市委统战部档案管理制度

PAGE市委统战部档案管理制度一、总则（一）目的为加强市委统战部档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和开发，为市委统战部各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市委统战部机关各科室、所属事业单位以及与市委统战部有工作往来的相关单位在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：市委统战部档案工作实行集中统一管理，由办公室负责档案管理工作，对各类档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.真实性原则：档案应如实反映工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理工作中形成的各类文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及党和国家机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则：建立科学合理的档案管理体系，提高档案的检索效率和利用价值，方便档案的查阅和使用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以市委统战部部长为组长，分管办公室的副部长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导档案管理工作的开展。（二）办公室办公室作为市委统战部档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善市委统战部档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁和移交。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。7.负责对各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（三）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程，认真履行职责，做好档案管理的各项工作。其主要职责包括：1.负责档案的具体收集整理工作，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目等处理。2.按照档案管理规范，对档案进行整理、装订、上架，确保档案的整齐有序。3.负责档案的日常保管和维护，定期对档案进行检查，发现问题及时处理。4.为档案查阅利用提供服务，按照规定办理档案查阅手续，及时准确地提供所需档案。5.协助办公室主任做好档案管理的其他工作。（四）各科室职责各科室负责本科室工作中形成的文件材料的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作，确保本科室档案的完整和安全。其主要职责包括：1.负责本科室各类文件材料的收集、积累和整理，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本科室文件材料进行分类整理，定期移交办公室。3.配合办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供相关的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围市委统战部档案收集范围包括：1.上级机关下发的与市委统战部工作相关的文件、指示、通知等。2.市委统战部形成的各类文件、会议记录、纪要、工作计划、总结、报告、简报等。3.统战工作中形成的各类报表、统计资料、调研材料等。4.统战对象的基本情况、工作动态、重要活动等方面的材料。5.与其他部门、单位的往来文件、函件、协议、合同等。6.本部门组织开展的各类活动的文件材料、照片、音像资料等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，确保文件材料的真实性和有效性。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政工作类、统战业务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。4.装订：对整理好的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.上架：将装订好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于保管和利用。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件较好的位置。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿机等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。2.对纸质档案应进行分类存放，按照编号顺序排列上架，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份存储，定期进行数据维护和更新，确保电子档案的完整性和可读性。4.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等，确保档案的安全保密。5.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和利用价值，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理领导小组组织，办公室、各科室负责人及档案管理人员参加，对档案进行全面审查和评估。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，经档案管理领导小组批准后，予以销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，确保档案销毁过程的安全、彻底。5.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。五、档案的利用（一）利用范围市委统战部档案主要用于以下方面：1.为市委统战部的各项工作提供决策依据和参考资料。2.为统战对象提供相关服务，如查询个人档案、了解政策法规等。3.为历史研究、编史修志等提供档案资料。4.其他需要利用档案的情况。（二）利用方式1.查阅：档案查阅应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息，经办公室负责人批准后，方可查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅内容、归还日期等信息，经办公室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制日期、复制人姓名、单位、复制内容等信息，经办公室负责人批准后，方可复制。复制档案应保证其内容的完整性和准确性，不得擅自篡改。（三）利用要求1.档案利用人员应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。2.查阅档案应在指定地点进行，不得将档案带出档案库房。如需带出，应经办公室负责人批准，并办理相关手续。3.借阅档案应按时归还，如遇特殊情况不能按时归还的，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。4.复制档案应按照规定的程序进行，复制的档案应加盖档案管理部门的印章，注明复制日期和出处。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立市委统战部档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发档案管理软件，实现档案的录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设：建立档案管理局域网，实现档案信息的共享和传输。4.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，采取数据备份恢复、用户认证、访问控制、防火墙等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，认真做好档案信息的录入、维护和更新工作。2.严格遵守档案信息化安全管理制度，加强用户管理，设置不同的用户权限，防止档案信息的泄露和滥用。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据的安全。4.做好档案信息化数据的备份工作，定期将档案数据备份到存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。七、监督与检查（一）监督检查机制建立健全档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节。2.档案管理人员的工作情况，包括工作态度、业务能力、遵守纪律等方面。3.档案库房的安全管理情况，包括设施设备的运行状况、环境卫生等方面。4.档案信息化管理情况，包括系统的运行情况、数据的安全情况等方面。（三）监督检查方式1.定期检查：由办公室组织，每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，随时对档案管理工作的某个环节