派出所档案归档管理制度

PAGE派出所档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强派出所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合本派出所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于公安业务档案、文书档案、人事档案、财务档案、声像档案等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则派出所设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则档案内容应真实反映派出所各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性和可靠性。3.完整系统原则全面收集、整理派出所工作中形成的各类档案，保持档案的完整性和系统性，便于档案的查阅和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、警务秘密等重要档案进行严格管理。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立档案管理室，负责全所档案的集中管理和日常工作。档案管理室应配备必要的办公设备和档案保管设施，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程，明确各环节的工作要求和责任。3.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的安全。4.定期对档案进行清查、核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题，确保档案的完整和准确。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理工作提供数据支持。6.积极参与档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。7.负责对派出所各部门档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训，提高全所档案管理人员的业务素质。（三）各部门兼职档案员职责1.在档案管理部门的指导下，负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保本部门档案的齐全、完整。2.按照档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交档案管理部门统一保管。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，及时提供本部门档案利用情况的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公安业务档案包括案件档案、户籍档案、出入境档案、治安管理档案、交通管理档案、消防管理档案等。2.文书档案包括上级文件、本所文件、会议文件、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、通报等各类文书材料。3.人事档案包括民警个人档案、辅警档案等，内容涵盖个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资等方面。4.财务档案包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务文件等。5.声像档案包括照片、录音带、录像带、光盘等，记录派出所重要活动、案件现场、领导视察等情况。6.其他档案如实物档案（警械、装备等）、电子档案（各类业务系统数据备份等）等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在工作结束后及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，整理分类，移交本部门兼职档案员。3.对于重要文件、紧急文件或涉及多个部门的文件，相关部门应及时沟通协调，确保档案收集的准确性和完整性。4.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，对发现的问题及时提出整改意见。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的行业标准和规范要求。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制案卷目录。2.公安业务档案根据不同业务类型，按照案件性质、时间顺序等进行分类整理，建立业务档案数据库。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案信息库。4.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，分年度、类别装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案按照时间、内容等进行分类整理，标注相关信息，建立声像档案索引。6.实物档案对实物进行登记造册，注明名称、来源、日期、保管期限等信息，妥善保管。四、档案的分类与编号（一）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。2.公安业务档案根据业务性质分为不同类别，如刑事侦查类、治安管理类等，每类再按照案件办理流程进行细分。3.人事档案按照干部人事档案管理规定的十大类进行分类，即履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资、任免、出国（境）等材料。4.财务档案按照会计档案管理办法分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。5.声像档案按照照片、录音、录像等不同载体形式进行分类。6.实物档案按照警械、装备、荣誉证书等不同实物类型进行分类。（二）编号规则1.文书档案年度用公元纪年全称，如“20XX”；保管期限分为“永久”“长期”“短期”，分别用“Y”“C”“D”表示；机构（问题）代码根据本所实际情况编制。案卷编号格式为：年度保管期限代码机构（问题）代码案卷顺序号，如“2023Y01001”。2.公安业务档案根据不同业务类别编制代码，如刑事侦查类用“XZ”表示，治安管理类用“ZA”表示等。案件编号格式为：业务类别代码年份案件顺序号，如“XZ2023001”。3.人事档案每类材料按照顺序编号，如履历材料编号为“1”，自传材料编号为“2”等。个人档案编号格式为：类别代码顺序号，如“1001”。4.财务档案会计凭证编号按照年度和月份顺序，如“202301001”表示2023年1月份第1号会计凭证；会计账簿编号为“ZB年份”，如“ZB2023”表示2023年会计账簿；财务报告编号为“BG年份报告期”，如“BG2023年度”。5.声像档案照片编号格式为：年度照片顺序号，如“2023001”；录音、录像编号格式为：年度录制日期顺序号，如“20230501001”。6.实物档案编号格式为：实物类别代码年份顺序号，如“JX2023001”表示2023年第1号警械实物档案。五、档案的保管与保护（一）保管场所档案管理室应具备适宜的保管条件，保持清洁、通风、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案柜应排列整齐，便于查找和管理。（二）保管方式1.纸质档案采用装订成册、装盒上架保管的方式。不同年度、保管期限、类别分别存放，便于管理和查阅。2.电子档案采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，存储在专门的电子档案存储设备中，并建立电子档案目录和索引，便于检索和利用。同时，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.声像档案照片应冲印或扫描成电子文件后分类保存；录音带、录像带、光盘等应标注相关信息，妥善存放于专门的声像档案保管设备中，防止磁带变形、光盘划伤等。4.实物档案应根据实物特点进行妥善保管，如警械应存放在专用的保管库中，定期进行检查和维护；荣誉证书等应放置在安全的展示柜或档案盒中。（三）保护措施1.防火档案管理室应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。严禁在档案管理室内吸烟和使用明火，确保档案安全。2.防盗安装防盗门窗、监控设备等，加强档案管理室的安全防范。档案管理人员离开时应关好门窗，锁好档案柜。3.防潮、防虫、防鼠采取防潮措施，如放置干燥剂、保持室内通风等；定期对档案进行检查，发现虫害及时采取防治措施；设置防鼠设施，防止老鼠咬坏档案。4.防光、防尘档案管理室应采用防光窗帘，避免阳光直射档案；定期打扫档案管理室，保持室内清洁，防止灰尘对档案的损害。5.定期检查档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。对破损、褪色、字迹模糊等档案，应及时进行修复或复制。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本所民警因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理室办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅本所档案的，须持单位介绍信，经派出所分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密、警务秘密等重要档案的，须经上级主管部门批准。3.公民个人查阅档案的，应符合国家有关规定，并经派出所相关部门负责人审核，报分管领导批准后，方可查阅与本人相关的档案。（二）查阅手续1.查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.档案管理人员根据查阅权限，对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案。3.查阅人员应在档案管理室内查阅档案，不得擅自将档案带出室外。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、页数等信息。（三）借阅规定1.因工作需要长期借阅档案的，须经派出所主要领导批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、圈划、污损档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。3.借阅人员归还档案时应认真核对，确保档案完整无损。档案管理人员应在《档案借阅登记表》上注明归还日期，并对归还的档案进行检查。（四）利用统计档案管理部门应建立档案利用统计制度，定期对档案的查阅、借阅情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。统计内容包括查阅、借阅时间、查阅人姓名、单位、查阅内容、利用效果等。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理规定为依据，结合本所实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门负责人组成。鉴定小组负责对拟销毁档案进行审查和鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本所工作实际，确定档案的保管期限。3.对于涉及重要业务、历史事件、法律纠纷等档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《档案销毁鉴定表》，经派出所主要领导批准后，