档案出入库管理规章制度

PAGE档案出入库管理规章制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案出入库流程，确保档案的安全、完整和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中涉及的档案出入库操作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.安全性原则：保障档案在出入库过程中的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.准确性原则：准确记录档案的出入库信息，保证档案管理数据的真实可靠。4.高效性原则：优化档案出入库流程，提高工作效率，满足公司业务对档案利用的需求。二、档案入库管理（一）档案收集1.公司各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门产生的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应符合归档要求，包括文件的完整性、准确性、系统性等。对于不符合要求的档案，应及时进行补充、修正或整理。3.档案收集人员应定期对收集的档案进行初步整理，按照档案类别、年度、保管期限等进行分类，便于后续的入库工作。（二）档案整理1.档案管理人员对收集上来的档案进行进一步整理，包括文件的装订、编目、编号等。2.按照档案分类方案，对档案进行科学分类，确定档案的保管期限和密级。3.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查询和管理。（三）档案移交1.档案整理完成后，档案收集人员应及时将档案移交至档案管理部门。2.移交时，双方应填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、移交日期等信息，并签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（四）档案入库1.档案管理人员按照档案分类存放的原则，将整理好的档案存入相应的档案库房。2.档案应按照编号顺序排列上架，确保存放整齐有序，便于查找和取用。3.对于电子档案，应按照规定进行存储和备份，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全和可访问性。三、档案出库管理（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批签字后，提交至档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门收到借阅申请表后，对申请进行审核。审核内容包括借阅目的是否合理、借阅期限是否符合规定、申请人是否具备借阅资格等。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案借阅申请，需经公司分管领导审批签字。3.审核通过后，档案管理部门在申请表上签署意见，并注明批准借阅的档案名称、数量等信息。（三）档案借阅1.借阅人凭审批通过的借阅申请表到档案管理部门领取档案。2.档案管理人员应根据申请表上注明的档案名称、数量等信息，准确提供档案，并与借阅人办理档案交接手续，填写档案借阅登记表，记录借阅日期、归还日期、借阅人姓名、档案名称等信息，双方签字确认。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如因工作需要复印档案，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可复印。（四）档案归还1.借阅期限届满，借阅人应按时将档案归还至档案管理部门。2.档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。3.借阅人归还档案后，档案管理人员在档案借阅登记表上注明归还日期，并将档案归还原位。（五）档案外借1.因特殊情况需要将档案外借给公司外部单位或个人的，应填写档案外借申请表，详细说明外借原因、外借单位或个人信息、外借期限等。2.申请表经公司分管领导审批签字后，报公司总经理批准。3.档案外借时应签订档案外借协议，明确双方的权利和义务，包括档案的保管责任、归还期限、保密要求等。4.档案外借期间，档案管理人员应定期对外借档案进行跟踪检查，确保档案安全。外借期满，及时收回档案，并检查档案的完整性和保密性。四、档案盘点与清查（一）定期盘点1.档案管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。2.盘点内容包括档案的数量、完整性、存放位置等，确保档案账实相符。3.盘点结束后，应编制档案盘点报告，对盘点中发现的问题进行分析总结，并提出改进措施。（二）不定期清查1.在特殊情况下，如公司发生重大事件、档案管理系统升级等，应进行不定期的档案清查。2.清查范围可根据实际情况确定，重点检查涉及重要业务或关键信息的档案。3.清查结果应及时记录，并对发现的问题进行及时处理。五、档案安全与保密管理（一）安全管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案实体安全。2.定期对档案库房的安全设施进行检查和维护，确保设施正常运行。3.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入库房。（二）保密管理1.明确档案的密级划分，对涉及公司机密、商业秘密等重要信息的档案进行严格保密管理。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。在档案出入库过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.借阅涉及保密档案的人员，应签订保密协议，承诺对档案内容予以保密。如因工作需要查阅保密档案，应在指定地点进行，并由档案管理人员现场监督。六、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程信息化管理。2.系统应具备档案录入、审核、查询、统计、备份等功能，确保档案管理工作的高效便捷。（二）数据维护1.定期对档案信息化管理系统的数据进行维护，包括数据备份、数据清理、数据更新等。2.确保系统数据的准确性和完整性，及时处理系统运行中出现的问题。（三）信息安全1.加强档案信息化管理系统的信息安全防护，采取防火墙、加密技术、用户认证等措施，防止数据被非法访问、篡改或泄露。2.对系统操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，规范操作流程，确保系统安全运行。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对档案出入库管理工作进行监督检查，确保制度的执行情况符合要求。2.检查内容包括档案出入库流程的规范性、档案安全与保密措施的落实情况、档案信息化管理系统的运行情况等。（二）考核评价1.建立档案出入库管理工作考核评价机制，对档案管理部门及相关工作人员的工作进行考核评价。2.考核指标包括档案收集的及时性和完整性、档案整理的质量、档案出入库流程的执行情况、档案安全与保密工作的成效等。3.根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改，并视