单位档案室销毁制度范本

PAGE单位档案室销毁制度范本一、总则（一）目的为加强单位档案室管理，确保档案信息的安全性和保密性，规范档案销毁工作流程，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。本制度旨在明确档案销毁的范围、程序、责任等，防止重要档案信息的不当流失或泄露，保障单位正常运营和合法权益。（二）适用范围本制度适用于本单位档案室保存的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。涵盖了从档案形成、整理、存储到最终销毁的全过程管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，如《中华人民共和国档案法》及其实施办法等，确保档案销毁工作合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或被非法利用，确保档案信息安全。3.集中管理原则：档案销毁工作由单位档案室统一组织实施，确保销毁工作的规范性和一致性。4.审批监督原则：档案销毁需经严格的审批程序，并接受内部监督，确保销毁工作的公正性和严肃性。二、档案销毁范围（一）已过保管期限且无继续保存价值的档案1.文书档案根据国家规定的文书档案保管期限，对已超过保管期限的各类文件、通知、报告等进行鉴定，确认无继续保存必要的，纳入销毁范围。例如，一般性的年度工作总结、会议记录等，在保管期限届满后，经鉴定可予以销毁。对于涉及单位历史沿革、重大事件等具有一定历史价值的文书档案，虽已过保管期限，但仍需按照相关规定进行特殊处理，不得随意销毁。2.科技档案已完成项目的技术资料、图纸等，在项目验收合格且超过规定保管期限后，经技术部门和档案部门共同鉴定，确认无后续利用价值的，可进行销毁。如已废止的产品设计图纸、不再使用的工艺文件等。对于具有重要技术创新或对单位发展有重大影响的科技档案，应适当延长保管期限，并进行妥善保管，以备后续查阅和参考。3.会计档案按照《会计档案管理办法》规定的保管期限，对已到期的会计凭证、账簿、报表等进行审核。对于符合销毁条件的，如超过30年保管期限的原始凭证、已结账的年度财务账簿等，可予以销毁。涉及未了事项的会计档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。例如，正在进行的经济诉讼案件相关的会计档案，需在案件结束后再按规定处理。4.人事档案员工离职或退休后，其档案在保管一定期限后进行清理。对于已过保管期限且无特殊需要保存的一般性人事档案材料，如员工入职初期的简单登记表、一般性培训记录等，经审批后可销毁。涉及员工重要奖惩、职称评定、工资变动等关键信息的人事档案材料，应按照规定长期保存，不得随意销毁。（二）重复、无效或错误的档案1.重复档案在档案整理和归档过程中，发现存在内容完全相同或基本一致的多份档案，经核实后，保留一份具有代表性和完整性的档案，其余重复档案予以销毁。例如，因文件传递失误导致同一文件在不同部门重复归档的情况。2.无效档案因政策调整、业务变更等原因，已失去实际效力的档案，如废止的规章制度、不再执行的业务流程文件等，经鉴定后可进行销毁。档案内容与实际情况严重不符且无法修正的错误档案，应及时销毁，避免对单位工作造成误导。3.错误档案档案信息记录错误，经核实后无法更正且不具备保存价值的，应予以销毁。如档案中的人名、日期、数据等关键信息错误，且无法追溯正确来源的情况。对于因档案整理或录入错误导致信息混乱的档案，在确认错误无法纠正后，按规定进行销毁处理。（三）其他需要销毁的档案1.因自然灾害、意外事故等不可抗力因素受损且无法修复的档案在遭受自然灾害（如火灾、水灾、地震等）或意外事故（如被盗、损毁等）后，对受损严重且无法通过技术手段修复的档案，经相关部门鉴定后，可进行销毁。销毁前需详细记录受损情况及鉴定过程。2.根据国家保密规定或单位特殊要求需要销毁的档案涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，在保密期限届满或已不再具有保密价值时，按照国家保密法律法规和单位保密制度的要求，进行严格的销毁处理。例如，涉及单位核心技术机密的研发档案，在技术公开或保密期限届满后，经审批进行销毁。单位根据自身业务特点和安全管理需要，规定某些特定档案需定期销毁的，应按照规定执行。如涉及单位内部敏感业务信息的临时性文件，在规定时间后进行销毁。三、档案销毁程序（一）档案鉴定1.成立鉴定小组由单位档案室牵头，组织档案形成部门、业务部门、保密部门等相关人员组成档案鉴定小组。鉴定小组应具备专业的档案知识和业务能力，熟悉单位的各项业务流程和档案管理规定。2.制定鉴定标准根据国家法律法规、行业标准以及单位实际情况，制定详细的档案鉴定标准。鉴定标准应明确不同类型档案的保管期限、价值评估方法、销毁条件等内容，确保鉴定工作的科学性和准确性。3.开展鉴定工作鉴定小组对拟销毁档案进行逐卷、逐件审查，依据鉴定标准，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的保存价值进行评估。对于具有一定价值但不符合现行保管要求的档案，可提出调整保管期限或采取其他保管方式的建议。4.形成鉴定报告鉴定工作结束后，鉴定小组应撰写鉴定报告，详细记录鉴定过程、鉴定结果及销毁建议。鉴定报告应经鉴定小组全体成员签字确认，并加盖单位公章。（二）销毁审批1.填写销毁申请表档案管理部门根据鉴定报告，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。申请表应经档案管理部门负责人签字确认。2.部门审核《档案销毁申请表》依次提交档案形成部门、业务部门、保密部门等相关部门进行审核。各部门应根据自身职责，对拟销毁档案的内容、业务关联性、保密性等方面进行审查，并在申请表上签署审核意见。3.领导审批经各部门审核通过后的《档案销毁申请表》，提交单位主管领导进行审批。主管领导应全面考虑单位整体利益和档案管理要求，对销毁申请进行最终决策。审批通过后，申请表上应加盖单位公章。（三）销毁实施1.选择销毁方式根据档案的性质、数量、保密要求等因素，选择合适的销毁方式。常见的销毁方式包括焚烧、粉碎、电子数据擦除等。对于涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应优先采用安全可靠的销毁方式，确保档案信息无法恢复。2.组织销毁工作档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁工作应在指定的安全场所进行，由专人负责监督销毁过程。销毁现场应配备必要的安全防护设备和监控设施，确保销毁工作的安全进行。3.记录销毁过程在档案销毁过程中，应详细记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。记录可采用文字记录、影像记录等方式进行，记录材料应妥善保存，以备后续查阅和审计。（四）销毁监督1.内部监督单位内部审计部门或纪检监察部门应对档案销毁工作进行全程监督。监督内容包括销毁程序的执行情况、销毁方式的合理性、销毁记录的完整性等。发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督（如有需要）对于涉及国家重要档案或敏感信息的销毁工作，可邀请上级主管部门、档案行政管理部门等进行现场监督，确保销毁工作符合国家法律法规和相关规定的要求。四、档案销毁责任（一）档案管理部门责任1.负责制定档案销毁制度，明确档案销毁工作流程和要求。2.组织档案鉴定工作，成立鉴定小组，制定鉴定标准，开展鉴定工作，并形成鉴定报告。3.根据鉴定报告和审批意见，填写销毁申请表，组织实施档案销毁工作，确保销毁工作的安全、规范进行。4.负责销毁记录的整理和保存，建立档案销毁台账，详细记录档案销毁的相关信息。（二）档案形成部门责任1.协助档案管理部门开展档案鉴定工作，提供相关业务信息和档案形成背景资料，对拟销毁档案的业务关联性进行审核。2.对本部门形成的档案销毁申请进行审核，确保申请销毁的档案确实已无保存价值，并签署审核意见。（三）业务部门责任1.参与档案鉴定工作，从业务需求角度对拟销毁档案进行评估，提出专业意见。2.对涉及本部门业务的档案销毁申请进行审核，确保销毁工作不会对业务开展造成不利影响，并签署审核意见。（四）保密部门责任1.对拟销毁档案中涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案进行保密审查，确保销毁工作符合保密规定。2.监督档案销毁过程中的保密措施执行情况，防止敏感信息泄露。（五）审批领导责任1.对档案销毁申请进行最终审批，全面考虑单位整体利益和档案管理要求。2.对因决策失误导致档案不当销毁或未按规定销毁造成不良后果的，承担相应领导责任。（六）监督部门责任1.内部审计部门或纪检监察部门负责对档案销毁工作进行全程监督，检查销毁程序的执行情况、销毁方式的合理性、销毁记录的完整性等。2.对发现的违规行为及时进行纠正，对相关责任人员进行问责，并督促整改落实。五、档案销毁记录与档案管理（一）销毁记录要求1.档案销毁记录应包括销毁申请表、鉴定报告、审批文件、销毁过程记录（文字记录、影像记录等）等相关材料。记录应详细、准确、完整，能够清晰反映档案销毁的全过程。2.销毁记录应按照档案管理的要求进行分类整理，建立专门的档案销毁档案盒或电子文件夹，妥善保存。保存期限应与单位档案保管期限规定相一致，以便日后查阅和审计。（二）销毁记录查阅与利用1.单位内部各部门因工作需要查阅档案销毁记录的，应填写《档案销毁记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字后，提交档案管理部门审批。2.档案管理部门应在确保档案信息安全和保密的前提下，按照审批意见提供查阅服务。查阅人员不得擅自复制、摘抄销毁记录内容，如需复制或摘抄，应另行办理审批手续。3.涉及外部审计、检查等工作需要查阅档案销毁记录的，应按照国家法律法规和单位相关规定办理查阅手续。档案管理部门应积极配合，提供必要的协助和支持。（三）与其他档案管理环节的衔接1.档案销毁工作完成后，档案管理部门应及时更新档案管理系统中的档案信息，将已销毁档案从系统中删除，确保档案信息的准确性和完整性。2.对档案销毁过程中产生的各类文件材料，如销毁申请表、鉴定报告、审批文件等，应与其他档案资料一并归档保存，形成完整的档案管理链条。3.定期对档案销毁工作进行总结分析，评估销毁制度的执行效果，发现问题及时调整和完善档案销毁制度及相关工作流程，不断提高档案管理水平。六、附则（一）解释权本