农业局档案三合一制度模板

PAGE农业局档案三合一制度模板一、总则（一）目的为加强农业局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和查阅，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于农业局机关各科室、直属事业单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质档案、电子档案和特殊载体档案等。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作在局党组统一领导下，实行局办公室集中管理，各科室、单位配合做好相关档案工作。2.完整准确、系统安全原则。确保档案内容的完整性、准确性，维护档案的系统性，保障档案的安全保管和有效利用。3.便于利用原则。优化档案整理和分类，提高档案检索效率，方便档案查阅和使用。二、档案管理职责分工（一）局办公室1.负责制定档案管理制度和工作流程，统筹协调全局档案管理工作。2.指导、监督各科室、单位档案的收集、整理、归档和保管工作。3.集中管理全局重要档案，建立档案库房，配备必要的档案保管设备。4.负责档案的鉴定、销毁、统计等工作，定期向上级档案部门报送档案工作情况。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）各科室、单位1.明确一名档案工作兼职人员，负责本科室、单位档案的收集、整理和初步归档工作。2.按照档案管理要求，及时将本科室、单位工作中形成的文件材料进行分类整理，定期移交局办公室归档。3.配合局办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和线索。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与农业局工作相关的文件、指示、通知等。2.农业局制定的各类政策文件、规划计划、工作方案、规章制度等。3.农业局召开的重要会议文件、记录、纪要等。4.农业局开展的各类业务工作形成的文件材料，如项目申报、实施、验收材料，农业统计报表，农业技术推广资料等。5.农业局的人事档案、财务档案、基建档案等专门档案。6.农业局在对外交流、合作等活动中形成的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、单位兼职档案人员要及时收集本科室、单位工作中产生的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对重要文件材料要进行备份，防止丢失。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范，载体应符合档案保管要求。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成收集整理并移交局办公室归档。2.对于重大活动、重点项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案：按照年度机构保管期限分类。年度：以文件形成的自然年度为依据。机构：根据农业局内部科室、单位设置进行分类。保管期限：分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案：按照项目阶段类别分类。项目：以农业科研项目、农业建设项目等为单位。阶段：分为项目前期、实施、验收等阶段。类别：包括项目申报书、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、验收文件等。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定分类，包括履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、退休材料等十大类。4.财务档案：按照会计档案管理办法分类，包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计核算专业资料等。5.基建档案：按照工程项目分类，包括项目立项文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。（三）整理步骤1.文书档案：装订：去除文件上的金属物，采用A4纸规格进行左侧装订整齐。分类：按照年度机构保管期限分类方案，对文件进行分类。编号：编制档案编号，采用“全宗号年度保管期限流水号”的形式。编目：填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。装盒：将整理好的文件装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊相关信息。2.科技档案：项目组在项目实施过程中，指定专人负责收集、整理项目文件材料，按照项目阶段类别进行分类。对项目文件材料进行编号、编目，建立项目档案目录清单。绘制项目相关图纸，标注准确、清晰，与文字材料一并归档。将项目档案材料整理成册，装入档案盒或档案柜保管。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定，对各类人事档案材料进行分类排序。对每份档案材料进行编号、编目，建立人事档案目录。对人事档案进行装订、装盒，填写档案盒封面、盒脊相关信息。4.财务档案：会计人员按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理。对会计档案进行编号、编目，填写会计档案目录。将会计档案装订成册，装入档案盒或档案柜保管，注明档案所属年度、类别等信息。5.基建档案：工程项目建设过程中形成的各类文件材料，由项目建设单位负责收集、整理，按照工程项目分类。对基建档案进行编号、编目，建立基建档案目录清单。将基建档案材料整理成册，装入档案盒或档案柜保管，标注工程项目名称、建设时间等信息。五、档案归档（一）归档要求1.各科室、单位兼职档案人员整理好的档案，应按时移交局办公室。2.移交的档案应符合整理规范要求，档案盒、档案目录等应填写完整、准确。3.局办公室对接收的档案进行认真核对，对不符合要求的档案，应退回原科室、单位重新整理。（二）归档时间每年[具体时间]前，各科室、单位完成上一年度档案的整理并移交局办公室归档。（三）归档手续1.移交档案时，双方应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交时间等信息，双方签字确认。2.档案移交清单一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。六、档案保管（一）保管场所1.局办公室设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管措施1.对档案进行分类存放，并在档案架上标注清晰的标识，便于查找。2.定期对档案库房进行检查，检查档案的保管状况、库房温湿度等情况，做好记录。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.按照档案保管期限，对到期档案进行鉴定，及时剔除无保存价值的档案。5.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房，确保档案安全。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。3.对电子档案的元数据进行规范管理，保证电子档案的真实性、完整性和可读性。4.严格控制电子档案的访问权限，防止电子档案信息泄露。（四）特殊载体档案保管1.对照片、录音、录像等特殊载体档案，应进行分类整理，标注相关信息。2.照片应冲印成纸质照片并装入相册或档案袋保管，同时保存电子照片；录音、录像应转录成光盘或其他存储介质保管，并建立目录清单。3.特殊载体档案应与纸质档案一同存放于档案库房，确保安全。七、档案利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系需要查阅本局相关档案，须经局领导批准。3.司法机关等依法查阅本局档案，应按照相关法律程序办理手续。（二）利用方式1.查阅：本局工作人员可直接到档案库房查阅档案，填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经科室负责人、局办公室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体天数]，借阅人应妥善保管档案，不得涂改、转借、丢失。到期应及时归还档案。3.复制：如需复制档案，应填写档案复制申请表，经批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案利用专用章。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息，定期对档案利用情况进行统计分析。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定。2.对保管期满且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经局领导批准后，方可实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行销毁处理。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人应在档案销毁清册上签字确认。九、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量