档案管理制度考试及答案

PAGE档案管理制度考试及答案一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司各项活动的全过程，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组公司成立档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。档案管理领导小组负责审议档案管理工作的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）综合管理部门综合管理部门是公司档案管理的职能部门，负责制定和完善档案管理制度，组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，对各部门档案管理工作进行指导和监督。（三）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，指定专人负责档案管理，并接受综合管理部门的指导和监督。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等文件材料。3.公司各项规章制度、办法、规定等文件材料。4.公司年度工作计划、总结、报告等文件材料。5.公司财务报表、审计报告、税务资料等文件材料。6.公司项目立项、可行性研究、设计、施工、验收等过程中形成的文件材料。7.公司市场营销、客户服务等方面的文件材料。8.公司人力资源管理、教育培训等方面的文件材料。9.公司行政管理、后勤保障等方面的文件材料。10.公司对外签订的合同、协议、意向书等文件材料。11.公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来的文件材料。12.公司员工个人档案、荣誉证书等文件材料。13.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的文件材料，并进行整理、分类、编号，确保文件材料的齐全、完整。2.对重要文件材料，应进行备份，防止丢失。3.对涉及公司机密的文件材料，应严格按照保密规定进行管理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容、性质、时间等因素进行分类，一般分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、产品研发、基本建设、设备仪器、会计档案、人事档案等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查阅和管理。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊或装订，使其整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案。具体保管期限参照国家有关规定和公司实际情况确定。（三）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。2.对电子档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，防止数据丢失。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。5.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关部门业务骨干组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其价值。2.查阅档案的利用情况，了解其使用频率和重要性。3.参考国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经公司主管领导批准后，由综合管理部门负责组织销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚毁、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.对已销毁的档案，应在档案目录中注明，并永久保存《档案销毁清册》。六、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：员工可直接到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、日期、用途等内容，经部门负责人批准后，到档案库房办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：员工因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、日期、用途等内容，经部门负责人批准后，到档案库房办理复制手续。复制档案应使用公司统一规定的复制设备和纸张，确保复制件与原件一致。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理人员，不得擅自转借他人。3.外单位查阅公司档案的，应按照规定办理查阅手续，经公司主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅，并对查阅情况进行登记。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容，如需摘抄、复制，应经公司主管领导批准。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、用户认证等方面的措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.应定期对电子档案进行备份，并存储在不同的介质上，防止数据丢失。3.应加强对档案信息化安全保障体系的维护和管理，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。4.应建立电子档案的元数据管理机制，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。八、档案管理监督与考核（一）监督检查综合管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等方面。对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核评价公