集团档案建立与管理制度

PAGE集团档案建立与管理制度一、总则（一）目的为加强集团档案管理，有效保护和利用档案资源，提高集团管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则集团档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则严格遵守国家有关法律法规，依法开展档案管理工作。3.服务利用原则充分发挥档案的服务作用，为集团各项工作提供有力支持。4.安全保密原则确保档案的安全，严格保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门集团设立档案管理部门，负责集团档案的统筹管理工作。其职责包括：1.制定和完善集团档案管理制度。2.指导、监督和检查所属各单位的档案管理工作。3.集中管理集团重要档案，建立档案数据库。4.组织档案的整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。5.开展档案信息化建设，提高档案管理效率。（二）各单位档案管理职责所属各子公司、分公司应设立档案管理岗位或指定专人负责本单位档案管理工作，其职责包括：1.贯彻执行集团档案管理制度。2.负责收集、整理、保管本单位的各类档案。3.定期向集团档案管理部门移交应归档的档案。4.积极配合集团档案管理部门开展档案管理工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规定。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。3.做好档案的保管、保护工作，确保档案安全。4.积极提供档案利用服务，满足集团各项工作需求。5.参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类集团档案分为以下几大类：1.行政管理类包括集团行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等档案。2.业务管理类涵盖集团各类业务活动的文件、合同协议、项目资料、市场调研、客户信息等档案。3.财务管理类包含财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、资金管理等档案。4.生产管理类涉及生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理、物资采购等档案。5.技术研发类包括研发项目资料、技术方案、专利成果、技术标准等档案。6.市场营销类有市场推广方案、广告宣传资料、销售合同、客户反馈等档案。7.企业文化类如企业宣传资料、员工活动记录、企业文化建设成果等档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行编号。编号采用“大类代码二级分类代码流水号”的形式。具体编号规则如下：1.行政管理类：XZ2.业务管理类：YW3.财务管理类：CW4.生产管理类：SC5.技术研发类：JS6.市场营销类：SY7.企业文化类：QY二级分类代码根据具体档案内容进一步细分，流水号按照档案形成时间顺序依次编排。四、档案的收集与整理（一）收集范围各单位应按照档案管理规定，及时收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。具体收集范围包括但不限于：1.上级机关下发的与本单位有关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类公文、报告、请示、批复、会议纪要等。3.业务活动中签订的合同、协议、订单、意向书等。4.生产、经营、管理过程中产生的各类报表、统计数据、分析报告等。5.技术研发项目的立项报告、研究成果、实验数据、技术图纸等。6.市场营销活动中的宣传资料、广告策划、市场调研报告等。7.人事管理方面的员工档案、招聘资料、培训记录、考核结果等。8.财务管理方面的凭证、账簿、报表、审计报告等。9.企业文化建设活动中的照片、视频、宣传册、员工作品等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文件分类按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.装订对纸张规格不一致、破损的文件进行修整和装订，保持文件的整齐。3.编目编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等项目，便于查找和统计。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从集团的实际情况出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其价值。2.价值评估根据档案的来源、内容、时间、形式等因素，综合评估其价值大小。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映集团主要职能活动和历史面貌的，对集团有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案在较长时间内对集团工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。3.短期保管的档案在较短时间内对集团工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。（五）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对失去保存价值的档案进行销毁处理，对仍有保存价值的档案重新确定保管期限。六、档案的保管（一）保管场所集团应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。（二）保管要求1.按照档案分类顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据安全。3.定期对档案进行清点和核对检查，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）档案保密1.建立档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育。2.对涉及集团机密的档案，应严格限制查阅范围，采取加密存储、专人保管等措施。3.查阅、借阅机密档案应履行审批手续，查阅人员不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用。（二）利用方式1.查阅集团内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人和集团分管领导审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人审批，并注明用途。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息，以便统计和查询。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立集团档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，形成电子档案。2.系统开发开发适合集团档案管理需求的信息系统，具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定等功能。3.数据安全管理建立数据备份、恢复、加密等安全机制，确保档案信息系统的安全稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入和更新档案信息。2.严格遵守信息系统的安全管理制度，防止数据丢失、泄露和被篡改。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。九、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。统计报表应定期报送集团领导和上级档案管理部门。（二）移交工作1.所属各单位应按照规定定期向集团档案管理部门移交应归档的档案。移交时，应编制档案移交清单，双方签字确认。2.集团档案管理部门对接收的档案应进行认真核对和检查，对不符合要求的档案，应退回原单位重新整理。十、档案工作的监督与考核（一）监督检查集团档案管理部门应定期对所属各单位档案管理工作进行监督检查