档案数字化保密管理制度

PAGE档案数字化保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案数字化过程中的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露、篡改或丢失，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案数字化工作的部门、人员以及相关合作单位。（三）基本原则1.合法性原则：档案数字化保密管理工作必须严格遵守国家法律法规，确保各项操作合法合规。2.保密性原则：对档案数字化过程中涉及的各类信息，包括档案内容、数字化处理方法、存储介质等，采取严格的保密措施，防止信息泄露。3.完整性原则：保证档案数字化后的信息与原始档案内容一致，不被篡改或丢失，确保档案信息的完整性。4.可控性原则：对档案数字化工作的各个环节进行有效控制，明确责任，规范操作流程，确保保密措施的有效执行。二、档案数字化工作流程及保密要求（一）档案收集与整理1.收集要求档案收集人员应严格按照公司档案管理制度，及时、准确地收集各类档案资料。在收集过程中，要对档案的完整性和准确性进行初步检查，确保档案资料齐全、无破损、无缺失页等情况。2.整理要求对收集到的档案进行分类整理，按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行合理分类，便于后续数字化处理。整理过程中，要注意保护档案的原始顺序和标识，不得随意打乱或更改。对于涉密档案，应单独标识，严格区分保管。（二）档案数字化前处理1.清点与登记档案移交至数字化处理部门时，双方应进行详细的清点和登记，明确档案的数量、种类、保管期限等信息。建立档案数字化处理台账，记录档案的交接时间、交接人员、档案名称、数量等内容，确保档案流转过程可追溯。2.去污与修复根据档案的实际情况，对需要去污或修复的档案进行处理。去污过程应采用安全、有效的方法，避免对档案内容造成损害。对于破损严重的档案，应进行专业修复，修复过程中要做好记录，确保修复后的档案质量符合要求。3.涉密档案标识对确定为涉密的档案，在数字化前应进行明显的涉密标识，标识应涵盖档案的密级、保密期限等关键信息。标识应采用不易褪色、擦除的方式，确保在数字化处理及后续存储、使用过程中始终清晰可辨。（三）数字化设备与环境管理1.设备选择与配置用于档案数字化的设备应符合国家相关标准和行业要求，具备数据安全存储和处理能力。设备应定期进行维护和检查，确保其性能稳定、运行正常，防止因设备故障导致档案信息丢失或泄露。2.环境要求数字化处理场所应具备良好的物理安全环境，安装必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等。场所应保持适宜的温度、湿度，防止档案因温湿度变化而受损。同时，要做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.设备使用与维护数字化设备应由专人负责操作和管理，操作人员应经过专业培训，熟悉设备性能和操作规程。设备使用过程中，要严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备参数或进行其他违规操作。定期对设备进行维护保养，及时清理设备内部灰尘、更换损坏部件等，确保设备正常运行。（四）数字化处理过程1.扫描操作扫描人员应严格按照扫描方案进行操作，确保扫描图像清晰、完整，分辨率符合要求。对于涉密档案，应在专门的涉密扫描设备上进行扫描，扫描过程中要采取加密存储等措施，防止信息泄露。扫描完成后，要对扫描图像进行质量检查，对不符合要求的图像及时进行重新扫描。2.图像处理图像处理人员应根据档案原始状况和扫描图像质量，对图像进行必要的处理，如去噪、纠偏、裁剪等。在图像处理过程中，要确保不改变档案原始内容，处理后的图像应与原始档案信息一致。对于涉密档案的图像处理，应在加密环境下进行，处理完成后及时删除临时存储的中间文件。3.数据录入与校对数据录入人员应准确、完整地将档案信息录入系统，录入过程中要认真核对每一项内容，确保数据准确无误。录入完成后，要进行严格的数据校对，采用双人录入核对、多次交叉核对等方式，保证录入数据与原始档案一致。对于涉密档案的数据录入，应采取加密传输、存储等措施，防止数据泄露。（五）数字化成果存储与备份1.存储介质选择应选用质量可靠、安全性能高的存储介质进行数字化成果存储，如磁带、光盘、硬盘等。存储介质应具备防磁、防潮、防火、防盗等功能，确保数据存储安全。2.存储方式与管理数字化成果应按照档案类别、保管期限等进行分类存储，建立清晰的存储目录和索引，便于查询和管理。对于涉密档案的存储，应采用加密存储方式，并存储在专门的涉密存储设备中，严格限制访问权限。定期对存储介质进行检查和维护，确保数据存储的完整性和可读性。3.备份策略制定完善的备份策略，对数字化成果进行定期备份。备份数据应存储在与原始存储介质不同的物理位置，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。备份频率应根据档案的重要程度和使用情况合理确定，重要档案应进行实时备份或短周期备份。定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性。（六）数字化成果使用与共享1.使用权限管理根据工作需要，明确不同人员对数字化档案的使用权限。使用权限应严格按照档案的密级和人员职责进行设定，确保只有经过授权的人员才能访问和使用相应的档案信息。建立数字化档案使用审批制度，使用人员需填写使用申请表，注明使用目的、使用期限、使用范围等信息，经相关部门负责人审批后方可使用。2.共享规定对于需要共享的数字化档案，应严格按照公司的信息共享制度进行操作。共享前要对共享对象进行严格的资格审查，确保共享信息的安全性。共享过程中，要采取加密传输等安全措施，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。同时，要明确共享信息的使用范围和责任，确保共享信息不被滥用。3.使用记录与审计建立数字化档案使用记录制度，详细记录使用人员、使用时间、使用内容、使用目的等信息。使用记录应保存一定期限，以便进行审计和追溯。定期对数字化档案的使用情况进行审计，检查使用权限是否合规、使用记录是否完整等，发现问题及时进行处理。三、人员管理与培训（一）人员保密职责1.管理人员职责负责制定和完善档案数字化保密管理制度，确保制度的有效执行。组织开展档案数字化保密管理工作的监督检查，及时发现和解决存在的问题。协调处理档案数字化过程中的保密突发事件，采取有效措施降低损失和影响，并及时向上级报告。2.操作人员职责严格遵守档案数字化保密管理制度，按照操作规程进行操作，确保档案信息安全。妥善保管个人使用的数字化设备和存储介质，不得擅自转借他人或带出工作场所。发现档案信息存在安全隐患或异常情况时，应及时报告并采取相应措施。3.审核人员职责对档案数字化处理过程中的各个环节进行审核，确保操作符合保密要求和工作规范。对数字化成果的质量和准确性进行审核，保证数字化档案信息的完整性和可靠性。参与保密制度的执行监督，提出改进意见和建议。（二）人员背景审查1.审查范围所有参与档案数字化工作的人员，包括档案收集整理人员、数字化处理人员、存储管理人员、审核人员等，均需进行背景审查。2.审查内容个人基本信息，包括身份证号码、学历、工作经历等。有无违法违纪记录，特别是涉及保密、信息安全等方面的不良记录。政治背景和社会关系，确保人员具备良好的政治素质和职业道德。3.审查流程由公司人力资源部门负责组织背景审查工作，收集相关人员的背景信息。通过公安系统、信用信息平台等渠道进行查询核实，必要时可进行实地调查或函调。审查结果存入员工个人档案，作为人员任用和管理的重要依据。对于审查不合格的人员，不得参与档案数字化工作。（三）人员培训与教育1.培训内容国家相关法律法规和行业标准，如《中华人民共和国保守国家秘密法》、档案数字化相关行业规范等。档案数字化保密管理制度和操作规程，使员工熟悉工作流程和保密要求。信息安全知识和技能，包括网络安全、数据加密技术、存储介质管理等方面的内容。职业道德和保密意识教育，增强员工的保密责任感和自觉性。2.培训方式定期组织内部培训课程，邀请专家或内部资深人员进行授课。培训课程应根据不同岗位需求进行针对性设计，确保培训效果。开展在线学习和自学活动，提供相关的学习资料和网络课程，方便员工自主学习。组织案例分析和经验交流活动，通过实际案例分析，加深员工对保密工作重要性的认识，同时促进员工之间的经验分享和交流。3.培训记录与考核建立员工培训记录档案,详细记录培训时间、培训内容、培训讲师、考核成绩等信息。对参加培训的员工进行考核，考核方式可采用考试、实际操作、撰写报告等多种形式。考核成绩应与员工的绩效挂钩，确保员工认真对待培训学习。四、保密监督与检查（一）监督机制1.内部监督成立档案数字化保密管理监督小组，由公司内部相关部门负责人和专业人员组成。监督小组定期对档案数字化工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题。建立内部举报制度，鼓励员工对发现的保密违规行为进行举报。对举报属实的员工给予奖励，同时对违规行为进行严肃处理。2.外部监督定期邀请外部专业机构对公司档案数字化保密管理工作进行评估和审计，根据评估和审计结果及时改进工作。积极配合国家有关部门的监督检查，如实提供相关资料和信息，对提出的问题认真整改落实。（二）检查内容与方式1.检查内容档案数字化工作流程的执行情况，包括档案收集、整理、数字化处理、存储、使用等环节是否符合保密要求。人员管理情况，如人员背景审查、培训教育、保密职责履行等方面是否到位。设备与环境管理情况，检查数字化设备的使用、维护以及工作环境的安全防护等措施是否有效。数字化成果的存储与备份情况，查看存储介质的管理、备份策略的执行等是否符合规定。2.检查方式定期检查：按照规定的时间间隔，对档案数字化工作进行全面检查。检查人员应提前制定检查计划，明确检查内容和方法。不定期抽查：根据工作需要，随时对档案数字化工作的某个环节或部分人员进行抽查。抽查可以采取现场查看、查阅记录、询问相关人员等方式进行。专项检查：针对档案数字化过程中的特定问题或风险点，开展专项检查。专项检查应深入细致，确保问题得到彻底解决。（三）问题整改与跟踪1.问题发现与记录检查人员在检查过程中发现的问题，应详细记录问题的性质、发生地点、涉及人员、影响范围等信息。对发现的问题进行分类整理，分析问题产生的原因，评估问题的严重程度。对于一般性问题，可要求相关部门或人员立即整改；对于较为严重的问题，应及时向上级报告。2.整改措施制定与实施相关部门或人员根据检查发现的问题，制定具体的整改措施，明确整改责任人和整改期限。整改措施应具有针对性和可操作性，能够有效解决问题。整改责任人按照整改措施认真组织实施整改工作，确保整改任务按时完成。在整改过程中，要及时向监督小组汇报整改进展情况。3.整改跟踪与复查监督小组对整改情况进行跟踪检查，定期了解整改工作的进展情况，督促整改责任人加快整改进度。整改完成后，监督小组对整改效果进行复查。复查合格后予以销号；对于复查仍不合格的，应责令重新整改，并追究相关人员的责任。五、保密应急处置（一）应急预案制定1.应急处置原则预防为主，防患未然。通过加强保密管理措施，降低保密事件发生的可能性。快速反应，及时处理。一旦发生保密事件，应迅速启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度地减少损失和影响。依法依规，妥善处理。严格按照国家法律法规和公司相关规定进行应急处置，确保处置工作合法合规。2.应急处置流程事件报告：发现保密事件后，相关人员应立即向本部门负责人报告，部门负责人接到报告后应及时向公司保密管理部门报告。保密管理部门接到报告后，应迅速核实情况，并向上级领导报告。应急响应：公司成立应急处置小组，由公司领导担任组长，相关部门负责人为成员。应急处置小组负责制定应急处置方案，组织实施应急处置工作。处置措施：根据保密事件的性质和影响程度，采取相应的处置措施。如对泄露的档案信息进行追回、封锁现场、调查泄密原因、采取技术手段防止信息进一步扩散等。后续处理：保密事件处置完毕后，对应急处置工作进行总结评估，分析事件发生的原因，总结经验教训，提出改进措施。同时，对相关责任人员进行责任追究。3.应急处置资源保障建立应急处置资源库，储备必要的应急处置设备和物资，如加密存储设备、数据恢复工具、防护用品等。定期对应急处置资源进行检查和维护，确保其性能良好、随时可用。加强与外部应急救援机构的联系与合作，必要时可请求外部支援。（二）应急演练1.演练计划制定每年制定应急演练计划，明确演练的内容、时间、地点、参与人员等。演练内容应涵盖档案数字化过程中可能出现的各类保密事件，如数据泄露、设备故障、网络攻击等。根据演练计划，提前准备演练所需的资料、设备和场景，确保演练的真实性和有效性。2.演练实施按照演练计划组织开展应急演练活动。演练过程中，模拟真实的保密事件场景，检验应急处置流程和人员的应急反应能力。演练结束后，对应急演练进行总结评估，分析演练过程中存在的问题和不足之处，提出改进意见和建议。3.演练效果评估与改进根