扶贫局档案管理人员制度

PAGE扶贫局档案管理人员制度一、总则（一）目的为加强扶贫局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扶贫局全体档案管理人员及涉及档案管理工作的相关人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则扶贫局档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映扶贫工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理扶贫工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守档案保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理人员职责（一）档案管理负责人职责1.全面负责扶贫局档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。3.定期检查档案管理工作，及时解决存在的问题。4.协调档案管理与其他部门工作的关系，确保档案管理工作顺利开展。（二）档案收集整理人员职责1.负责收集扶贫工作中形成的各类文件、资料、报表等档案材料。2.按照档案分类标准，对收集的档案材料进行整理、分类、编号。3.对档案材料进行装订、编目，确保档案的整齐规范。（三）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，确保库房安全。2.按照档案保管要求，对档案进行科学存放，定期检查档案保管状况。3.做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。（四）档案查阅利用人员职责1.负责接待档案查阅利用者，办理查阅登记手续。2.按照规定为查阅利用者提供档案资料，并做好查阅记录。3.对查阅利用后的档案进行清点、核对，确保档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级扶贫部门下发的各类文件、政策法规、规划计划等。2.本局制定的扶贫工作方案、措施、总结、报告等。3.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件、资料、报表等。4.扶贫资金管理、使用过程中形成的财务凭证、报表等。5.扶贫工作中形成的会议记录、纪要、简报等。6.扶贫对象的基本信息、帮扶记录、脱贫情况等。7.其他与扶贫工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料移交档案管理人员，不得积压。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要的档案材料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.按照档案形成的时间、来源、内容等进行分类。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等。4.对档案进行装订，装订应整齐牢固，便于查阅。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗的地点。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。3.库房应设置专门的档案架、档案柜，档案架、档案柜应排列整齐，便于存放和查找档案。（二）保管要求1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放。2.档案应按照编号顺序排列，便于查找。3.对珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。4.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。（三）库房管理1.档案库房应专人负责，无关人员不得进入。2.库房管理人员应定期对库房进行清洁，保持库房整洁。3.严格遵守库房安全管理制度，确保库房安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、其他单位因工作需要查阅档案。3.扶贫对象因自身权益需要查阅相关档案。（二）查阅手续1.查阅人员应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等。2.申请表经部门负责人签字同意后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员根据申请表提供档案，并做好查阅记录。（三）利用规定1.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。2.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅人员应及时归还档案，不得转借他人。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、业务骨干等组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保存价值和保管期限。3.对保管期限已满、失去保存价值的档案，填写档案销毁清单。（三）销毁程序1.档案销毁清单经档案鉴定小组组长签字后，报局领导审批。2.经批准销毁的档案，由档案管理人员会同有关人员进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字，并将销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立扶贫局档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化。2.提高档案管理工作效率，方便档案查阅利用。（二）信息化管理内容1.档案信息录入将档案的基本信息、内容摘要等录入档案管理信息系统。2.档案检索利用档案管理信息系统的检索功能，快速查找所需档案。3.档案利用通过档案管理信息系统，为查阅利用者提供档案资料。4.数据备份定期对档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息化安全管理1.建立档案管理信息系统安全管理制度，确保系统安全运行。2.对档案管理信息系统的用户进行权限管理，防止信息泄露。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，提高系统的稳定性和安全性。八、监督与考核（一）监督检查1.局办公室定期对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.档案管理负责人应定期对档案管理人员的工作进行检查，确保档案管理工作规范有序。（二）考核评