档案室调档制度及流程表

PAGE档案室调档制度及流程表一、总则（一）目的为了加强公司档案室档案管理，规范调档行为，确保档案的安全与完整，保障公司各项工作的正常开展，特制定本制度及流程表。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构及全体员工因工作需要调阅、借阅、复印、摘录档案的行为。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.遵循保密原则，对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案严格保密，防止信息泄露。3.调档工作应本着高效、便捷的原则，在保证档案安全的前提下，满足工作需求。二、调档申请（一）申请主体公司内部各部门、分支机构及员工因工作需要可提出调档申请。（二）申请流程1.填写申请表申请人需填写《调档申请表》，详细注明调档目的、调档内容、调档期限等信息。申请表应包括以下内容：申请人信息：姓名、部门、职务、联系方式等。调档信息：档案名称、档案编号、调档时间范围、调档用途等。审批信息：申请部门负责人意见、档案管理部门意见、分管领导意见等。2.提交申请申请人将填写完整的《调档申请表》提交至所在部门负责人审核。（三）申请审批1.部门负责人审核所在部门负责人对调档申请进行审核，重点审查调档目的是否合理、调档内容是否与工作相关、调档期限是否必要等。审核通过后，在申请表上签署意见并加盖部门公章。2.档案管理部门初审档案管理部门收到经部门负责人审核后的申请表后，进行初审。初审内容包括申请手续是否齐全、调档内容是否属于本部门管理范围、调档期限是否符合规定等。初审通过后，在申请表上签署意见。3.分管领导审批档案管理部门将初审通过的申请表提交至分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和工作需要，对调档申请进行最终审批。审批通过后，在申请表上签署意见并加盖公司公章。三、调档方式（一）现场调阅1.预约申请人在获得审批通过后，需提前与档案管理部门预约现场调阅时间。预约时应提供准确的个人信息和调档信息，以便档案管理部门做好准备工作。2.调阅登记申请人到达档案室后，档案管理人员对其身份进行核实，并要求申请人在《调档登记薄》上签字确认。登记内容包括调档时间、调档人姓名、调档内容、调档期限等。3.现场调阅档案管理人员根据申请人的调档申请，提供相应的档案供其现场调阅。调阅过程中，申请人应在档案管理人员指定的区域内进行查阅，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、标记、拍照、复印等操作。如需复印或摘录档案内容，应按照本制度相关规定办理手续。4.归还档案调阅结束后，申请人应及时将档案归还档案管理人员。档案管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后在《调档登记薄》上记录归还时间。（二）借阅1.借阅申请申请人如需借阅档案，除按照调档申请流程办理审批手续外，还需填写《档案借阅申请表》。申请表应详细注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等信息。2.借阅审批档案管理部门对借阅申请进行严格审批，重点审查借阅目的是否正当、借阅期限是否合理、借阅人是否具备保管档案的条件等。审批通过后，在申请表上签署意见并加盖档案管理部门公章。3.借阅登记档案管理人员根据审批结果，对借阅档案进行登记。登记内容包括借阅时间、借阅人姓名、部门、职务、借阅档案名称、数量、借阅期限等。同时，向借阅人发放《档案借阅证》，借阅人凭《档案借阅证》领取档案。4.借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。延长后的借阅期限不得超过[X]个工作日。5.归还档案借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理人员对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时向借阅人提出并记录在案。借阅人归还档案后，档案管理人员收回《档案借阅证》，并在《档案借阅登记薄》上记录归还时间。（三）复印、摘录1.申请申请人如需复印或摘录档案内容，应在调档申请中注明，并填写《档案复印/摘录申请表》。申请表应详细注明复印/摘录的档案名称、内容、用途、份数等信息。2.审批档案管理部门对复印/摘录申请进行审批，重点审查复印/摘录内容是否涉及公司机密、商业秘密及个人隐私，复印/摘录用途是否合理等。审批通过后，在申请表上签署意见并加盖档案管理部门公章。3.复印/摘录操作档案管理人员根据审批结果，按照申请人的要求进行复印或摘录操作。复印时应使用档案管理部门指定的设备，并确保复印件清晰、完整。摘录时应准确记录档案内容，不得擅自篡改或遗漏重要信息。4.登记档案管理人员对复印/摘录的档案内容进行登记，登记内容包括复印/摘录时间、申请人姓名、部门、职务、复印/摘录档案名称、内容、用途、份数等。同时，在复印件或摘录件上加盖“档案复印/摘录专用章”，以证明其真实性和合法性。5.领取复印件/摘录件申请人凭《档案复印/摘录申请表》领取复印件或摘录件。档案管理人员在发放复印件或摘录件时，应要求申请人签字确认。四、档案安全与保密（一）安全管理1.档案室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全存放。2.档案管理人员应定期对档案室进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.调档过程中，档案管理人员应严格遵守操作规程，确保档案不受到损坏、丢失或泄露。（二）保密管理1.档案管理人员应对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案严格保密，不得向无关人员泄露档案内容。2.调档申请人应严格遵守保密规定，不得将调阅、借阅的档案用于非工作目的或向他人泄露档案内容。3.严禁在档案室以外的场所谈论、传播档案内容，严禁在互联网上发布涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案信息。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案室调档制度的执行情况进行审计监督，检查调档申请、审批、调档、归还等环节是否符合规定，档案安全与保密措施是否落实到位。2.档案管理部门定期对调档工作进行自查自纠，及时发现并解决存在的问题，不断完善调档制度和流程。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合其工作，如实提供有关档案调档的资料和情况。2.对外部监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告公司领导和相关部门。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自调档、借阅档案的。2.调档、借阅档案后未按规定期限归还的。3.在调档、借阅过程中损坏、丢失档案的。4.擅自将档案带出档案室或进行涂改、标记、拍照、复印等操作的。5.向无关人员泄露档案内容，违反保密规定的。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，给予警告批评，并责令其限期改正。2.对于违规行为较重的，视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣发奖金、工资等。3.对于违规行为严重的，给予行政处分，如降职