重庆市高院档案利用制度

PAGE重庆市高院档案利用制度一、总则（一）制定目的为了加强重庆市高级人民法院（以下简称“市高院”）档案的管理与利用，充分发挥档案在审判工作、司法行政工作及其他各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合市高院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市高院机关各部门及全体工作人员，以及因工作需要查阅、利用市高院档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则档案利用工作必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保档案的安全与合法使用。2.服务大局原则紧密围绕市高院的中心工作，积极主动地为审判业务、司法改革、队伍建设等各项工作提供优质高效的档案服务。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，最大限度地满足利用者的合理需求。4.安全保密原则在档案利用过程中，要切实保障档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案利用范围（一）内部利用1.审判工作法官办理各类案件时，查阅相关案件的卷宗档案，包括案件的立案材料、庭审记录、证据材料、裁判文书等，以准确认定事实、适用法律，确保案件公正审理。审判管理部门对案件质量进行评查、分析时，利用档案资料进行数据统计、案例研究等，为提高审判质效提供依据。2.司法行政工作行政部门制定工作计划、总结工作经验、开展绩效考核等工作时，查阅档案中的相关文件、会议记录、统计报表等资料。财务部门进行经费核算、审计工作时，依据档案中的财务凭证、预算文件等进行核查。3.队伍建设组织人事部门开展干部选拔任用、考核评价、教育培训等工作时，查阅档案中的人事档案资料，包括干部履历、考核记录、奖惩情况等。纪检监察部门进行廉政监督、违纪案件查处时，利用档案中的相关文件、举报材料、调查记录等。（二）外部利用1.上级机关及有关部门最高人民法院、市委、市人大等上级机关因工作需要，依法调阅市高院相关档案资料，以了解工作情况、指导工作开展。其他有关部门在履行职责过程中，按照规定程序查阅市高院相关档案，如公安机关调查涉及法院案件的相关背景资料等。2.案件当事人及代理人案件当事人按照法定程序，查阅与其本人案件相关的卷宗档案，包括庭审笔录、证据材料等，以保障其知情权和诉讼权利。当事人的代理人经当事人授权，在规定范围内查阅、复制案件档案资料。3.其他单位和个人因工作需要，其他单位按照国家有关规定和程序，经市高院批准后，可以查阅相关档案资料，如律师事务所为办理法律业务查阅相关案例档案等。涉及国家利益、社会公共利益或其他特殊情况，经市高院审核同意，其他单位和个人可以查阅特定档案资料。三、档案利用程序（一）内部利用程序1.申请利用者填写《重庆市高院档案利用申请表》，详细注明利用档案的目的、内容、范围、时间等信息，并签名或盖章。申请表应提交至所在部门负责人审核。2.审核所在部门负责人对利用申请进行审核，重点审查利用目的是否正当、与本部门工作的关联性、是否符合档案利用范围等。审核通过后，在申请表上签署意见并加盖部门公章。3.查阅利用者持经审核的申请表，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据申请表内容，提供相应的档案资料，并在专门的查阅场所供利用者查阅。查阅过程中，利用者应遵守档案查阅场所的管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案资料。4.归还利用完毕后，利用者应及时将档案资料归还档案管理部门。档案管理部门工作人员对归还的档案进行核对，确认无误后办理归还手续。（二）外部利用程序1.申请外部单位或个人向市高院提交《重庆市高院档案利用申请表》及相关证明材料，如单位介绍信、当事人授权委托书、律师执业证等。申请表应详细说明利用档案的理由、内容、范围、时间等信息，并加盖申请单位公章或个人签名。2.审核档案管理部门收到利用申请后，对申请材料进行初审，重点审查申请主体资格、利用目的合法性、证明材料真实性等。初审通过后，将申请材料提交至市高院相关业务部门或分管领导进行复审。复审通过后，由档案管理部门通知申请单位或个人。3.查阅申请单位或个人按照档案管理部门通知的时间、地点，携带有效证件到指定场所查阅档案。查阅过程中，档案管理部门应安排专人负责监督，确保档案安全和利用规范。利用者如需复制档案资料，应按照规定办理复制手续，并支付相应的复制费用。4.归还利用完毕后，利用者应按照约定的时间将档案资料归还市高院档案管理部门。档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。四、档案利用方式（一）查阅利用者可以直接到档案管理部门查阅纸质档案资料。档案管理部门应提供必要的查阅设备和场所，方便利用者查阅。对于电子档案，利用者可根据权限在规定的系统中进行查阅。（二）借阅对于确因工作需要长期使用档案资料的，经批准后可以办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明理由。借阅期间，利用者应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围。（三）复制利用者根据需要可以对档案资料进行复制。复制档案资料应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期、份数等信息。五、档案利用的安全与保密（一）安全管理1.档案保管场所安全档案管理部门应加强档案保管场所的安全防范措施，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案实体安全。2.查阅场所安全档案查阅场所应保持整洁、安静，设置必要的安全警示标识。档案管理部门应安排专人负责查阅场所的管理，对利用者的行为进行监督，防止发生安全事故。3.电子档案安全加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等技术手段，防止电子档案信息泄露、篡改或丢失。定期对电子档案系统进行安全检查和维护，确保系统运行稳定。（二）保密管理1.保密制度市高院制定严格的档案保密制度，明确保密责任和保密措施。档案管理人员和利用者应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.涉密档案管理对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等涉密档案，应按照国家有关保密规定进行管理。查阅、复制、借阅涉密档案必须经过严格的审批程序，并采取相应的保密措施。3.保密监督档案管理部门应加强对档案利用过程的保密监督，定期检查保密制度的执行情况。如发现违反保密规定的行为，应及时制止并依法追究责任。六、档案利用的监督与考核（一）监督检查1.定期检查档案管理部门定期对档案利用情况进行检查，重点检查档案利用手续是否完备、利用方式是否合规、档案安全与保密措施是否落实等。2.不定期抽查市高院档案管理部门会同纪检监察部门等不定期对档案利用工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.投诉处理设立档案利用投诉举报渠道，接受利用者和社会公众的监督。对于投诉举报的问题，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）考核评价1.考核指标建立档案利用工作考核评价指标体系，主要包括档案利用服务质量、利用效率、安全保密情况、利用效果等方面。2.考核方式考核采取定期考核与不定期考核相结合的方式进行。定期考核每年开展一次，不定期考核根据工作需要随时进行。考核结果纳入市高院各部门及工作人员的绩效考核体系。3.结果应用根据考核结果，对档案利用工作成绩突出的部门和个人进