招标档案室管理制度汇编

PAGE招标档案室管理制度汇编一、总则（一）目的为加强招标档案室的规范化管理，确保招标档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥招标档案在公司生产经营、项目管理及其他各项工作中的作用，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及招标活动形成的各类档案资料的管理，包括但不限于招标文件、投标文件、评标报告、合同文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：招标档案室负责集中收集、整理、保管和利用公司所有招标档案，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则：招标档案应如实反映招标活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保招标档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）招标档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善招标档案室的各项规章制度。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架存放公司招标活动中产生的各类档案资料。3.建立健全招标档案的检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责招标档案的安全保管，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限和程序，对到期的招标档案进行鉴定和销毁。6.积极开展档案信息开发利用工作，为公司的生产经营、项目管理等提供档案资料支持和服务。7.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（二）项目负责人职责1.在项目招标过程中，负责组织和指导相关人员做好各类文件资料的收集、整理和归档工作，确保文件资料的齐全、完整。2.对项目招标档案的真实性、准确性和完整性负责，及时将整理好的档案移交招标档案室。3.协助招标档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责招标档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架存放、检索查询、借阅登记等。3.对档案的安全保管负责，定期检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施解决。4.积极参与档案信息开发利用工作，为公司提供优质的档案服务。5.不断提高自身业务素质，学习和掌握新的档案管理技术和方法，提高档案管理水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.招标文件：包括招标公告、资格预审文件、招标文件、答疑文件、补遗文件等。2.投标文件：包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等。3.评标文件：包括评标委员会组成名单、评标办法、评标记录、评标报告等。4.合同文件：包括中标通知书、合同协议书、合同条款、附件等。5.其他与招标活动相关的文件资料，如开标记录、询标记录、往来函件等。（二）收集要求1.项目负责人应在招标活动结束后及时组织相关人员对各类文件资料进行收集，确保文件资料的齐全、完整。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照招标项目的类别、时间顺序等进行分类，确保档案分类科学合理，便于查找和管理。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸张较多的档案资料进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、名称、保管期限等信息。四、档案保管与保护（一）保管场所1.招标档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗、防火、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐有序，便于查找和管理。2.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，确保档案管理的规范化和信息化。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和维护，检查档案的保管状况、字迹清晰度、纸张完好程度等，发现问题及时采取措施解决。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房，防止档案被盗、被篡改或丢失。4.做好档案的保密工作，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料，应采取严格的保密措施，防止信息泄露。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅招标档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到招标档案室查阅。2.涉及公司重大项目或重要决策的招标档案，查阅时需经公司分管领导批准。3.外部单位因工作需要查阅公司招标档案的，应持单位介绍信，经公司相关部门负责人和分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到招标档案室办理查阅登记手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用规定1.招标档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，不得将档案用于与工作无关的目的。2.如需对档案进行引用、摘录、汇编等，应经档案管理人员同意，并注明档案来源。3.利用招标档案形成的成果，如研究报告、论文等，其知识产权归公司所有。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对招标档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由招标档案室负责人、项目负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对招标档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否存在缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，是否与招标活动实际情况相符。3.档案的有效性：判断档案是否仍具有保存价值，是否已过保管期限。4.档案与公司业务的关联性：评估档案对公司生产经营、项目管理等工作的参考价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由招标档案室负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的招标档案信息化管理系统,实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司提供便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质招标档案进行扫描，形成电子档案，并进行规范化处理，确保电子档案的质量。2.系统建设：开发或选用适合公司招标档案管理的信息化系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息化系统的数据安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.及时更新档案信息化系统中的数据，保证档案