标书里技术档案管理制度

PAGE标书里技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术档案在公司生产、经营、科研等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及技术档案管理的部门、项目组及相关人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则技术档案应如实反映公司技术活动的全过程，保证档案内容真实可靠。3.完整性原则涵盖公司技术研发、生产工艺、设备维护、质量控制等各个方面的技术文件资料，确保档案的全面性。4.保密性原则对于涉及公司商业秘密、技术机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、技术档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司技术档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门、项目组的技术档案收集、整理、归档工作。3.负责技术档案的集中保管，建立健全档案检索体系，便于档案的查阅和利用。4.定期对技术档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责与外部档案管理机构的沟通与协调，办理相关档案业务。（二）各部门、项目组职责1.负责本部门、项目组技术文件资料的形成、积累和整理工作，确保文件资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的技术档案移交至档案管理部门归档。3.明确专人负责本部门、项目组的技术档案管理工作，严格执行档案管理制度。4.在项目结束或工作完成后，及时清理和移交相关技术档案，不得擅自留存或销毁。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理制度。2.负责技术档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议，不断提高档案管理水平。三、技术档案的分类与编号（一）分类原则根据公司技术活动的特点和档案管理的需要，技术档案分为以下几类：1.产品研发档案：包括产品设计方案、技术图纸、实验报告、测试数据等。2.生产工艺档案：涵盖生产工艺流程、操作规程、工艺卡片等。3.设备技术档案：包含设备采购合同、安装调试记录、维修保养记录、技术参数等。4.质量控制档案：如质量标准、检验报告、质量体系文件等。5.技术合同档案：涉及技术开发、技术转让、技术服务等合同文件。6.科研项目档案：包括项目立项报告、研究计划、科研成果等。（二）编号方法技术档案编号采用分类编号法，具体编号规则如下：1.一级分类代码：用大写字母表示各类档案，如“CY”表示产品研发档案，“SC”表示生产工艺档案等。2.二级分类代码：根据各类档案的具体内容，用两位数字表示二级分类，如“CY01”表示产品设计方案，“CY02”表示技术图纸等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字编制流水号。例如：“CY010001”表示产品研发档案中的第1份设计方案。四、技术档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门、项目组在技术活动中形成的各类文件资料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等。2.对外签订的技术合同、协议等文件。3.从外部引进的技术资料、技术标准等。4.公司技术人员参加国内外学术会议、技术交流活动带回的资料。（二）收集要求1.各部门、项目组应明确专人负责技术文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案管理要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储介质可靠，并按照规定进行备份。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件资料之间的有机联系。2.按照分类编号规则进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。3.对每份文件资料进行编目，准确记录文件的题名、日期、来源、保管期限等信息。（四）整理方法1.纸质文件：去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。按照文件的大小、厚度进行折叠或装订，使其整齐美观。填写文件目录，包括文件题名、日期、页号、备注等信息，并将目录置于文件首页。2.电子文件：按照分类文件夹进行存储，文件夹名称应与档案分类编号一致。对电子文件进行命名，命名规则应简洁明了，便于识别和查找，如“文件名_日期_编号”。建立电子文件索引目录，记录文件的存储路径、题名、日期、大小等信息。五、技术档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门、项目组应在规定的时间内，将整理好的技术档案移交至档案管理部门归档。一般项目结束后[X]个工作日内完成归档，重大项目可适当延长，但最长不超过[X]个工作日。2.归档的技术档案应编制归档清单，一式两份，一份随档案移交档案管理部门，一份由移交部门留存备查。3.档案管理部门对接收的技术档案进行核对，确保档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（二）保管期限技术档案的保管期限根据其重要程度和使用价值分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：公司核心技术资料，如关键技术配方、工艺诀窍等。具有重大历史价值和长期利用价值的档案，如公司重大科研项目成果档案等。2.长期保管：一般产品研发档案、生产工艺档案、设备技术档案等，保管期限为[X]年。技术合同档案，保管期限至合同履行完毕后[X]年。3.短期保管：一般性的技术文件资料，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找。档案柜应保持清洁、干燥，定期进行检查和维护，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。对重要的纸质档案应进行备份，备份方式可采用缩微、数字化扫描等，确保档案的安全性和可恢复性。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行数据备份，备份介质应异地存放。建立电子档案存储系统的安全防护机制，设置访问权限，防止电子档案被篡改、删除或泄露。定期对电子档案进行维护和清理，确保电子档案的完整性和可用性。六、技术档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅技术档案，应填写《技术档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅重要技术档案或涉及公司机密的档案，需经公司主管领导批准。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅技术档案，应填写《技术档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的技术档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照或摘录档案内容。如因特殊情况需要复印、拍照或摘录档案内容，应另行填写申请表，经档案管理部门负责人批准后方可进行。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应查明原因，追究借阅人员的责任。（三）外部查阅与借阅1.因工作需要，外部单位或个人查阅公司技术档案，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅人员等信息，并提供相关证明材料。2.外部查阅申请经公司主管领导批准后，档案管理部门应按照公司保密规定，对查阅人员进行必要的保密培训，并在查阅现场进行监督。3.外部单位或个人借阅公司技术档案，必须经公司总经理批准，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。借阅期限和归还要求按照公司内部借阅规定执行。七、技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对技术档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限、重要程度和现实利用价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立技术档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关技术专家和业务部门代表组成。鉴定小组负责对技术档案进行定期鉴定和销毁审批。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、技术水平、应用情况等。2.根据档案的保管期限规定，检查档案是否超过保管期限。3.评估档案的现实利用价值，判断档案是否仍具有参考价值或是否已失去保存意义。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的技术档案，填写《技术档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人、公司主管领导签字批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与销毁人员签字确认。4.销毁记录应与《技术档案销毁申请表》一同归档保存，以备查考。八、技术档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对技术档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司商业秘密、技术机密的档案，严格限制查阅和借阅范围，实行专人专管。3.在档案存储、传输、使用过程中，采取加密、防火墙等技术手段，防止档案信息泄露。4.对档案管理场所进行安全防护，安装监控设备，限制无关人员进入。（二）安全管理1.建立健全技术档案安