幼儿园五常管理档案制度

PAGE幼儿园五常管理档案制度一、总则（一）目的为加强幼儿园五常管理工作，确保幼儿园各项工作有序开展，提高管理效率和质量，保障幼儿的健康成长和全面发展，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园全体教职工及相关管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及教育行业相关标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实性原则：档案内容应真实反映幼儿园五常管理工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与五常管理相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及幼儿园机密和幼儿隐私的档案信息予以严格保密。5.便利性原则：档案管理应便于查询、使用和更新，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员设置1.设立幼儿园五常管理档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。2.各部门指定专人负责本部门相关档案资料的收集、整理和初步归档，并定期移交档案室。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理幼儿园五常管理档案，包括文件、资料、记录等，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案检索系统，方便查询和利用。4.负责档案的借阅、归还、查阅登记等工作，严格执行档案保密制度。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。6.组织开展档案管理培训，提高全体教职工的档案意识和管理水平。（三）各部门职责1.负责本部门五常管理工作中形成的各类文件、资料、记录的收集、整理和初步分类。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门的档案资料移交档案室，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。4.负责本部门档案资料的安全保管，防止丢失、损坏和泄密。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括幼儿园行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教学活动记录、幼儿学习成果等。3.卫生保健类：包含幼儿健康档案（如体检记录、疫苗接种记录等）、卫生消毒记录、食品安全档案等。4.安全管理类：涉及安全制度、安全检查记录、应急预案、事故处理记录等。5.师资队伍建设类：有教师培训记录、教师考核档案、教师专业发展规划等。6.家园合作类：包括家长沟通记录、家长会资料、家长意见反馈等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.第一位字母表示档案类别，如“A”代表行政管理类，“E”代表教育教学类等。3.后面的数字按照档案形成的时间顺序依次编号，年度为四位数，月份为两位数，日期为两位数，如“A20230510”表示2023年5月10日形成的行政管理类档案。4.对于同一类档案中数量较多的，可在编号后增加流水号进行区分，如“E2023051001”“E2023051002”等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案管理制度规定的范围和时间要求，及时收集本部门的档案资料。2.档案资料应内容完整、字迹清晰、格式规范，确保原始性和真实性。3.对于重要的文件、资料，应收集原件；如无法收集原件，需收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（二）整理方法1.档案管理人员收到各部门移交的档案资料后，按照档案分类标准进行分类。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对纸张较大的进行折叠，使其大小一致。4.按照档案装订要求，使用线装或胶装等方式将档案资料装订成册，确保整齐、牢固。五、档案归档与保管（一）归档程序1.档案整理完成后，档案管理人员按照档案类别和编号顺序，将档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。2.将档案盒存放在档案架上，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.建立档案总目录，详细记录各类档案的存放位置、编号等信息，方便快速检索。（二）保管期限1.行政管理类档案：重要文件、长期有效的规章制度等保管期限为永久；一般性文件、短期工作计划与总结等保管期限为10年。2.教育教学类档案：教学计划、教案等保管期限为3年；幼儿学习成果等具有参考价值的档案保管期限为5年。3.卫生保健类档案：幼儿健康档案、卫生消毒记录等保管期限为永久；食品安全档案等保管期限为3年。4.安全管理类档案：安全制度、应急预案等保管期限为永久；安全检查记录、事故处理记录等保管期限为10年。5.师资队伍建设类档案：教师培训记录、教师考核档案等保管期限为5年；教师专业发展规划等保管期限为10年。6.家园合作类档案：家长沟通记录、家长会资料等保管期限为3年；家长意见反馈等具有重要参考价值的档案保管期限为5年。（三）保管条件1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案架应坚固耐用，便于存放和查找档案。3.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等，确保档案的安全保管。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本幼儿园教职工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.档案管理人员应根据申请内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案，如需复印或摘录部分内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、用途等信息。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅本幼儿园档案，须持有单位介绍信，经幼儿园园长批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，明确借阅期限、归还日期等信息，经批准后，由档案管理人员提供档案，并办理借阅登记手续。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自将档案带出幼儿园或用于其他非规定用途。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定。由档案管理部门牵头，组织相关部门负责人和档案管理人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组根据档案的内容、价值、保管期限等因素，确定档案的存毁。对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》。（二）销毁程序1.《档案销毁申请表》经幼儿园园长批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同实施销毁。2.销毁档案时，应采用适当方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应指定专人负责监督，并填写《档案销毁记录》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、地点等信息，参与销毁人员应