档案信息数据库管理制度

PAGE档案信息数据库管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案信息数据库的管理，确保档案信息的安全、完整、有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案信息数据库管理的部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案信息管理活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障档案信息数据库的安全，防止信息泄露、篡改、丢失等情况发生。3.完整性原则：保证档案信息的全面、准确收集与录入，维护档案信息的完整性。4.可利用性原则：优化档案信息数据库管理，提高信息检索与利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案信息数据库管理职责分工（一）管理部门职责1.综合管理部门负责制定和完善档案信息数据库管理制度，并监督执行。统筹协调各部门档案信息的收集、整理、录入等工作，确保档案信息的完整性和准确性。定期组织对档案信息数据库的评估和审查，提出改进建议。负责档案信息数据库的安全管理，包括网络安全、数据备份与恢复等工作。2.业务部门职责按照公司档案管理要求，负责本部门档案信息的收集、整理和初步审核，确保档案资料真实、完整、准确。及时将整理好的档案信息提交给综合管理部门进行录入数据库，并配合综合管理部门完成数据的核对与完善工作。在日常工作中，根据实际需要，合理利用档案信息数据库中的资源，为业务开展提供支持。（二）管理人员职责1.数据库管理员负责档案信息数据库的日常维护与管理，包括数据录入、更新、删除等操作。定期对数据库进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。监控数据库运行状态，及时处理系统故障和异常情况，保障数据库的正常运行。协助各部门进行档案信息的查询和利用，提供技术支持。2.安全管理员制定并实施档案信息数据库的安全策略，包括用户权限管理、访问控制、防火墙设置等。定期进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。负责对员工进行安全培训，提高员工的安全意识和操作规范。处理安全事件，及时向上级报告，并配合相关部门进行调查和处理。三、档案信息收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括但不限于行政文件、业务合同、财务报表、技术文档等。2.员工个人档案，如入职资料、培训记录、绩效考核结果等。3.公司重大活动、项目的相关资料，如策划方案、会议纪要、成果报告等。4.其他与公司运营管理相关的具有保存价值的信息。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案信息的收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.收集的档案资料应保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或丢失。3.对于电子文件，应确保格式规范、内容清晰，便于后续整理和录入。（三）整理规范1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.对每份档案进行编号，建立唯一的标识，便于查询和管理。3.编制档案目录，详细记录档案的名称、编号、日期、来源等信息，确保目录与档案内容一致。四、档案信息录入与审核（一）录入流程1.业务部门将整理好的档案资料提交给综合管理部门。2.综合管理部门安排数据库管理员进行录入工作，录入过程中应严格按照档案目录和相关规范进行操作，确保数据准确无误。3.录入完成后，数据库管理员应进行初步自查，核对录入数据与原始档案资料是否一致。（二）审核机制1.设立专门的审核岗位或由经验丰富的管理人员对录入的档案信息进行审核。2.审核内容包括数据的准确性、完整性、规范性等，审核人员应认真核对每一条记录，发现问题及时反馈给录入人员进行修改。3.审核通过后的档案信息方可正式存入数据库。五、档案信息数据库安全管理（一）网络安全1.建立防火墙，限制外部非法网络访问，防止网络攻击和恶意入侵。2.定期更新防火墙规则和安全策略，以应对不断变化的网络安全威胁。3.对内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限。（二）数据备份与恢复1.制定数据备份计划，定期对档案信息数据库进行全量备份和增量备份。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。3.定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够快速、准确地恢复数据。（三）用户权限管理1.根据员工的工作职责和业务需求，设定不同的数据库访问权限。2.严格控制用户对敏感档案信息的访问，实行分级授权管理，确保信息安全。3.定期审查用户权限，及时调整因岗位变动或业务调整而需要变更的权限设置。（四）安全审计1.建立安全审计机制，对档案信息数据库的操作进行实时监控和记录。2.定期对审计记录进行分析，发现异常操作及时进行调查和处理。3.配合内部审计和外部监管机构的检查，提供相关的安全审计报告和资料。六、档案信息利用与查询（一）利用原则1.档案信息的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保信息的正确使用。2.严格按照公司规定的流程和权限进行档案信息的查询和利用，不得擅自扩大使用范围。（二）查询流程1.员工因工作需要查询档案信息时，应填写查询申请表，注明查询内容、目的和用途。2.查询申请表经所在部门负责人审批后，提交给综合管理部门。3.综合管理部门根据审批结果，安排数据库管理员进行查询，并按照规定提供相应的档案信息。（三）利用方式1.提供电子文档查阅，确保查阅过程中不损坏原始数据。2.根据需要，可提供打印、复制等服务，但应严格控制副本数量，并做好登记备案。3.对于涉及机密的档案信息，应采取加密、脱敏等措施后提供利用。七、档案信息数据库的维护与更新（一）日常维护1.数据库管理员应每日检查数据库运行状态，确保系统正常运行，无异常报错。2.及时清理数据库中的冗余数据，优化数据库性能，提高数据查询效率。3.对数据库的存储设备进行定期检查，确保存储空间充足，设备运行稳定。（二）数据更新1.当档案信息发生变更时，相关部门应及时通知综合管理部门进行更新。2.数据库管理员按照规定的流程对变更后的档案信息进行录入、审核和更新操作，确保数据库信息的及时性和准确性。3.定期对档案信息进行全面梳理，发现需要更新或补充的信息，及时组织相关部门进行处理。八、档案信息数据库的保密管理（一）保密制度1.制定严格的档案信息保密制度，明确保密责任和义务。2.对涉及公司机密的档案信息进行严格保密，防止信息泄露给无关人员。（二）人员管理1.加强对档案信息管理相关人员的保密教育和培训，提高保密意识。2.与员工签订保密协议，明确保密责任和违约责任，约束员工行为。（三）保密措施1.对存储档案信息的服务器、存储设备等采取物理安全防护措施，防止信息被窃取。2.在传输档案信息时，采用加密技术，确保信息传输过程中的安全性。3.对涉及保密信息的操作进行严格记录，以便追溯和审计。九、档案信息数据库管理的监督与考核（一）监督机制1.综合管理部门定期对档案信息数据库管理工作进行内部监督检查，发现问题及时督促整改。2.接受公司内部审计部门的监督审计，配合审计工作，提供相关资料和信息。（二）考核办法1.制定档案信息数据库管理工作考核指标，包括档案信息的完整性、准确性、安全性、利用效率等方面。2.对各部门及相关人员的档案信息数据库管理工作进行年度考核，考核结果与绩效挂钩。3.对于在档案信息数据库管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于工作不力、造成严重后果的，进行相应的处罚。十、附则（一）解释权本制度由公司综合管理部门