公安机关档案室销毁制度

PAGE公安机关档案室销毁制度一、总则1.目的为加强公安机关档案室档案管理，确保档案信息安全，规范档案销毁工作，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公安机关实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公安机关各部门形成的各类档案的销毁管理。3.基本原则档案销毁工作应遵循严格审批、确保安全、规范操作、有据可查的原则，防止档案信息的不当流失和泄露。二、销毁范围1.已过保管期限且无继续保存价值的档案依据档案保管期限表，对超过规定保管期限的档案进行鉴定，确认无继续保存必要的，纳入销毁范围。2.重复、冗余或已被替代的档案对于内容重复、在其他档案中已有更详细记录且冗余的档案，以及已被新的档案资料完全替代的旧档案，可进行销毁。3.不符合保密要求或存在安全隐患的档案对涉及国家秘密但已解密且不再具有保密价值的档案，以及存在字迹模糊、霉变、破损等安全隐患且无法修复或已失去利用价值的档案，予以销毁。4.其他经鉴定确无保存价值的档案经档案管理部门会同相关业务部门共同鉴定，认定为其他无保存价值或已完成历史使命的档案。三、销毁鉴定1.鉴定组织成立档案销毁鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门代表及保密部门人员。2.鉴定流程初步筛选：档案管理人员按照保管期限和档案类别，对拟销毁档案进行初步梳理，列出清单。详细审查：鉴定小组对清单中的档案进行逐卷（件）审查，结合档案内容、业务需求、保密规定等因素，判断档案是否具有保存价值。集体讨论：鉴定小组就审查结果进行集体讨论，形成鉴定意见，对确无保存价值的档案确定销毁。结果公示：鉴定结果在公安机关内部进行公示，公示期为[X]个工作日，接受全体民警监督。如有异议，由鉴定小组进行复查核实。四、销毁审批1.审批层级一般档案：经鉴定小组鉴定并公示无异议后，由档案管理部门负责人审批。涉及国家秘密的档案：除档案管理部门负责人审批外，还需报保密部门审核，经公安机关分管领导批准。2.审批材料销毁申请：档案管理部门提交书面销毁申请，说明销毁档案的名称、数量、年度、保管期限、销毁原因等。鉴定报告：附上鉴定小组出具的鉴定报告，详细记录鉴定过程和结果。公示情况说明：如有公示环节，提供公示情况的说明及反馈意见处理情况。五、销毁实施1.销毁方式选择根据档案的性质、数量及安全要求，选择合适的销毁方式，可以采用焚烧、粉碎等方式。焚烧：对于纸质档案等适宜焚烧的，应选择在符合环保要求的指定地点进行焚烧，并确保完全燃烧，不留残渣。粉碎：对于电子档案或需要保留一定痕迹的纸质档案，可采用粉碎设备进行粉碎处理，确保档案信息无法恢复。2.销毁操作规范焚烧操作：安排专人负责焚烧现场的组织和监督，确保燃烧过程安全、彻底。焚烧前对档案进行分类整理，避免不同密级或重要程度的档案混烧。记录焚烧时间、地点、参与人员等信息。粉碎操作：使用专业的粉碎设备，按照设备操作规程进行操作。粉碎后的档案颗粒应达到规定的细度要求，确保无法通过拼接、复原等方式获取原始信息。对粉碎过程进行全程监控，记录粉碎设备运行参数、粉碎档案数量等。3.销毁记录销毁过程中，应详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、地点、方式、操作人员等信息，形成销毁记录清单。销毁记录清单应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公安机关财务部门作为资产核销依据。六、监督检查1.内部监督档案管理部门定期对档案销毁工作进行自查，检查销毁审批手续是否齐全、销毁过程是否规范、销毁记录是否完整等。公安机关纪检监察部门不定期对档案销毁工作进行监督检查，对发现的问题及时督促整改。2.外部监督接受上级公安机关、同级档案行政管理部门及相关保密部门的监督检查，对提出的意见和建议及时落实整改。七、安全保密措施1.人员管理参与档案销毁工作的人员应经过严格的政审和保密培训，签订保密承诺书，明确保密责任。对销毁现场的工作人员进行合理分工，严格限制无关人员进入销毁区域。2.环境安全选择安全、保密的销毁场所，远离人员密集区和重要设施。在销毁现场设置必要的安全防护设施，如消防设备、监控设备等，确保销毁过程安全无事故。3.信息保密销毁过程中涉及的档案信息严格保密，不得泄露给无关人员。销毁工作结束后，对销毁现场进行清理，确保无残留档案信息。八、信息化档案销毁1.存储介质销毁对于存储有档案信息的硬盘、光盘、磁带等存储介质，应按照上述销毁程序进行销毁。在销毁前，应确保存储介质中的数据已进行彻底删除或覆盖处理，防止数据恢复。2.数据删除与覆盖数据删除：采用专业的数据删除软件，按照软件操作规范对电子档案数据进行多次删除，确保数据无法恢复。数据覆盖：对于重要数据，可采用数据覆盖工具，使用随机数据对存储介质进行多次覆盖，覆盖次数应符合相关技术标准要求。九、特殊情况处理1.紧急销毁在遇到自然灾害、突发事件等紧急情况，确需立即销毁档案以保护档案信息安全时，由档案管理部门提出紧急销毁申请，经公安机关主要领导批准后，可先行销毁，但应在事后及时补办审批手续，并详细记录销毁情况。2.涉及重大案件或敏感信息的档案销毁对于涉及重大案件或