市委编办档案三合一制度

PAGE市委编办档案三合一制度一、总则（一）目的为加强市委编办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合市委编办实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市委编办在履行职能活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。市委编办档案工作实行集中统一管理，由综合科负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则。档案应如实反映市委编办各项工作的历史过程和实际情况，确保档案的完整性和真实性。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的查找、调阅和利用，提高档案服务工作的效率。二、档案管理职责（一）综合科职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定市委编办档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管市委编办各类档案，定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.开展档案统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极提供档案利用服务，为市委编办各项工作提供档案资料支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体干部职工的档案意识。（二）各科室职责1.负责本科室在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交综合科。2.配合综合科做好档案的整理、鉴定、利用等工作，提供相关档案信息和资料。3.严格执行档案管理制度，确保本科室档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案质量。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高工作水平。4.积极参加档案业务培训和学习，更新知识结构，适应档案工作发展需要。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与市委编办工作相关的文件、指示、通知等。2.市委编办形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.机构编制管理工作中形成的各类审批文件、档案资料、调研材料等。4.人事任免、考核、奖惩等方面的文件材料。5.在对外交往中形成的重要文件、协议、合同等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，符合档案整理要求。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。装订成册，编制页码。2.机构编制档案整理按照机构编制事项的类别进行分类，如机构设立、变更、撤销等。对每个事项的相关文件材料进行整理，包括申请文件、审批文件、相关证明材料等。建立机构编制档案目录，便于查找和管理。3.其他专门档案整理根据不同档案的特点，按照相应的行业标准或规范进行整理。如人事档案按照人事档案管理规定进行整理，会计档案按照会计档案管理办法进行整理等。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐。2.对不同类型的档案应采用相应的装具进行存放，如文书档案采用档案盒，会计档案采用会计凭证盒等。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.确定档案保管期限的原则：反映市委编办主要职能活动和基本历史面貌的，对本办、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映本办一般工作活动，在一定时期内对本办工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管期限一般分为30年、10年。（四）档案的保管措施1.建立档案出入库登记制度，严格登记档案的出入库时间、数量、去向等信息。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的消防器材、防盗设备等，确保档案安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与人员1.成立档案鉴定工作小组，由综合科负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。2.鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，结合档案的实际情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限，且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对虽未超过保管期限，但已失去利用价值的档案，经鉴定后也可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员对拟销毁的档案进行初步筛选，提出销毁意见。2.鉴定工作小组对档案管理人员提出的销毁意见进行审核，形成鉴定报告。3.鉴定报告经市委编办领导审批后，方可实施销毁。（四）销毁程序1.编制销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.销毁清册经市委编办领导签字确认后，在指定地点进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。六、档案的利用（一）利用范围1.市委编办内部各科室因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅与市委编办相关的档案。3.因法律法规规定或其他特殊情况需要查阅档案的。（二）利用方式1.查阅档案。查阅人员可到档案库房直接查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅档案。因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经科室负责人签字、综合科负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案。查阅人员如需复制档案，应填写复制申请表，经综合科负责人审批后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖市委编办档案专用章。（三）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、档案名称、查阅目的等信息。2.借阅档案时，借阅人员应在档案借阅登记簿上登记借阅时间、档案名称、借阅期限等信息，并签字确认。3.复制档案时，复制人员应在档案复制申请表上登记复制时间、档案名称、复制份数等信息，并签字确认。（四）利用监督1.档案管理人员应对档案利用情况进行监督，确保档案利用符合规定。2.对违反档案利用规定的行为，应及时制止，并报告市委编办领导。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立市委编办档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查找、利用和统计分析。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案。对电子档案进行图像处理、数据挂接等工作，确保电子档案的质量。(1)图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像的清晰度和可读性。(2)数据挂接：将电子档案的元数据与图像进行挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系。2.档案管理信息系统建设建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。(1)系统功能模块：包括档案录入、档案检索、档案借阅、档案统计、系统管理等功能模块。(2)用户权限管理：根据不同用户的职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。3.档案数据库建设建立档案数据库，存储档案的元数据、图像等信息。(1)数据库结构设计：根据档案管理的需求，设计合理的数据结构，确保数据的存储和查询效率。(2)数据备份与恢复：定期对档案数据库进行备份，制定数据恢复预案，确保数据的安全性和完整性。（三）信息化管理措施1.建立信息