密部门负责人和公司/组织分管领导审批后，方可查阅。3.外部单位或个人查阅公司/组织档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织档案管理中心负责人审核，公司/组织分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理中心应安排专人陪同，确保档案安全。（二）查阅利用手续1.档案管理人员根据查阅申请人的审批情况，提供相应的档案进行查阅。查阅人员应在档案查阅登记簿上签字登记，注明查阅时间、查阅内容等信息。2.查阅档案时，应在档案管理中心指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）档案利用服务1.档案管理中心应积极为公司/组织各部门及员工提供档案利用服务，根据查阅申请人的需求，及时准确地提供档案信息。2.对于重要的档案利用需求，档案管理中心应主动与相关部门沟通协调，协助其做好档案的整理和提供工作，确保档案利用工作的顺利进行。3.定期收集和整理档案利用反馈信息，了解公司/组织各部门及员工对档案利用服务的满意度，不断改进档案管理工作，提高档案利用效率和质量。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理中心应建立健全档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅利用等情况进行统计分析。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等方面的信息。统计数据应真实、准确、完整，统计报表应及时报送公司/组织领导和上级主管部门。3.利用档案统计数据，分析档案管理工作中存在的问题和不足，为制定档案管理工作计划、改进档案管理措施提供依据。（二）档案移交1.公司/组织因机构调整、资产重组、产权转让等原因发生变动时，应按照国家有关档案管理规定，及时办理档案移交手续。2.档案