基金会档案印章管理制度

PAGE基金会档案印章管理制度一、总则（一）目的为加强基金会档案印章管理，确保档案的安全、完整与有效利用，维护基金会的合法权益和正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基金会总部及各分支机构、代表机构的档案印章管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案印章管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案和印章的安全，防止信息泄露和滥用。3.规范操作原则：明确档案印章管理流程和职责，规范各项操作行为。4.高效服务原则：在确保安全的前提下，提高档案印章管理工作效率，为基金会业务开展提供有力支持。二、档案管理（一）档案分类1.文件档案：包括基金会各类会议文件、工作计划与总结、报告、请示、批复等。2.项目档案：涵盖基金会开展的各类项目资料，如项目申报书、实施方案、监测评估报告等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.人事档案：涉及员工入职、离职、晋升、考核等人事相关文件。5.其他档案：如捐赠协议、合作协议、资质证书、荣誉证书等其他具有保存价值的资料。（二）档案收集与整理1.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保各类文件资料及时、完整地收集。对于外来文件，如政府部门文件、合作单位函件等，应及时登记并交档案管理部门。2.整理规范档案管理人员按照档案分类标准对收集到的文件进行整理编号。每份文件应编制清晰的目录，注明文件名称、日期、编号、来源等信息。对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）档案归档与存储1.归档流程整理后的档案应定期归档，一般每季度进行一次。档案管理人员填写归档清单，注明档案名称、数量、归档日期等，并与移交部门签字确认。2.存储方式档案应存储在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储，电子档案应进行备份，并定期进行数据维护。档案应按照类别和时间顺序排列存放，便于查找和利用。（四）档案查阅与借阅1.查阅权限基金会内部人员因工作需要查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。涉及重要机密的档案，需经基金会领导批准方可查阅。2.借阅规定因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅原因、期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失，归还时应进行检查，如发现问题，应及时报告并追究责任。（五）档案保管期限与销毁1.保管期限根据国家法律法规和基金会实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。2.销毁程序档案保管期满后，由档案管理部门提出销毁意见，编制销毁清单，报基金会领导审批。经批准后，由档案管理部门会同相关部门共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。销毁电子档案时，应采用安全可靠的方式进行数据清除，确保数据无法恢复。三、印章管理（一）印章种类1.基金会公章：用于基金会对外的重要文件、合同、协议等签署。2.法人章：由法定代表人使用，用于特定文件的签署。3.财务专用章：用于基金会财务收支、票据开具等相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件处理等。（二）印章刻制与启用1.刻制流程因工作需要刻制印章的部门，应填写印章刻制申请表，注明印章名称、用途、规格等，经所在部门负责人和基金会领导审批后，由办公室统一办理刻制手续。印章刻制必须选择具有资质的正规刻章单位，确保印章质量和安全性。2.启用程序新印章刻制完成后，由办公室进行登记备案，并填写印章启用申请表，注明启用日期、使用范围等，经基金会领导批准后正式启用。印章启用前，应在印章保管部门留存印模，并将印模与启用申请表一同归档保存。（三）印章保管1.保管职责基金会公章、法人章、财务专用章由办公室指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，部门印章由各部门自行指定专人保管。印章保管人员应严格遵守印章保管制度，确保印章安全。2.保管要求印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管或多人交叉保管。印章保管人员不得擅自将印章带出办公室，如需携带外出使用，必须经基金会领导批准，并办理相关手续。（四）印章使用1.使用审批印章使用前，使用人应填写印章使用申请表，注明使用事由、文件名称、盖章位置等，经所在部门负责人审核后，报相关领导审批。涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件盖章，需经基金会领导集体研究决定。2.使用规范印章保管人员应严格按照审批后的申请表进行盖章操作，确保印章使用的准确性和规范性。盖章时应注意印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。严禁在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。（五）印章停用与销毁1.停用程序因机构变动、业务调整等原因，印章需要停用的，由办公室提出停用申请，经基金会领导批准后，发布印章停用通知。印章停用后，保管人员应及时将印章交回办公室统一保管。2.销毁规定停用的印章应及时进行销毁，由办公室填写印章销毁申请表，报基金会领导审批。经批准后，由办公室会同相关部门共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。销毁印章时，应采用切割、粉碎等方式，确保印章无法再使用。四、监督与检查（一）监督机制1.基金会设立档案印章管理监督小组，由办公室、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对档案印章管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容、方式和频率，确保监督检查工作的有效性。（二）检查内容1.档案管理检查档案收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保管期限与销毁等环节是否符合规定。档案库房安全设施是否完好，电子档案数据是否安全备份。2.印章管理检查印章刻制、启用、保管、使用、停用与销毁等流程是否规范。印章使用审批手续是否齐全，印章使用是否符合规定。（三）问题整改1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到有效解决。