志愿者协会档案管理制度

PAGE志愿者协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强志愿者协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于志愿者协会及所属各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（三）基本原则1.集中统一管理原则：协会档案由综合管理部门集中统一管理，各部门应积极配合，确保档案的完整收集和妥善保管。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映协会工作实际情况，数据准确无误，书写规范清晰。3.完整系统原则：全面收集协会各项工作活动中形成的各类档案，保持档案之间的有机联系，形成完整的体系。4.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案的丢失、损坏、泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善协会档案管理制度。2.负责协会各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和共享。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的查阅、借阅、归还等服务工作，严格执行档案查阅借阅审批制度。6.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高协会人员的档案意识和档案管理水平。7.指导和监督各部门的档案管理工作，定期检查各部门档案管理情况，提出改进意见和建议。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类，并定期移交综合管理部门。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，协助综合管理部门做好档案的整理、编目等工作。3.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管本部门的档案，防止档案的丢失、损坏。4.根据工作需要，按照规定程序向综合管理部门查阅、借阅档案，并及时归还。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.协会工作计划、总结、报告、决议、决定、通知、通报等文件材料。2.志愿者招募、培训、活动策划、组织实施、评估等工作中形成的文件材料。3.协会会员管理、会费收缴、表彰奖励等方面的文件材料。4.与其他组织、机构的合作协议、往来信函、交流活动记录等文件材料。5.协会财务预算、决算、审计报告等文件材料。6.协会举办的各类会议记录、纪要、简报等文件材料。7.协会活动的照片、视频、音频等声像资料。8.协会获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范，移交综合管理部门。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、志愿者工作类、财务工作类、声像档案类、实物档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映协会主要职能活动和历史面貌的，对协会工作具有长远利用价值的档案，如协会章程、重要决议、决定、财务审计报告等。2.长期保管的档案：在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对协会工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年至15年。（二）保管条件1.设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备的正常运行。（三）档案的存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案柜或密集架上，排列整齐，便于查找。2.对于声像档案和实物档案，应根据其特点进行单独存放，并做好标识和保护措施。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部门定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）销毁程序1.档案销毁清册经协会领导审批后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案丢失或泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告协会领导。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.协会内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.协会外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案，应提前向协会提出书面申请，说明借阅目的和范围，经协会领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、地址、联系方式、借阅时间、借阅内容等信息，经综合管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、转让或泄露档案内容，不得擅自复制、摘录档案。借阅期满后，应按时归还档案。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。（二）移交工作1.协会因机构变动、撤销、合并等原因，需要进行档案移交时，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档