建设单位档案室管理制度

PAGE建设单位档案室管理制度一、总则（一）目的为加强建设单位档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在建设项目中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本建设单位各部门及参与建设项目的相关单位在项目建设过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：建设单位档案室对本单位及项目档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案资料应如实反映建设项目的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集建设项目各环节形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责建设项目档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对各部门及相关单位的档案工作进行监督、指导和检查。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门在建设项目中形成的各类文件材料的收集、整理，并按规定时间移交档案室。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案的整理、归档等工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。（三）项目负责人职责1.负责组织、协调项目建设过程中档案工作的开展，确保项目档案工作与项目建设同步进行。2.督促项目各参建单位及时整理、归档项目档案，对档案的质量和完整性负责。3.协助档案室做好项目档案的验收工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.勘察设计文件：地质勘察报告、初步设计、施工图设计等。3.工程招投标文件：招标文件、投标文件、评标报告等。4.合同文件：建设工程施工合同、监理合同、材料设备采购合同等。5.施工过程文件：施工组织设计、施工日志、工程变更通知、隐蔽工程验收记录、检验检测报告等。6.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单等。7.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。8.其他与项目建设有关的文件材料，如会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.各部门及相关单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.对项目建设过程中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类、整理，做到字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.收集的档案资料应原件齐全，如有特殊情况无法提供原件的，应提供清晰的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照建设项目的阶段和类别进行分类，一般分为工程前期文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，编制案卷封面、卷内备考表等。4.采用纸质档案与电子档案同步整理的方式，确保两种载体档案的一致性。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.项目前期文件在项目立项后及时归档。2.勘察设计文件在设计任务完成后归档。3.工程招投标文件在招投标活动结束后归档。4.合同文件在签订后及时归档。5.施工过程文件应随工程进度同步归档，每月底集中整理移交档案室。6.监理文件应按监理工作阶段及时归档。7.竣工验收文件在项目竣工验收合格后三个月内归档。（二）归档程序1.各部门及相关单位档案管理人员按照整理要求对本部门形成的档案进行初步整理，编制档案移交清单。2.将整理好的档案移交至档案室，档案室进行核对、验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案室对验收合格的档案进行登记、编号，存入档案库房。（三）保管要求1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、完整。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.项目建设相关单位因工作需要查阅项目档案。3.司法机关、行政机关等因工作需要查阅与建设项目有关的档案。（二）利用手续1.本单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经建设单位档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经建设单位分管领导批准。（三）利用方式1.档案室应设立专门的查阅场所，为利用者提供必要的查阅条件。2.利用者可在查阅场所查阅档案，如需复印、摘录档案内容，应经档案室同意，并按规定办理相关手续。3.档案一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，需经建设单位档案管理部门负责人批准，并限期归还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合建设项目的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员及档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.根据档案的重要性、完整性、系统性等因素，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经建设单位分管领导批准后，由档案室负责组织销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并对销毁过程进行记录，监销人应在销毁清册上签字。4.销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立建设单位档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的目录信息和全文信息录入档案管理信息系统。4.挂接存储：将数字化档案与对应的目录信息进行挂接，存储在服务器或存储设备上。（三）信息系统管理1.建立档案管理信息系统操作规范，明确系统管理员、档案录入员等人员的职责。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.加强对档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。八、监督与检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。（二）监督检查方式1.定期检查：档案室每年对各部门及相关单位的档案工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的突出问题或重要事项，进行专项