董事会档案如何管理制度

PAGE董事会档案如何管理制度一、总则（一）目的为加强公司董事会档案管理，确保董事会档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司决策、运营及发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司董事会及其下属各专门委员会在运作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则董事会档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映董事会各项活动和决策过程，数据准确无误。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及公司机密的档案严格保密。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善董事会档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管董事会各类档案，建立档案数据库。3.对档案进行分类、编号、编目等基础工作，确保档案管理规范有序。4.定期对档案进行检查、核对，保证档案的安全与完整。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。6.组织档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。（二）董事会秘书职责1.负责指导、监督董事会档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的质量。2.审核重要档案文件，保证文件内容符合公司规定和法律法规要求。3.协调档案管理部门与董事会各专门委员会及相关部门之间的工作关系，保障档案管理工作顺利进行。4.根据工作需要，提出档案利用需求，参与档案的查阅和使用。（三）董事会各专门委员会及相关部门职责1.负责本部门在董事会运作过程中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等相关工作，提供必要的协助和信息。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.董事会会议文件，包括会议通知、议程、议案、决议、记录等。2.董事会各专门委员会会议文件，参照董事会会议文件收集范围执行。3.董事会与股东、管理层、外部机构等之间的往来文件，如报告、函件、请示、批复等。4.公司战略规划、重大决策相关的研究报告及论证材料。5.董事会成员的履职记录，包括述职报告、工作评价等。6.涉及董事会工作的其他重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类根据档案的来源、内容和形式，将董事会档案分为会议档案、文件档案、履职档案等类别，再进一步细分二级、三级类目。会议档案：按照董事会会议、专门委员会会议等不同会议类型进行分类，再按会议届次、时间顺序排列。文件档案：按照文件的性质、内容主题等进行分类，如战略决策类、经营管理类、合规监督类等。履职档案：按照董事会成员个人进行分类，记录其履职期间的各类文件资料。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于查询和管理。例如，会议档案编号格式为：HY[年份][会议届次][顺序号]；文件档案编号格式为：WJ[年份][类别代码][顺序号]；履职档案编号格式为：LZ[年份][董事会成员姓名首字母缩写][顺序号]。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。同时，为重要档案编写摘要，概述档案主要内容。四、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案设立专门档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案类别和编号顺序存放纸质档案。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。同时，制定电子档案的访问权限管理规则,严格限制未经授权的访问。（二）保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定不同档案的保管期限，一般分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。1.永久保管档案董事会形成的具有重大历史意义和长期查考利用价值的文件，如公司章程修订案、公司重大资产重组文件等。涉及公司核心机密且需长期保存以备查考的文件，如重要的商业秘密协议、与监管机构的重要往来文件等。2.长期保管档案董事会会议记录、重要决议及执行情况报告等，保管期限为[X]年。公司战略规划、年度经营计划等文件，保管期限为[X]年。3.短期保管档案一般性的会议通知、日常工作往来函件等，保管期限为[X]年。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的实际数量与目录记录一致，档案无丢失、损坏等情况。2.在清查过程中，如发现档案存在问题，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并记录清查结果。清查记录应归档保存。五、档案的利用（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅董事会档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审核后，报档案管理部门负责人批准。2.查阅重要档案或涉及多个部门的档案，需经董事会秘书或相关领导审批。3.档案管理部门应在收到审批通过的申请表后，及时提供档案查阅服务，并限定查阅时间和地点。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅董事会档案的，必须严格履行借阅手续。借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和董事会秘书审核，报公司分管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.档案管理部门应对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。借阅人应按时归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究借阅人的责任。（三）档案利用的监督与统计1.档案管理部门应对档案利用情况进行监督，确保查阅、借阅等活动符合规定要求。对违规利用档案的行为，应及时制止并报告相关领导。2.建立档案利用统计制度，定期统计档案查阅、借阅的数量、人次、利用目的等信息，形成统计报表。统计报表应归档保存，为档案管理工作的优化提供数据支持。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、董事会秘书及相关业务部门的专业人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，结合档案的现实利用价值和历史价值，对档案进行全面评估。2.对于已失去保存价值的档案，如保管期限已满且无继续留存必要的一般性文件、已执行完毕且无查考意义的临时性文件等，可考虑销毁。3.对于仍有一定利用价值，但内容重复、资料老化的档案，可进行部分剔除或缩微保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，形成鉴定报告，明确需销毁档案的名称、数量、编号等信息。2.将鉴定报告提交公司分管领导审批，经批准后，档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的相关信息。3.档案销毁应采用适当的方式进行，纸质档案一般采用粉碎等方式销毁，电子档案应进行彻底删除，并确保存储介质无法恢复数据。销毁过程应安排专人监