机关档案管理及保密制度

PAGE机关档案管理及保密制度一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，保守国家机密，维护机关正常工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及全体工作人员在档案形成、积累、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存档案。2.真实性原则。档案内容必须真实反映机关工作活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则。全面收集机关工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露，维护国家和机关的安全与利益。5.服务利用原则。充分开发利用档案资源，为机关各项工作提供有效服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是机关档案管理的职能部门，负责本机关档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、统计本机关各类档案，确保档案的齐全完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，编制检索工具，方便档案查询利用。4.开展档案信息化建设，建立和完善档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。5.按照规定向国家和上级主管部门移交档案，定期对档案进行鉴定和销毁。6.负责档案的借阅、查阅、利用等服务工作，为机关各项工作提供档案支持。7.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高机关工作人员的档案意识和业务水平。（二）各部门兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助综合档案室开展相关档案管理工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时提供本部门相关档案信息。4.协助综合档案室开展档案清查、统计等工作，确保本部门档案的准确完整。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案、基建档案等。3.本机关开展业务活动中形成的各类记录、凭证、报表、照片、音像等资料。4.下级机关报送的重要文件、报告、统计资料等。5.其他与本机关工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.收集的文件材料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续的归档工作。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档工作。2.对于一些特殊的文件材料，如重大项目文件、重要会议文件等，应在项目结束或会议结束后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员将初步整理好的档案移交综合档案室，填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合档案室对接收的档案进行再次整理，核对档案的完整性和准确性，按照档案分类方案进行分类、编号、编目等工作。3.将整理好的档案装入档案盒，填写档案盒封面和脊背的相关信息，上架存放。四、档案的整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.人事档案：按照干部档案管理规定进行分类整理。3.财务档案：按照会计档案管理办法进行分类整理。4.基建档案：按照工程项目进行分类整理，包括项目前期文件、施工文件、竣工文件等。5.声像档案：按照载体形式和内容进行分类整理，如照片档案、录音档案、录像档案等。6.电子档案：按照文件类型、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库。（二）编号规则1.文书档案：采用年度、保管期限、流水号相结合的编号方式，如“2023永久001”。2.人事档案：按照干部档案管理规定的编号规则进行编号。3.财务档案：按照会计档案管理办法的编号规则进行编号。4.基建档案：按照工程项目编号，如“项目名称前期001”、“项目名称施工001”等。5.声像档案：按照载体编号，如“照片2023001”、“录像2023001”等。6.电子档案：在电子档案数据库中按照分类编号规则进行编号。（三）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应包含案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等信息。3.卷内文件目录应包含顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息。4.编目应准确、清晰，便于档案的查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.人事档案、财务档案、基建档案等按照相关规定确定保管期限。3.声像档案、电子档案的保管期限与对应的纸质档案相同。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，上报机关领导。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本机关档案管理制度，确保档案利用工作合法、规范。2.坚持保密原则，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理，未经批准不得擅自提供利用。3.遵循方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率，为机关各项工作提供优质服务。（二）利用范围1.机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本机关档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本机关相关档案。4.其他经机关领导批准的单位或个人查阅本机关档案。（三）利用手续1.机关内部工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、原因、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.上级机关、有关部门查阅本机关档案，应出具单位介绍信，注明查阅的档案内容和目的，经机关领导批准后，由综合档案室安排专人负责查阅。3.司法机关、行政执法部门查阅本机关相关档案，应出具相关法律文书，经机关领导批准后，按照规定办理查阅手续。4.其他经机关领导批准的单位或个人查阅本机关档案，应出具单位介绍信或个人有效证件，经机关领导批准后，到综合档案室办理查阅手续。（四）利用方式1.查阅：档案查阅应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定进行登记。2.借阅：档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。七、档案数字化管理（一）数字化范围1.对具有长期保存价值的文书档案、声像档案、电子档案等进行数字化处理。2.优先对利用率高、查阅频繁的档案进行数字化。（二）数字化流程1.档案扫描：采用专业的扫描设备对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整、不失真。2.图像处理：对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立电子档案数据库。4.数据存储：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。（三）数字化管理1.建立数字化档案管理制度，规范数字化档案的收集、整理、存储、利用等流程管理。2.加强对数字化档案的安全管理，采取加密、访问控制等措施，确保数字化档案信息的安全。3.定期对数字化档案进行检查和维护，及时更新和补充档案数据，保证数字化档案的准确性和完整性。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查原则，对档案的内容、来源、形式、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果准确可靠。2.遵循价值鉴定原则，根据档案的历史价值、现实价值和保存价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员及档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其保存价值。2.分析评估法：根据档案的形成规律、利用情况等，对档案的保存价值进行分析评估。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清单，报机关领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并对销毁过程进行记录。3.销毁完毕后，销毁人员和监销人员应在档案销毁清单上签字确认。九、保密制度（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息。2.档案管理过程中形成的各类文件、数据、记录等。（二）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对档案查阅、借阅等过程进行严格登记，确保档案流向可追溯。4.对涉及保密的档案信息，应采取加密