档案管理制度在哪个部门

PAGE档案管理制度在哪个部门一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的统筹协调工作。2.真实完整原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映公司各项工作的实际情况。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理部门职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。2.统筹规划公司档案管理工作，协调各部门之间的档案管理事宜。3.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作。4.建立和维护公司档案数据库，实现档案信息的电子化管理。5.定期对公司档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。6.组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各业务部门1.负责本部门业务档案的收集、整理、归档工作，并按照公司档案管理制度的要求，定期移交至综合管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受综合管理部门的业务指导。3.在业务活动中，及时形成各类档案，确保档案的真实、完整和有效。4.配合综合管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，提供必要的协助。三、档案分类及归档范围（一）行政档案1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司行政办公文件，如通知、报告、请示、批复等。3.公司会议纪要、记录等。4.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料。5.公司行政印章使用记录、介绍信存根等。（二）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务审计报告、税务申报资料等。3.财务预算、决算文件及相关分析报告。4.资金管理、资产管理等相关文件。（三）业务档案1.市场营销业务档案，包括市场调研报告、客户资料、销售合同等。2.生产管理业务档案，如生产计划、工艺流程、质量检验报告等。3.研发项目档案，包括项目立项报告、研究成果、知识产权文件等。4.采购与供应链业务档案，如采购合同、供应商资料、物流单据等。（四）工程档案1.工程项目立项文件、可行性研究报告等。2.工程设计图纸、施工方案、技术交底等资料。3.工程施工过程中的各类变更文件、签证单等。4.工程竣工验收文件，包括验收报告、竣工图等。（五）其他档案1.公司获得的荣誉证书、资质证书等。2.公司对外签订的战略合作协议、合作项目文件等。3.公司组织的各类活动相关资料，如活动方案、照片、视频等。4.其他具有保存价值的文件资料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案归档范围，及时收集本部门产生的各类档案。2.档案收集应确保文件材料的齐全、完整，不得遗漏重要文件。3.对于电子文件，应及时进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目。3.档案应装订整齐、牢固，采用统一规格的档案盒进行存放。4.电子档案应建立相应的目录结构，便于查询和管理。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管措施1.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对重要档案应采取备份存储等措施，防止因自然灾害、人为破坏等原因造成档案丢失。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应办理相关手续，并由档案管理人员陪同。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循方便快捷、确保安全的原则，在不影响档案安全和完整的前提下，为公司各项工作提供服务。2.档案利用应严格按照规定的程序进行，履行必要的审批手续。（二）利用方式1.查询：公司员工因工作需要，可以向档案管理部门查询相关档案。查询时，应填写《档案查询申请表》，注明查询内容和用途，经部门负责人签字同意后，由档案管理部门提供查询服务。2.借阅：如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途和借阅期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于确需复制的档案，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误，并注明复制日期和用途。（三）利用记录档案管理部门应建立档案利用记录台账，详细记录档案的查询、借阅、复制等利用情况，包括利用人姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息。利用记录应妥善保存，以备查阅。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁价值。（三）鉴定标准1.对已超过保管期限，且确无保存价值的档案，应予以销毁。2.对保管期限虽未届满，但因公司机构变动、业务调整等原因，已失去利用价值的档案，经鉴定后可予以销毁。3.对涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息的档案，应根据相关法律法规和公司规定，确定保管期限，严格控制销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应