项目部施工档案管理制度

PAGE项目部施工档案管理制度一、总则目的为加强项目部施工档案管理，确保施工档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运营及后续维护提供可靠依据，特制定本制度。适用范围本制度适用于项目部在施工过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》等相关法律法规及行业标准制定。管理原则1.集中统一管理原则：项目部设立专门的档案管理部门或指定专人负责施工档案的集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则：施工档案应如实反映项目建设的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集项目建设过程中形成的各类文件资料，保证档案的完整性。4.规范性原则：档案管理应符合国家及行业相关标准和规范，确保档案的质量。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便项目各部门及相关人员查阅和使用。二、档案管理职责档案管理部门职责1.负责制定和完善项目部施工档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好施工文件资料的收集、整理、归档工作。3.负责施工档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。4.建立施工档案数据库，实现档案信息的数字化管理，提高档案检索和利用效率。5.定期对施工档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和完整。6.负责向建设单位、行业主管部门等移交竣工档案，并办理相关手续。项目负责人职责1.负责本项目施工档案管理工作的领导和组织协调，确保档案管理工作与项目建设同步进行。2.督促各部门及时完成施工文件资料的收集、整理和归档工作，对档案管理工作中存在的问题及时进行解决。3.审核重要施工文件资料，确保档案内容真实、准确、完整。4.配合档案管理部门做好竣工档案的移交工作。各部门职责1.负责本部门在施工过程中形成的文件资料的收集、整理和归档工作，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.明确专人负责本部门的档案管理工作，确保档案资料的完整性和准确性。3.在项目建设过程中，积极配合档案管理部门做好档案管理相关工作。三、施工档案的分类与归档范围工程前期文件1.项目立项批复文件2.可行性研究报告及批复3.环境影响评价报告及批复4.建设用地规划许可证5.建设工程规划许可证6.施工许可证7.工程招投标文件8.勘察、设计合同9.其他与工程前期相关的文件施工过程文件1.施工管理文件施工组织设计施工方案技术交底记录工程开工报告工程暂停令工程复工令工程变更通知单工程洽商记录施工日志其他施工管理文件2.施工技术文件施工图纸会审记录施工技术交底记录施工测量放线记录地基与基础工程施工记录主体结构工程施工记录防水工程施工记录电气工程施工记录给排水及采暖工程施工记录通风与空调工程施工记录电梯工程施工记录其他施工技术文件3.施工物资文件工程物资选样送审表工程物资进场报验表原材料、构配件、设备质量证明文件材料、构配件、设备检验报告材料、构配件、设备复试报告其他施工物资文件4.施工记录文件隐蔽工程验收记录预检记录施工试验记录施工质量验收记录其他施工记录文件5.施工安全与环境管理文件安全生产许可证安全技术措施交底记录安全检查记录安全教育培训记录安全事故报告及处理记录环境保护措施及记录其他施工安全与环境管理文件竣工验收文件1.单位（子单位）工程竣工验收报告2.工程竣工验收备案表3.工程质量保修书4.工程竣工决算报告5.工程竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水、采暖、通风与空调等专业竣工图）6.工程竣工验收会议纪要7.其他竣工验收文件四、施工档案的收集与整理收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在施工过程中形成的文件资料，并确保文件资料的真实性、完整性和准确性。2.对于外来文件，如设计变更通知、工程洽商记录等，应及时进行签收、登记，并传递给相关部门。3.施工过程中形成的电子文件，应按照档案管理部门的要求进行收集和整理，确保电子文件的可读性和完整性。整理要求1.施工档案应按照分类标准进行分类整理，确保档案的系统性和逻辑性。2.每份文件应进行编号，并编制相应的目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息。3.对于图纸类文件，应进行折叠，并在右下角加盖竣工图章。竣工图章应包括施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期等信息。4.施工档案应采用耐久性强的书写材料进行书写或绘制，禁止使用易褪色的书写材料。5.整理好的施工档案应进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。五、施工档案的归档与保管归档要求1.各部门应在规定的时间内将整理好的施工档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门应按照档案分类标准对移交的档案进行审核，对于不符合要求的档案，应及时返回原部门进行补充或整改。3.审核通过的档案应进行归档，并建立相应的档案台账，记录档案的编号、名称、日期、来源、归档时间等信息。保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案库房的安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的索引，便于查找和利用。4.对于电子档案，应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。5.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。六、施工档案的利用与借阅利用要求1.项目部各部门及相关人员因工作需要查阅施工档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》的内容，及时提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人、查阅内容、归还日期等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.档案管理人员应积极配合查阅人员的工作，提供必要的帮助和指导，确保查阅工作的顺利进行。借阅要求1.因特殊原因需要借阅施工档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经部门负责人和项目负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门应根据《档案借阅申请表》的内容，对借阅申请进行审核，对于符合要求的借阅申请，应办理借阅手续，并将档案交给借阅人。借阅手续应包括借阅日期、借阅人、借阅内容、归还日期、借阅期限等信息。3.借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人或擅自涂改、损坏、丢失档案。如需延期归还档案，应提前办理续借手续。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决，并做好记录。七、施工档案的鉴定与销毁鉴定要求1.档案管理部门应定期对施工档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种，其中永久保管的档案是指对项目建设、运营及后续维护具有重要价值的档案；长期保管的档案是指对项目建设、运营及后续维护具有一定价值的档案，保管期限为10年至50年；短期保管的档案是指对项目建设、运营及后续维护价值较小的档案，保管期限为1年至5年。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业人员组成。鉴定小组应按照档案鉴定标准，对档案进行逐一审查，确定档案的保管期限。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，鉴定报告应包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定依据、鉴定结果等信息。鉴定报告应由鉴定小组负责人签字确认，并报项目负责人审核批准。销毁要求1.对于已到保管期限且无保存价值的施工档案，应按照规定进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并经项目负责人审核批准。2.档案销毁工作应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责实施。监销人员应认真监督档案销毁过程，确保档案销毁彻底、安全