规范公文与档案管理制度

PAGE规范公文与档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织公文与档案管理，确保公文处理规范、高效，档案完整、安全，提高公司/组织运行效率和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在公文起草、审核、印发、传递、办理、归档以及档案的收集、整理、保管、利用等工作中的管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公文与档案管理工作合法合规。2.准确及时原则：公文内容应准确无误，处理过程应及时高效，档案应真实完整、及时归档。3.安全保密原则：加强公文与档案的安全保密措施，防止信息泄露和丢失。4.集中统一原则：实行公文与档案的集中统一管理，确保管理的规范性和一致性。二、公文管理（一）公文种类1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.一般格式：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.排版要求：公文应按照国家规定的排版格式进行排版，字体、字号、行距等应符合规范要求。（三）公文起草1.内容要求：公文起草应符合党和国家的方针政策、法律法规，内容应准确、完整、清晰，逻辑严谨，语言规范。2.起草流程：公文起草由相关部门或人员负责，起草完成后应进行认真审核，确保公文质量。（四）公文审核1.审核内容：审核公文的内容是否符合要求，格式是否规范，语言是否准确，是否需要会签等。2.审核流程：公文审核实行分级审核制度。一般公文由部门负责人审核，重要公文由分管领导审核，涉及重大事项的公文由主要领导审核。审核通过后方可印发。（五）公文印发1.印发程序：公文审核通过后，由办公室按照规定的格式和份数进行印发。印发时应加盖发文机关印章。2.印发记录：办公室应做好公文印发记录，包括印发时间、文号、标题、份数等。（六）公文传递1.传递方式：公文传递可采用纸质传递、电子传递等方式。电子传递应确保信息安全，防止信息泄露。2.传递要求：公文传递应及时、准确，确保收件人能够及时收到公文。重要公文应采用专人传递或加密传递等方式。（七）公文办理1.收文办理：收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。办公室收到公文后应及时进行签收、登记，按照规定的程序进行办理。2.发文办理：发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。公文印发前应进行复核，确保公文质量。3.办理要求：公文办理应严格按照规定的程序进行，确保办理及时、准确。承办部门或人员应在规定的时间内完成公文办理，并及时反馈办理结果。（八）公文归档1.归档范围：凡本公司/组织形成的具有保存价值的公文均应归档。2.归档要求：公文办理完毕后，承办部门或人员应及时将公文整理归档。归档的公文应齐全、完整、准确，符合档案管理要求。3.归档流程：公文归档由办公室负责，办公室应按照档案管理的规定，对归档的公文进行分类、编号、装订等处理，建立档案目录，便于查询和利用。三、档案管理（一）档案分类1.文书档案：包括公司/组织在各项工作中形成的各类公文、文件、资料等。2.科技档案：包括公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的图纸、图表、数据、报告等。3.会计档案：包括公司/组织在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表等。4.人事档案：包括公司/组织员工的个人基本信息、工作经历、考核评价、奖惩情况等。5.业务档案：包括公司/组织在各项业务活动中形成的合同、协议、订单、客户资料等。（二）档案收集1.收集范围：按照档案分类的要求，收集本公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的档案。2.收集要求：档案收集应及时、完整，确保档案的真实性和准确性。各部门应指定专人负责档案收集工作，定期将档案移交办公室。（三）档案整理1.整理原则：档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：档案整理采用分类、编号、装订、编目等方法。办公室应按照档案管理的规定，对收集的档案进行分类整理，建立档案目录，便于查询和利用。（四）档案保管1.保管场所：档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等条件。2.保管要求：档案保管应建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（五）档案利用1.利用范围：公司/组织内部员工因工作需要可查阅、借阅档案。外部单位因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.利用要求：档案利用应遵循保密原则，严格控制档案的查阅、借阅范围。查阅、借阅档案应填写查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的时间、内容、目的等。查阅、借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容。（六）档案鉴定与销毁1.鉴定原则：档案鉴定应根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定。2.鉴定方法：档案鉴定由办公室会同相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应按照档案管理的规定，对档案进行逐一审查，确定档案的保存价值和保管期限。3.销毁程序：对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案应填写销毁清册，经分管领导批准后，由专人负责监销。监销人员应在销毁清册上签字确认。四、监督与检查（一）监督机制公司/组织建立健全公文与档案管理监督机制，定期对公文与档案管理工作进行检查和评估。办公室负责对公文与档案管理工作进行日常监督检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.公文管理：检查公文的起草、审核、印发、传递、办理、归档等环节是否符合规定要求。2.档案管理：检查档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节是否符合规定要求。（三）考核与奖惩1.考核制度：公司/组织将公文与档案管理工作纳入绩效考核体系，对各部门及员工的公文与档案管理工作进行考核评价。2.奖励措施：对在公文与档案管理工作中表现突出的部