四川综合档案数字化制度

PAGE四川综合档案数字化制度一、总则（一）目的为了加强四川综合档案数字化管理，提高档案利用效率，确保档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合我省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于四川省行政区域内各级各类机关、团体、企事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的综合档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则数字化档案应真实反映档案原件的内容和形式，确保档案信息的原始性和准确性。2.完整性原则全面、系统地对综合档案进行数字化处理，保证数字化档案与档案原件在内容和数量上的一致性，不遗漏任何重要信息。3.安全性原则采取有效的安全防护措施，确保数字化档案在存储、传输和使用过程中的信息安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则遵循国家和行业相关标准规范，统一数字化档案的格式、质量要求和操作流程，保证数字化档案的规范性和兼容性。5.便利性原则以方便档案利用为出发点，优化数字化档案的存储和检索方式，提高档案查询、调阅的效率和便捷性。二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定本单位综合档案数字化工作计划和实施方案。2.组织开展档案数字化前的整理、鉴定等基础工作。3.对数字化加工过程进行监督、检查和指导，确保数字化工作质量。4.负责数字化档案的验收、存储和保管，建立健全数字化档案管理制度。5.协调解决数字化工作中出现的问题，保障数字化工作顺利进行。（二）数字化加工机构1.按照档案管理部门的要求和相关标准规范，承担综合档案数字化具体加工任务。2.配备专业的数字化加工设备和技术人员，确保加工设备正常运行和技术人员具备相应的技能水平。3.建立数字化加工质量控制体系，对加工过程进行全程质量监控，保证数字化档案的质量符合要求。4.负责数字化加工过程中的数据备份和安全管理，防止数据丢失和泄露。5.按照合同约定的时间和质量要求，完成数字化加工任务，并向档案管理部门提交合格的数字化成果。（三）信息技术部门1.提供数字化加工所需的技术支持和网络环境保障。2.协助档案管理部门制定数字化工作中的技术标准和规范。3.参与数字化档案管理系统的选型、建设和维护，确保系统的稳定性、安全性和兼容性。4.负责数字化档案存储设备的管理和维护，保障存储设备的正常运行。（四）其他部门1.配合档案管理部门做好本部门档案的整理、移交等工作，确保档案的完整性和准确性。2.在数字化档案利用过程中，按照规定提供相关档案信息，协助做好档案查询、调阅等服务工作。三、档案数字化流程（一）档案整理1.对拟数字化的综合档案进行全面清查，核对档案数量、内容和保管状况，确保档案齐全完整、整理规范。2.按照档案分类方案和编号规则，对档案进行重新整理和编号，保证档案的系统性和连贯性。3.剔除重复、无效的档案，对破损、褪色等状况不佳的档案进行必要的修复和技术处理，使其达到数字化加工要求。（二）数字化加工1.扫描根据档案纸张类型、幅面大小等因素，选择合适的扫描设备和扫描分辨率。一般情况下，扫描分辨率应不低于200dpi，对于文字清晰、纸张质量较好的档案，可适当降低分辨率，但不得低于150dpi；对于图纸、照片等特殊档案，应根据实际情况确定合适的分辨率，以保证图像清晰可读。扫描图像应保持清晰、完整，避免出现偏斜、模糊、黑边等现象。对于多页档案，应确保页面顺序正确，图像拼接完整、准确。扫描过程中应进行实时检查，发现问题及时处理。扫描完成后，对扫描图像进行初步质量检查，对不符合要求的图像进行重新扫描。2.图像处理对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。去除图像中的污渍、黑点、黑线等杂质，使图像清晰、干净；对偏斜的图像进行自动或手动纠偏，保证图像端正；按照档案页面实际大小对图像进行裁剪，去除多余的空白部分；对多页拼接的图像进行精确拼接，确保拼接处无缝隙、无重叠。对图像进行色彩调整，使其符合档案原件的色彩特征，一般采用灰度模式进行存储，但对于有特殊色彩要求的档案（如照片、图纸等），应根据实际情况选择合适的色彩模式进行处理。对图像进行加密处理，确保图像在传输和存储过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准要求，加密密钥应妥善保管，防止泄露。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录数据库进行关联挂接，建立准确的索引关系。通过档案编号、题名等关键信息，实现图像数据与档案目录的快速检索和对应。挂接过程中应进行严格的数据核对，确保图像数据与档案目录信息的一致性和准确性。对挂接错误的数据进行及时修正，保证数据挂接的成功率达到100%。4.数据验收数字化加工机构完成数字化加工任务后，应按照合同要求和相关标准规范进行自查自纠，确保数字化成果质量合格。自查内容包括图像质量、数据挂接、数据准确性等方面。档案管理部门组织专业人员对数字化成果进行验收。验收人员应按照一定比例随机抽取档案进行检查，检查内容包括图像清晰度、色彩还原度、数据挂接准确性、目录信息完整性等。验收合格后，出具验收报告。对于验收不合格的数字化成果，档案管理部门应要求数字化加工机构限期整改，整改完成后重新进行验收，直至验收合格为止。（三）数字化档案存储1.存储设备选择根据数字化档案的存储容量和保存期限要求，选择合适的存储设备。优先选用性能稳定、可靠性高、存储容量大的磁盘阵列、磁带库等存储设备，并配备相应的冗余备份设备，确保数据存储的安全性和可靠性。2.存储方式采用分级存储方式，将数字化档案按照重要程度、使用频率等因素进行分类存储。对于重要的、经常使用的档案，存储在高性能的存储设备上，以保证快速访问；对于一般性的档案，可存储在相对较低性能的存储设备上。同时，建立异地灾备存储机制，将重要的数字化档案备份存储在异地，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。3.存储环境要求存储数字化档案的环境应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在40%60%之间。避免存储环境受到阳光直射、潮湿、灰尘等因素的影响，定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（四）数字化档案利用1.建立数字化档案管理系统档案管理部门应建立功能完善、操作便捷的数字化档案管理系统，实现数字化档案的存储、检索、借阅、统计等功能。系统应具备用户权限管理、数据安全保护、日志记录等功能，确保数字化档案利用的安全性和规范性。2.检索利用用户可通过数字化档案管理系统，根据档案编号、题名、关键词、日期等信息进行快速检索，获取所需的数字化档案。检索结果应按照相关排序规则进行展示，方便用户查看。对于需要借阅的档案，用户应按照规定提交借阅申请，经审批后可在线查看或下载打印相关档案。3.统计分析数字化档案管理系统应具备统计分析功能，能够对档案利用情况进行统计，如档案借阅次数、检索频率、利用部门分布等。通过统计分析，为档案管理决策提供数据支持，优化档案资源配置，提高档案利用效率。四、质量控制（一）质量标准1.图像质量标准扫描分辨率符合要求，图像清晰可读，无明显模糊、黑边、偏斜等现象。图像色彩还原准确，灰度模式下图像层次分明，彩色图像色彩鲜艳、逼真。图像拼接完整、准确，拼接处无缝隙、无重叠。2.数据挂接质量标准图像数据与档案目录数据库挂接准确无误，索引关系清晰、明确。挂接成功率达到100%，不存在数据丢失或错误挂接的情况。3.数据准确性标准数字化档案中的文字信息准确无误，与档案原件内容一致。档案目录信息完整、准确，无遗漏、错误信息。（二）质量检查流程1.数字化加工机构自查数字化加工机构在每个加工环节完成后，应进行自我检查，填写质量检查记录表格，对发现的问题及时进行整改。自查内容包括扫描图像质量、图像处理效果、数据挂接准确性等方面。2.档案管理部门抽检档案管理部门定期对数字化加工过程进行抽检，抽检比例应不低于加工总量的[X]%。抽检人员按照质量标准对抽取的档案进行详细检查，填写抽检记录表格，对抽检中发现的问题及时反馈给数字化加工机构，并要求其限期整改。3.验收检查数字化加工任务完成后，档案管理部门组织专业人员进行全面验收检查。验收人员应按照质量标准对所有数字化档案进行逐一检查，出具验收报告。验收合格的数字化档案方可进入存储和利用环节。（三）质量问题处理1.对于在质量检查过程中发现的一般性质量问题，如图像轻微模糊、数据挂接个别错误等，数字化加工机构应及时进行整改，整改完成后重新提交检查。2.对于严重质量问题，如扫描分辨率严重不足、图像拼接错误、数据大量丢失等，档案管理部门应要求数字化加工机构制定详细的整改方案，限期整改。整改期间，数字化加工机构应暂停相关加工工作，集中力量进行整改。整改完成后，重新进行验收检查，直至质量符合要求为止。3.对于因质量问题给单位造成损失的，数字化加工机构应按照合同约定承担相应的赔偿责任。同时，档案管理部门应视情节轻重，对数字化加工机构采取警告、暂停合作、终止合同等处罚措施。五、安全管理（一）安全制度建设1.建立健全数字化档案安全管理制度，明确安全管理职责，规范安全操作流程。2.制定数字化档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对安全突发事件的能力。3.加强对数字化档案安全管理工作的监督检查，确保安全制度的有效执行。（二）人员安全管理1.对参与数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。培训内容包括网络安全知识、数据保密规定、设备操作规范等。2.与数字化加工人员签订保密协议，明确其在数字化工作中的保密义务和责任。3.限制数字化加工人员对数字化档案的访问权限，严格按照工作需要分配操作权限，防止越权操作。（三）设备安全管理1.对数字化加工设备进行定期维护和检查，确保设备正常运行。建立设备维护档案，记录设备维护情况。2.安装必要的安全防护软件和硬件设备，如防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等，防止外部网络攻击和病毒感染。3.对数字化存储设备进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据安全。（四）数据安全管理1.在数字化加工过程中，对数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准要求，加密密钥应妥善保管，严格控制密钥的使用和分发。2.建立数据访问控制机制，对数字化档案的访问进行严格授权和审计。只有经过授权的人员才能访问相应的数字化档案，同时记录所有访问操作，以便进行安全审计和追踪。3.定期对数字化档案进行数据完整性检查，确保数据没有被篡改或丢失。如发现数据异常，应及时进行调查和处理。（五）网络安全管理1.加强数字化工作网络环境的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止外部非法网络访问。2.对内部网络进行分段管理，严格限制不同区域之间的网络访问权限，防止内部网络安全事件的发生。3.定期对网络设备进行检查和维护，确保网络设备的正常运行。及时更新网络设备的系统补丁和安全配置，提高网络安全性。六、监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门负责对本单位综合档案数字化工作进行全程监督，定期检查数字化工作进展情况、质量控制情况和安全管理情况。2.建立数字化工作监督举报制度，鼓励单位内部人员对数字化工作中的违规行为进行举报。对举报信息进行及时核实和处理，并对举报人给予适当奖励。3.加强与相关部门的沟通协作，接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，及时整改存在的问题。（二）考核办法1.制定综合档案数字化工作考核指标