施工企业档案室管理制度

PAGE施工企业档案室管理制度一、总则（一）目的为加强施工企业档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高企业管理水平，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本施工企业各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案管理工作。3.有效利用原则：充分发挥档案的作用，为企业生产经营、管理决策等提供有效服务。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本企业档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管企业各类档案，确保档案的齐全、完整、准确。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。4.对档案进行鉴定，定期销毁已到保管期限且无保存价值的档案。5.负责档案的数字化工作，提高档案管理的信息化水平。6.开展档案利用服务工作，为企业各部门及相关人员提供档案查阅、借阅等服务。7.对企业各部门及所属单位的档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案管理相关工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业知识和技能。2.认真履行档案管理各项职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.严格遵守档案安全保密规定，防止档案丢失、损坏和泄密事件发生。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.施工过程文件：施工组织设计、施工图纸、技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。3.竣工验收文件：工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书、竣工图等。4.企业管理文件：包括行政管理文件、财务管理文件、人力资源管理文件、市场营销管理文件等。5.声像档案：工程建设过程中的照片、录像、录音等资料。6.电子档案：与工程建设和企业管理相关的电子文件。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交档案室。2.对于重要文件材料，应一式多份，分别保存于不同载体，确保档案的完整性。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案整理要求。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等。3.将文件材料装订成册，编制案卷封面，填写案卷题名、保管期限、密级等信息。4.按照分类方案，将案卷排列上架，建立档案检索体系。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备适宜的保管条件，保持清洁、干燥、通风，温度和湿度符合国家规定标准。2.档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案安全保存。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括企业重要的规章制度、工程建设项目的核心文件等；长期保管期限为10年至50年，主要包括工程建设项目的一般性文件等；短期保管期限为1年至10年，主要包括一般性的事务性文件等。3.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和企业实际情况进行。（四）档案清点与统计1.定期对档案进行清点，核对档案数量、保管状况等，确保档案的准确和完整。2.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计分析。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和企业档案保管期限表，对档案进行鉴定。2.鉴定档案是否仍具有保存价值，对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.编制档案鉴定报告，注明鉴定的档案名称、数量、保管期限、鉴定意见等。3.经企业主管领导批准后实施销毁。（四）销毁方法1.对拟销毁的档案，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存。六、档案利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因审计、检查、合作等需要查阅企业档案，需经企业主管领导批准。（二）利用手续1.企业内部人员查阅、借阅档案，需填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，需提交单位介绍信及查阅、借阅申请表，经企业主管领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅、借阅，并做好登记。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损等。3.借阅档案应按时归还，如需延期借阅，应办理续借手续。4.档案利用过程中形成的文件材料，应及时交档案室归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立企业档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务水平，促进档案资源的共享和有效利用。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化档案与原纸质档案进行关联，建立准确的索引关系。4.存储管理：将数字化档案存储于服务器或存储设备中，确保数据安全。（三）信息系统管理1.配备专业的档案管理软件，满足档案管理的各项业务需求。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。八、监督与检查（一）监督检查部门企业档案管理工作接受上级主管部门和企业内部审计、纪检等部门的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的履职情况。