机关文电信息档案管理制度

PAGE机关文电信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司机关文电信息档案管理，确保文电信息档案的完整、准确、安全和有效利用，提高公司工作效率和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司机关各部门及所属各单位的文电信息档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司文电信息档案管理工作实行集中统一领导，由公司办公室负责归口管理，确保文电信息档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则文电信息档案应如实反映公司各项工作活动，确保其内容真实、准确、可靠，为公司决策和管理提供有力依据。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，加强文电信息档案的安全保密措施，防止信息泄露和档案损坏、丢失。4.方便利用原则优化文电信息档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各部门及员工提供便捷的服务，充分发挥文电信息档案的价值。二、文电管理（一）收文管理1.签收登记公司办公室负责签收各类来文，对来文的名称、文号、发文机关、日期、密级等进行详细登记，并填写《收文登记表》。2.文件分发办公室根据文件内容和公司领导分工，及时将文件分送相关领导和部门阅办。对于紧急文件，应立即呈送公司主要领导，并电话通知相关部门负责人。3.文件传阅文件传阅应严格按照规定的范围和顺序进行，一般采取直传方式，避免横传。传阅文件应填写《文件传阅单》，阅文人应在传阅单上签字注明阅知时间。对领导批示的文件，办公室应及时跟踪办理情况，并做好记录。4.文件办理承办部门收到文件后，应按照领导批示和文件要求及时办理，并在规定时间内将办理结果反馈给办公室。需以公司名义发文答复的，承办部门应起草复文稿，经部门负责人审核后送办公室核稿。（二）发文管理1.发文拟稿各部门需要发文时，应指定专人拟稿。拟稿人应根据发文内容和要求，认真起草文件，确保文件内容准确、表述清晰、格式规范。拟稿人应对文件的真实性、准确性负责。2.审核把关拟稿完成后，由部门负责人对文件内容、政策依据、格式规范等进行审核，签署审核意见。重要文件需经分管领导审核把关。办公室对文件的文字表述、格式排版、发文程序等进行核稿，确保文件质量。3.签发印发核稿后的文件，按照公司发文审批程序，依次送相关领导签发。签发后的文件由办公室负责编号、排版、印刷，并加盖公司印章。文件印发份数应根据实际需要确定，严格控制发文数量。4.发文登记办公室对发文进行详细登记，记录发文日期、文号、标题、主送单位、抄送单位、印发份数等信息，并填写《发文登记表》。（三）文电归档1.归档范围公司机关各部门及所属各单位在工作活动中形成的具有保存价值的各类文电材料，包括收文、发文、会议文件、重要工作文件、合同协议、调研报告等，均应归档保存。2.归档时间文电办理完毕后，承办部门应及时将办理过程中形成的各类文件材料收集齐全，整理后移交办公室归档。一般情况下，当年形成的文电材料应在次年上半年归档完毕。3.归档要求归档的文电材料应齐全完整、分类准确、排列有序，并按照规定的格式和编号进行装订。电子文件应与纸质文件同步归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。办公室应建立文电档案目录数据库，便于检索和利用。三、信息管理（一）信息收集1.收集渠道公司各部门应建立信息收集机制,通过内部工作汇报、会议交流、调研考察、网络媒体等多种渠道，广泛收集与公司业务相关的各类信息，包括政策法规、行业动态、市场信息、竞争对手情况等。2.信息员队伍建设各部门应指定专人作为信息员，负责本部门信息的收集、整理和报送工作。公司办公室定期组织信息员培训，提高信息员的业务水平和信息收集能力。（二）信息整理1.分类筛选信息收集后，信息员应按照信息的内容、性质、来源等进行分类整理，对收集到的信息进行筛选，剔除无关、重复、虚假的信息，确保信息的准确性和有效性。2.编辑加工对筛选后的信息进行编辑加工，提炼出有价值的信息内容，突出重点和关键信息，使信息更加精炼、清晰、易懂。编辑加工后的信息应注明信息来源、收集时间等。（三）信息报送1.报送内容信息员应根据公司领导和各部门的信息需求，及时将整理好的信息报送至办公室。报送的信息应主题明确、内容详实、数据准确，具有一定的参考价值和决策依据作用。2.报送方式信息报送可采用纸质文件、电子邮件、信息管理系统等方式进行。紧急信息应及时通过电话或短信等方式报告，并随后报送详细信息材料。办公室对各部门报送的信息进行审核把关，对符合要求的信息进行登记，并及时呈送公司领导和相关部门参阅。（四）信息利用1.信息共享平台建设公司建立信息共享平台，整合各类信息资源，实现信息在公司内部的快速传递和共享。各部门可通过信息共享平台查阅和使用相关信息，提高信息利用效率。2.信息分析研究办公室定期对收集到的信息进行分析研究，围绕公司中心工作和重点任务，撰写信息分析报告，为公司领导决策提供参考依据。同时，根据信息分析结果，提出针对性的工作建议和措施，为公司业务发展提供支持。四、档案管理（一）档案分类1.文书档案主要包括公司在行政管理、业务管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案涵盖公司在科研、生产、工程建设等方面形成的技术文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术标准、实验数据等。3.会计档案包含公司财务活动中形成的各类会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算专业材料。4.人事档案涉及公司员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利等方面的文件材料。5.电子档案以电子数据形式存在的各类档案，包括电子公文、电子报表、电子图纸、电子照片等。（二）档案整理1.分类编号按照档案分类方案，对各类档案进行分类整理，并编制档案编号。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。2.装订编目文书档案应按照文件形成的时间顺序进行排列，依次编号、装订，并编制档案目录。科技档案、会计档案、人事档案等应根据各自的特点和要求进行整理编目，确保档案的完整性和规范性。3.装盒上架整理好的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。档案上架应按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。（三）档案保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是对公司具有长远利用价值的重要档案；长期保管的档案保管期限一般为16年至50年；短期保管期限为5年以下。3.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案的保管状况、有无损坏、霉变、虫蛀等情况。对发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好检查记录。（四）档案利用1.借阅制度公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、文号、借阅目的、借阅时间等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅档案应在规定时间内归还，如需延期借阅，应办理续借手续。2.查阅利用档案管理人员应根据借阅申请，提供相应的档案，并对查阅利用情况进行登记。查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。3.档案鉴定与销毁定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。对确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后，按照规定的程序进行销毁。档案销毁应指定专人负责监销，并做好销毁记录。五、保密管理（一）保密制度1.保密范围公司文电信息档案中涉及国家秘密、商业秘密、公司内部敏感信息等均属于保密范围。具体保密事项包括但不限于公司战略规划、财务数据、客户信息、技术秘密、合同协议等。2.保密措施严格控制文电信息档案的知悉范围，限定查阅、使用人员。对涉及保密内容的文电信息档案，应标明密级，并采取加密存储、专人保管等措施。在文电信息档案的传输、存储、处理过程中，应采用安全可靠的技术手段，防止信息泄露。（二）保密教育1.定期培训公司定期组织文电信息档案管理人员及相关工作人员参加保密知识培训，提高保密意识和技能。培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、保密技术防范措施等。2.入职教育新员工入职时，应进行保密教育，使其了解公司保密制度和要求，签订保密承诺书，明确保密责任和义务。（三）保密监督检查1.内部自查档案管理部门定期对文电信息档案保密管理情况进行自查，发现问题及时整改。对违反保密制度的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。2.外部审计公司接受外部审计或监管部门检查时，应积极配合，如实提供文电信息档案相关资料，并确保保密措施符合要求。六、信息化建设（一）文电信息档案管理系统建设1.系统功能建立涵盖文电收发、信息收集整理、档案管理、检索利用、保密控制等功能的一体化管理系统，实现文电信息档案管理工作的信息化、自动化和规范化。2.系统维护安排专人负责文电信息档案管理系统的日常维护和管理，及时处理系统故障，确保系统的稳定运行。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（二）数据安全管理1.数据备份制定数据备份策略，定期对文电信息档案数据进行备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。2.数据加密对文电信息档案中的敏感数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。采用先进的加密算法，定期更新加密密钥。（三）信息化培训1.操作培训定期组织文电信息档案管理人员及相关工作人员参