营销策划类档案管理制度

PAGE营销策划类档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司营销策划类档案的管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，充分发挥档案在公司营销活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有营销策划类档案的管理，包括但不限于市场调研、营销方案、广告策划、促销活动策划、客户资料等相关档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：营销策划类档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据档案的性质、内容和来源，进行分类管理，便于查找和利用。3.保密性原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案信息不被泄露。4.动态管理原则：随着营销活动的开展和档案内容的更新，及时对档案进行补充、修订和完善。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善营销策划类档案管理制度，并组织实施。2.负责营销策划类档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.定期对营销策划类档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。4.对营销策划类档案的管理情况进行监督检查，及时发现和解决问题。（二）营销部门职责1.负责本部门营销策划类档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好营销策划类档案的利用工作，提供必要的信息和资料。3.严格遵守公司营销策划类档案管理制度，确保档案的安全和保密。（三）其他部门职责1.涉及营销策划活动的其他部门，应按照公司要求，及时将相关档案资料移交档案管理部门。2.在工作中需要查阅营销策划类档案时，应按照规定办理查阅手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.市场调研资料：包括市场调研报告、行业动态分析、竞争对手资料等。2.营销方案：年度营销计划、季度营销计划、专项营销方案等。3.广告策划：广告策划书、广告投放计划、广告效果评估报告等。4.促销活动策划：促销活动方案、促销活动执行情况报告等。5.客户资料：客户基本信息、客户需求分析、客户反馈等。6.营销活动相关的其他资料：如宣传资料、活动照片、视频等。（二）收集要求1.营销部门应在营销活动结束后[X]个工作日内，将相关档案资料整理齐全，并移交档案管理部门。2.档案资料应内容完整、字迹清晰、格式规范，确保档案的准确性和可读性。3.对于重要的营销策划类档案，应同时提交电子文档备份。（三）整理方法1.分类整理：按照档案的性质、内容和来源，分为市场调研、营销方案、广告策划、促销活动策划、客户资料等类别。2.编号编目：对每一份档案进行编号，并编制目录，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和利用。3.装订成册：对于纸质档案，应按照一定的顺序装订成册，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理部门收到营销部门移交的档案资料后，应进行认真审核，确保档案资料符合归档要求。2.审核通过后，档案管理部门按照分类整理的方法，将档案资料进行归档，并填写档案归档登记表。3.档案管理人员应将归档后的档案资料及时上架存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.市场调研资料：保管期限为[X]年。2.营销方案：年度营销计划、季度营销计划保管期限为[X]年，专项营销方案保管期限为[方案执行结束后X]年。3.广告策划：广告策划书、广告投放计划保管期限为[广告投放结束后X]年，广告效果评估报告保管期限为[X]年。4.促销活动策划：促销活动方案保管期限为[促销活动结束后X]年，促销活动执行情况报告保管期限为[X]年。5.客户资料：客户基本信息、客户需求分析保管期限为[X]年，客户反馈保管期限为长期。6.营销活动相关的其他资料：如宣传资料、活动照片、视频等保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全和完整。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。3.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质上，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅营销策划类档案。2.公司外部单位因合作、调研等需要查阅营销策划类档案，但须经公司领导批准。（二）利用流程1.查阅申请：公司内部人员查阅营销策划类档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，并提交所在部门负责人审批。公司外部单位查阅营销策划类档案，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经公司领导批准。2.查阅审批：档案管理部门收到查阅申请表或申请函后，应进行认真审核，报档案管理部门负责人审批。3.查阅登记：经审批同意后，档案管理人员应按照查阅申请表或申请函的要求，提供相应的档案资料，并进行查阅登记，注明查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅归还：查阅人查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用限制1.查阅营销策划类档案时，应严格遵守公司保密制度，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。2.对于涉及公司商业秘密的营销策划类档案，未经公司领导批准，不得对外提供。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案管理部门应定期对营销策划类档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。（二）鉴定流程1.档案管理部门组织相关人员成立档案鉴定小组，对拟销毁的档案进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行逐一审核，提出存毁意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、来源、存毁意见等信息。4.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报公司领导批准。（三）销毁流程1.经公司领导批准后，档案管理部门应按照档案销毁清册的要求，组织专人对拟销毁的档案进行销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应有专人负责监督，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司营销策划类档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案管理信息系统，便于查询和利用。3.档案信息检索：利用档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息。4.档案信息安全管理：采取必要的安全措施，确保档案信息系统的安全稳定运行，防止档案信息泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加