财税所档案管理制度

PAGE财税所档案管理制度一、总则（一）目的为加强财税所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在财税工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于财税所全体工作人员在各项财税业务活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映财税业务活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本所档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、统计等工作。3.做好档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极开发利用档案信息资源，为财税工作提供服务。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作。（三）各业务部门职责1.负责本部门在业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、编目、鉴定等工作。3.按照档案管理规定，正确使用和查阅档案。（四）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，确保档案的整理、保管、利用等工作规范有序。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.做好档案的信息化管理工作，提高档案管理效率和服务水平。5.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类税收征管档案，包括税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理等方面的文件材料。2.财务会计档案，如会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。3.行政管理档案，涵盖所内各项行政事务的文件、会议记录、工作计划与总结等。4.各类涉税文件、政策法规、上级部门的指示和通知等。（二）收集要求1.各业务部门应在业务活动结束后及时收集相关文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对电子文件应进行备份，确保其原始性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为税收征管类、财务会计类、行政管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐牢固。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.税收征管档案分为税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理、税务稽查等类别。2.财务会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计等类别。3.行政管理档案分为综合管理、人事管理、财务管理、后勤管理等类别。4.其他档案根据实际情况进行分类。（二）编号规则1.采用层次编码法，如“1税收征管01税务登记”，其中“1”代表税收征管大类，“01”代表税务登记小类。2.编号应具有唯一性，便于档案的识别和管理。五、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：对涉及重大财税政策、重要历史资料等具有长远保存价值的档案。2.定期保管：分为[X]年和[X]年，根据档案的重要程度和实际需要确定。（二）保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。3.对电子档案应进行安全存储，定期备份，防止数据丢失。（三）档案的存放排列1.按照档案的类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放。（四）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案数量准确。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、有无损坏等情况，发现问题及时处理。六、档案的利用（一）利用范围1.本所工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、税务机关等依法查阅档案。（二）利用手续1.本所工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经本所领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅档案应在档案管理室内进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意。（三）利用登记1.档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等。2.登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干等组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.经本所领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案应进行彻底删除，并做好记录。（五）销毁监督档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行数据录入和挂接。2.系统录入：将档案的基本信息、分类编号、保管期限等录入档案信息化管理系统。3.检索利用：通过系统进行档案的检索、查询、借阅等操作，实现档案信息的快速共享。4.数据备份：定期对电子档案数据进行备份，确保数据安全。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理