人事部技术档案管理制度

PAGE人事部技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案的科学管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术档案在公司生产、经营、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司人事部对技术档案的管理工作，包括技术档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、保密、鉴定、销毁等环节。（三）定义1.技术档案：指公司在生产、科研、技术改造、技术引进等活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，按照规定的程序和要求，整理成案卷，移交档案室保存的过程。3.保管期限：根据技术档案的重要程度和历史价值，确定其保存的时间长度，分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司技术档案由人事部档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：技术档案应如实反映公司技术活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司技术活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的技术档案进行保密管理。二、档案收集（一）收集范围1.产品研发档案：包括产品设计方案、技术图纸、工艺文件、实验报告、测试数据等。2.生产技术档案：如生产工艺流程、操作规程、质量控制文件、设备维护记录等。3.技术改造档案：涵盖技术改造项目的立项报告、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、验收报告等。4.技术引进档案：包括技术引进合同、技术资料、消化吸收报告等。5.科研项目档案：如科研项目立项申请书、研究计划、实验记录、研究成果报告等。6.知识产权档案：专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。7.其他与技术相关的文件材料，如技术会议纪要、技术交流材料、技术培训资料等。（二）收集渠道1.各部门在技术活动结束后，应及时将形成的文件材料整理后移交人事部档案室。2.公司内部的技术人员、管理人员等应主动向档案室提交与技术工作相关的文件材料。3.对于外部获取的技术文件材料，如合作单位提供的资料、购买的技术资料等，由相关部门负责收集后移交档案室。（三）收集要求1.各部门应明确专人负责技术文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表清楚、签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对于重要的技术文件材料，应进行备份，以防原件丢失或损坏。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类：按照技术档案的类别进行分类，如产品研发类、生产技术类、技术改造类等。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法组成案卷，如按项目、时间、问题等进行组卷。3.编号：为每个案卷编制唯一的编号，以便于管理和检索。4.编目：对案卷内的文件材料进行编目，包括文件题名、日期、页号、保管期限等。（三）整理流程1.收集人员将收集到的文件材料进行初步整理，去除无关的材料，对文件进行分类。2.档案室工作人员对初步整理后的文件材料进行进一步审核和整理，按照整理方法进行组卷、编号、编目等工作。3.整理完成后，将整理好的技术档案移交档案室进行保管。四、档案归档（一）归档时间1.一般情况下，各部门应在技术活动结束后的[规定时间]内将整理好的文件材料移交档案室归档。2.对于重大技术项目或紧急技术任务，应在任务完成后的[特殊规定时间]内及时归档。（二）归档程序1.各部门填写《技术档案归档清单》，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案室工作人员对移交的档案进行核对，确认无误后在《技术档案归档清单》上签字。3.档案室按照档案编号顺序将归档的档案上架存放，并建立档案目录数据库。（三）归档要求1.归档的档案应齐全完整，符合整理要求。2.档案的编号应连续、规范，不得重复或遗漏。3.归档清单应一式两份，一份由档案室留存，一份由移交部门留存。五、档案保管（一）保管环境1.档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室温度应控制在[适宜温度范围]℃，相对湿度应控制在[适宜湿度范围]%。3.档案室应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在服务器或光盘等存储介质上，并定期进行备份。2.对于重要的技术档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）保管期限1.根据技术档案的重要程度和历史价值，确定其保管期限。保管期限分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）。2.保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，不得随意更改。（四）档案清查1.档案室应定期对技术档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成报告，上报公司领导，并作为档案管理工作考核的依据。六、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅技术档案的，应填写《技术档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案室查阅。2.查阅涉及公司机密的技术档案，需经公司主管领导批准，并在档案室工作人员的陪同下查阅。3.外部单位因工作需要查阅公司技术档案的，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时应严格遵守公司的保密规定，不得擅自复制、摘抄档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员填写《技术档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、查阅目的、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案室办理查阅手续，档案室工作人员根据申请表提供相应的档案。3.查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室工作人员对档案进行核对，确认无误后办理归还手续。（三）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。如有违反，将依法追究其责任。七、档案借阅（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅技术档案的，应填写《技术档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案室借阅。2.借阅涉及公司机密的技术档案，需经公司主管领导批准，并在档案室办理借阅登记手续后，方可借阅。3.外部单位因工作需要借阅公司技术档案的，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可借阅。借阅时应签订借阅协议，明确双方的权利和义务。（二）借阅程序1.借阅人员填写《技术档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、借阅目的、借阅时间等信息。2.申请表经批准后，借阅人员到档案室办理借阅登记手续，档案室工作人员根据申请表提供相应的档案，并在借阅登记册上记录借阅情况。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅完毕后，借阅人员应及时将档案归还档案室，档案室工作人员对档案进行核对，确认无误后办理归还手续，并注销借阅登记。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。2.借阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。如有违反，将依法追究其责任。3.借阅的档案如有丢失、损坏等情况，借阅人员应及时报告档案室，并承担相应的赔偿责任。八、档案保密（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、产品配方、工艺流程、客户信息等内容的技术档案。2.公司尚未公开的科研成果、技术方案、发展规划等文件材料。3.其他按照国家法律法规和公司规定需要保密的技术档案。（二）保密措施1.档案室应建立严格的保密制度，对涉及保密的技术档案进行单独存放，并设置明显的保密标识。2.档案室工作人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。对因工作需要接触保密档案的人员，应进行保密教育，并签订保密协议。3.对保密档案的查阅、借阅应严格按照规定的程序进行审批，确保档案内容不被泄露给无关人员。4.加强对档案室的安全管理，安装必要的安全监控设备，防止档案被盗或丢失造成泄密。（三）保密责任1.公司全体员工都有保守技术档案秘密的义务，如有违反保密规定，将依法追究其责任。2.对于因工作失误或故意泄露技术档案秘密给公司造成损失的人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等，并要求其承担相应的赔偿责任。九、档案鉴定（一）鉴定组织成立技术档案鉴定小组，由人事部负责人担任组长，档案室工作人员、相关技术专家等为成员。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容是否准确无误，数据是否真实可靠。3.档案的价值：评估档案对公司生产、经营、科研、管理等工作的参考价值和历史意义。4.档案的保管期限：根据档案的价值和实际情况，重新确定其保管期限。（三）鉴定程序1.鉴定小组定期对技术档案进行鉴定，一般每[鉴定周期]年进行一次全面鉴定。2.鉴定小组根据鉴定内容，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对于需要延长或缩短保管期限的档案，鉴定小组应填写《技术档案鉴定意见书》，经公司主管领导批准后，进行相应的调整。4.鉴定结果应形成报告，上报公司领导，并作为档案管理工作的重要依据。十、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的技术档案。2.经鉴定小组鉴定确认无保存价值的技术档案。3.因保管不善等原因造成损坏、变质且无法修复的技术档案。（二）销毁程序1.档案室填写《技术档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并说明销毁原因。2.《技术档案销