西峰区小学档案管理制度

PAGE西峰区小学档案管理制度一、总则（一）目的为加强西峰区小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于西峰区各小学及附属幼儿园的档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是学校在教育教学、行政管理、后勤服务等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校设立综合档案室，对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理学校在各个方面形成的档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及学校机密、个人隐私等档案信息，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则优化档案整理和保管方式，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案服务效能。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组学校成立档案管理领导小组，由校长担任组长，各副校长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调学校档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题，指导档案管理工作的开展。（二）综合档案室1.综合档案室是学校档案管理的职能部门，负责全校档案的集中统一管理。2.配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。3.档案室应具备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（三）各部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案工作的顺利开展。3.积极配合综合档案室做好档案管理的各项工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织建设、党员管理、纪检监察、工会、共青团等方面的文件材料。2.行政管理类：学校行政工作的各种文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的材料。3.教育教学类：教学计划、教案、教材、教学改革、学生学籍管理、考试成绩、教学研究、教师业务档案等方面的文件材料。4.学生管理类：学生入学、转学、休学、毕业等学籍变动材料，学生奖惩、综合素质评价、心理健康教育等方面的材料。5.安全管理类：学校安全工作制度、应急预案、安全检查记录、安全教育活动材料、校园安全事故处理等方面的文件材料。6.后勤管理类：校园建设规划、基建项目文件、物资采购、设备管理、房产管理、校园环境卫生等方面的材料。7.声像档案类：学校重大活动、教学实践、校园风貌等方面的照片、录音、录像等声像资料。8.实物档案类：学校获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等实物。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，使用耐久性强的书写材料。3.对电子文件应进行备份，并按照相关规定进行整理和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.对每一类文件材料进行编号，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。3.将文件材料按照排列顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年度和保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：主要是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管的档案：是反映学校局部工作，在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，保管期限为10年。（二）库房管理1.档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放地点。（三）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行保管。2.档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，盒面应标明档案类别、年度、保管期限、案卷题名等信息。3.档案柜应坚固耐用，便于存放和移动档案，同时应定期检查档案柜的完好情况，及时进行维修和更换。（四）档案保管制度1.建立档案定期检查制度，档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。对借出的档案应及时催还，确保档案按时归还。4.做好档案的安全保卫工作，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案库房应安装防盗报警装置，配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合学校实际情况，对档案进行科学、准确的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从学校工作的整体出发，全面分析档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案管理领导小组成员、档案管理人员和相关部门负责人组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的价值和保管期限是否合理。2.结合学校工作实际，判断档案对今后工作的查考利用价值。3.参考档案的形成背景、历史意义等因素，综合确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、卷号、数量等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册报学校档案管理领导小组审批后，按照规定的程序进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，及时准确地反映档案管理工作的基本情况。3.统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报。同时，应做好统计数据的分析和利用工作，为档案管理决策提供依据。（二）编研工作1.结合学校工作实际，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。2.档案编研成果应具有实用性和针对性，能够为学校的教育教学、管理等工作提供参考和借鉴。3.编研工作应注重质量，严格按照档案编研的规范和要求进行，确保编研成果的准确性和权威性。七、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，对涉及学校机密、个人隐私等档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止泄露。2.依法依规提供利用，严格执行档案借阅制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。3.方便利用原则，优化档案利用流程，提高档案利用效率，为学校各项工作提供优质服务。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应在查阅登记薄上填写查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。3.出具证明：根据利用者的要求，档案室可为其出具档案证明材料。出具的证明材料应加盖学校档案