档案制度流程模板图解法

PAGE档案制度流程模板图解法一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案制度流程模板图解法。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）相关法律法规及行业标准引用1.《中华人民共和国档案法》2.《机关档案工作条例》3.《企业档案管理规定》4.国家及行业关于档案管理的其他相关标准和规范（四）定义与术语1.档案：指公司/组织在各项活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等材料。2.档案制度流程模板图解法：通过绘制详细的流程图和配以清晰的文字说明，直观展示档案管理各个环节的操作步骤、责任主体和时间要求等，以规范档案管理工作流程，提高工作效率和质量。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度、流程和标准。2.指导、监督和检查各部门档案管理工作。3.集中统一管理公司/组织各类档案，确保档案的安全和完整。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作。5.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高员工档案意识。（二）各部门兼职档案员职责1.在档案管理部门的指导下，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照档案管理制度和流程，定期对本部门档案进行清查核对，确保档案的准确性和完整性。3.及时向档案管理部门报送本部门档案管理工作情况和相关统计报表。4.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案不受损坏、丢失和泄密。4.熟练掌握档案检索工具和利用方法，为档案利用者提供高效、准确的服务。5.参与档案的鉴定、销毁等工作，按照规定程序办理相关手续。三、档案收集（一）收集范围1.公司/组织在经营管理、生产活动、科研开发、行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料。2.上级机关、相关单位发来的与公司/组织有关的文件、通知、函件等。3.公司/组织对外签订的合同、协议、章程、报表、统计资料等。4.公司/组织内部的会议文件、工作计划、总结、报告、请示、批复等。5.公司/组织的产品研发、生产工艺、质量控制等方面的文件材料。6.公司/组织的财务文件、审计报告、税务资料等。7.公司/组织的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。8.公司/组织的声像档案、电子档案等其他形式的档案材料。（二）收集时间要求1.各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将其收集齐全，并移交本部门兼职档案员进行初步整理。2.对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在活动结束后的[X]个工作日内完成收集和整理工作。3.项目结束后，项目负责人应在[X]个工作日内将项目相关文件材料收集齐全，并移交档案管理部门。（三）收集方式1.主动收集：档案管理人员定期到各部门进行档案收集，了解文件材料形成情况，及时进行收集。2.部门移交：各部门兼职档案员按照规定时间，将本部门收集整理好的档案移交档案管理部门。3.特殊情况收集：对于因特殊原因未能及时移交的档案，档案管理人员应及时与相关部门沟通协调，确保档案的及时收集。（四）收集注意事项1.收集的文件材料应真实、完整、准确，不得擅自涂改、伪造或销毁。2.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份存储。3.收集的文件材料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续的整理和归档工作。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管、统计、检索和编研等工作。（二）整理步骤1.分类根据档案的来源、时间、内容和形式等因素，将档案分为[具体分类名称，如文书档案、科技档案、人事档案等]。在每一类档案中，再按照具体事项或主题进行二级分类。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。编号方法可采用数字编号法、字母编号法或数字与字母混合编号法等，具体编号规则应在制度中明确规定。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内首页，另一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，避免损坏文件内容。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。档案盒应按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。（三）整理要求1.整理档案时应保持文件材料的原貌，不得随意剪裁、拼接或涂改。2.对于破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.整理过程中应做好记录，包括整理时间、整理人员、档案数量等信息，以便日后查询和统计。五、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司/组织档案管理制度为依据，准确判定档案的保存价值。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。3.确保鉴定结果客观、公正、准确，避免误判或漏判。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的保存价值进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性：核实档案内容是否真实可靠，有无伪造、篡改等情况。2.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，有无缺页、漏项等问题。3.档案的准确性：审查档案内容是否准确无误，数据是否真实可靠。4.档案的关联性：判断档案与公司/组织业务活动的关联程度，是否具有保存价值。5.档案的时效性：考虑档案形成时间和当前实际需求，确定其是否仍具有参考价值。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审阅档案内容，根据鉴定原则和标准，对档案的保存价值进行判断。2.集体鉴定法：对于重要档案或存在争议的档案，由鉴定小组进行集体讨论，形成鉴定意见。3.专家咨询法：对于专业性较强的档案，可咨询相关领域的专家，听取专家意见，确保鉴定结果的准确性。（五）鉴定结果处理1.保管期限确定：根据鉴定结果，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为[X]年的档案，主要是反映公司/组织一般工作活动，在一定时期内对公司/组织有查考利用价值的档案。短期保管的档案：保管期限为[X]年的档案，主要是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案。2.销毁处理：对于经过鉴定确定无保存价值或保管期限已满且无继续保存必要的档案，应按照规定程序进行销毁。编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。经档案鉴定小组审核、公司/组织领导批准后实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。六、档案保管（一）保管场所要求1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案安全。2.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案存放方式1.按照档案的类别、保管期限、编号顺序等进行排列存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜存放，档案柜应排列整齐，标识清晰。3.对于电子档案，应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份存储，并按照一定的分类标准进行存储管理。同时，应建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（三）保管期限管理1.对保管期限已满的档案，应及时进行鉴定和处理，按照规定程序进行销毁或延长保管期限。2.定期对档案保管期限进行检查和核对，确保档案保管期限的准确性和合理性。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全管理。2.严格执行档案出入库登记制度，档案管理人员应认真核对档案出入库数量、日期、借阅人员等信息，并做好记录。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故发生。4.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。对于重大安全隐患，应及时报告公司/组织领导，并采取有效措施进行整改。七、档案检索（一）检索工具建设1.建立档案目录数据库，将档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息录入数据库，实现档案信息的计算机检索。2.编制档案检索指南，详细介绍档案检索工具的使用方法、检索途径和检索技巧等，便于档案利用者查询和利用档案。3.根据档案管理需要，不断完善档案检索工具，增加检索字段和检索功能，提高检索效率和准确性。（二）检索途径1.题名检索：通过档案题名进行检索，可快速定位到所需档案。2.编号检索：按照档案编号进行检索，适用于已知档案编号的情况。3.责任者检索：根据档案责任者进行检索，可查找特定人员形成的档案。4.日期检索：按照档案形成日期进行检索，可获取特定时间段内的档案。5.关键词检索：利用档案内容中的关键词进行检索，可扩大检索范围，提高检索准确性。（三）检索服务1.档案管理人员应熟练掌握档案检索工具和检索方法，为档案利用者提供准确、高效的检索服务。2.对于档案利用者提出的检索需求，应认真听取，详细记录，并及时进行检索和反馈。3.根据档案利用者的实际需求，提供个性化的检索服务，如提供相关档案线索、编制专题档案目录等。八、档案编研（一）编研内容1.根据公司/组织发展需要和档案利用需求，开展档案编研工作。编研内容可包括公司/组织大事记、重要文件汇编、专题资料集、统计数据汇编等。2.对档案中的重要信息进行提炼和加工，形成有价值的编研成果，为公司/组织决策、管理、科研等工作提供参考依据。（二）编研方法1.选题：根据公司/组织实际情况和档案资源状况，确定编研选题。选题应具有针对性、实用性和前瞻性。2.选材：从档案中选取与编研选题相关的文件材料，并进行筛选和整理。选材应注重档案的真实性、完整性和代表性。3.编纂：按照一定的体例和格式，对选取的档案材料进行编纂，形成编研成果初稿。编纂过程中应注意语言规范、逻辑清晰、内容准确。4.审核：编研成果初稿完成后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括编研成果的内容准确性、体例规范性、语言表达等方面。审核通过后，方可正式出版或使用。（三）编研成果利用1.将编研成果提供给公司/组织内部各部门，作为工作参考资料，为公司/组织决策、管理、科研等工作提供支持。2.根据编研成果的性质和特点，通过内部刊物、网站、会议等形式进行宣传和推广，提高编研成果的影响力和利用率。3.鼓励员工积极参与档案编研工作，对在编研工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励。九、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司/组织外部单位因履行法定职责或合作需要查阅、借阅档案。3.个人因合法权益需要查阅、借阅与其相关的档案。（二）利用流程1.申请：档案利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用档案名称、数量、利用时间等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.审批：档案管理部门对档案利用申请表进行审核，根据档案利用范围和审批权限，报相关领导审批。3.查阅：经审批同意后，档案利用者凭有效证件到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应按照规定为档案利用者提供必要的服务，并做好查阅记录。4.借阅：如需借阅档案，档案利用者应与档案管理部门签订档案借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保管责任等事项。档案管理人员应按照协议要求办理借阅手续，并将档案交付借阅者。5.归还：档案利用者应在规定期限内归还借阅的档案。档案管理人员在接收归还档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与档案利用者沟通解决。（三）利用注意事项1.档案利用者应严格遵守档案管理制度和利用流程，不得擅自涂改、伪造、转借、复印档案。2.查阅、借阅档案时，