民办幼儿园档案资料制度

PAGE民办幼儿园档案资料制度一、总则（一）目的为加强民办幼儿园档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在幼儿园管理、教育教学、后勤保障等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本民办幼儿园全体教职工及与幼儿园相关的各类活动和事务。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园档案资料由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则档案资料应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，保证内容真实、数据准确、手续完备。3.安全保密原则加强档案资料的安全防护措施，确保档案资料不丢失、不损坏、不泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则档案资料的管理应便于查询、借阅和使用，提高档案资料的利用效率，为幼儿园的各项工作提供有力支持。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全幼儿园档案资料管理制度。2.负责制定档案资料收集、整理、归档、保管、利用等工作流程和标准，并组织实施。3.集中统一管理幼儿园各类档案资料，对档案资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案资料的规范化和标准化。4.负责档案资料的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案资料进行检查和维护，确保档案资料的安全完整。5.积极开发档案信息资源，为幼儿园的管理决策、教育教学、后勤保障等工作提供档案资料查询、借阅等服务，充分发挥档案资料的作用。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高教职工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案资料的分类、编号、编目等基础工作，确保档案资料的质量。3.严格遵守档案资料管理制度，妥善保管本部门在工作中形成的各类档案资料，不得擅自销毁、涂改、转借或丢失。4.在工作中积极配合档案管理部门的工作，及时提供档案资料利用所需的相关信息和材料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程和相关法律法规。2.负责档案资料的日常管理工作，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅登记等，确保档案资料的有序管理。3.对档案资料进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理，保证档案资料的安全完整。4.积极为档案资料利用者提供优质服务，按照规定办理档案资料的借阅手续，及时归还借阅的档案资料，并做好跟踪和催还工作。5.参与档案资料的数字化建设和信息化管理工作，提高档案资料的管理效率和利用水平。6.完成档案管理部门交办的其他工作任务。三、档案资料的分类与归档（一）档案资料分类1.行政管理类包括幼儿园章程、发展规划、年度工作计划与总结、园务会议记录、行政公文、人事档案、财务档案、固定资产档案、安全管理档案等。2.教育教学类涵盖教学计划、教案、教学反思、教学活动记录、幼儿学籍档案、教师培训档案、教育科研档案（课题申报、研究报告、成果鉴定等）、教材教案库、课程建设档案等。3.后勤管理类包含食堂管理档案（食品采购、加工、留样记录等）、卫生保健档案（幼儿体检记录、预防接种记录、卫生消毒记录等）、设施设备档案（采购合同、安装调试记录、维修保养记录）、物资采购档案（采购申请、采购合同、验收记录）等。4.家园共育类有家长会记录、家长学校活动档案、家长意见反馈记录、家园联系手册、亲子活动档案等。5.其他类如幼儿园荣誉档案、宣传报道档案、外事活动档案等，以及其他具有保存价值的各类文件资料。（二）归档要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案资料进行整理，按照分类标准进行分类，并编制目录清单。2.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于重要文件的电子文档，应同时进行备份，并与纸质档案一同归档。3.在归档时，应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保档案资料的系统性和逻辑性。4.档案资料的归档应填写归档登记表，注明档案名称、类别、形成时间、归档时间、保管期限等信息，便于查询和管理。四、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等设施设备，确保档案资料的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案资料的损害。（二）保管方式1.档案资料应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。对于纸质档案，应按照档案类别和保管期限进行分类存放，并建立档案架或档案柜，进行编号管理。2.电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于快速检索和查询。同时，应定期对电子档案进行备份，备份介质应妥善保管，防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保档案资料的安全性和保密性。（三）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料主要包括幼儿园章程、重要的行政文件、财务决算报告、人事档案等，这些档案资料具有重要的历史价值和法律意义，应长期保存。长期保管的档案资料一般为10年至50年，如教学计划、教案、幼儿学籍档案、教师培训档案等，这些档案资料对于幼儿园的教育教学和管理工作具有重要的参考价值，应保存较长时间。短期保管的档案资料为1年至10年，如一般性的行政文件、临时性的活动记录等，这些档案资料在一定时间后可根据实际情况进行销毁。2.档案管理部门应根据档案资料的性质和重要程度，确定其保管期限，并在档案资料归档时进行标注。（四）档案资料的清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案资料进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的数量、质量和保管情况与档案登记记录一致。2.在清查和盘点过程中，如发现档案资料有损坏、丢失、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。同时，应做好清查和盘点记录，对发现的问题进行详细记录和分析，提出改进措施和建议。五、档案资料的利用（一）利用范围1.幼儿园内部人员因工作需要，可查阅、借阅本部门或与本人工作相关的档案资料。2.外部单位或个人因工作需要查阅幼儿园档案资料的，应按照规定办理相关手续，并经幼儿园领导批准后方可查阅。3.涉及幼儿园重大决策、重要活动、历史沿革等方面的档案资料，可根据需要向幼儿园全体教职工或特定对象进行公开和宣传。（二）利用手续1.幼儿园内部人员查阅、借阅档案资料，应填写《档案资料查阅申请表》或《档案资料借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案资料名称、类别、查阅或借阅目的、查阅或借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外部单位或个人查阅幼儿园档案资料，应提前向幼儿园提交查阅申请函，说明查阅的目的、内容和范围，并经幼儿园领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅过程中，查阅人员应严格遵守档案资料管理制度，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案资料内容。如需摘抄、复制档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.档案资料的借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案资料上涂改乱画，不得擅自销毁档案资料内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案资料，档案管理人员应对归还的档案资料进行认真检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照规定追究借阅人员的责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案资料利用登记制度，对每一次档案资料的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员姓名、所在部门、查阅或借阅档案资料名称、类别、查阅或借阅目的、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案资料的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案资料进行审查和鉴定，提出鉴定意见和销毁建议。（三）鉴定内容1.档案资料的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.档案资料的内容是否已失去现实意义，是否与幼儿园当前工作无关。3.档案资料的完整性和准确性，是否存在重要信息缺失或错误的情况。4.档案资料的保密性，是否涉及国家机密、商业秘密或个人隐私等不宜公开的内容。（四）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期限已满且确无保存价值的档案资料进行清理，编制《档案资料销毁清单》，详细列出拟销毁档案资料的名称、类别、数量、保管期限等信息。2.将《档案资料销毁清单》提交档案资料鉴定小组进行审查和鉴定，鉴定小组应根据鉴定原则和标准，对拟销毁档案资料进行逐一审查，提出鉴定意见和销毁建议。经鉴定小组组长签字确认后，报幼儿园领导批准。3.经批准后的《档案资料销毁清单》一式两份，一份由档案管理部门留存，作为档案资料销毁的依据；另一份交幼儿园财务部门，作为财务核销的凭证。4.档案管理部门按照批准的《档案资料销毁清单》组织实施档案资料销毁工作，销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责。销毁过程