派出所档案保管工作制度

PAGE派出所档案保管工作制度一、总则（一）目的为加强派出所档案保管工作，确保档案的完整、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所全体工作人员在档案保管工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则派出所档案实行集中统一管理，确保档案的系统性、完整性和准确性。2.依法依规原则严格遵守国家法律法规和档案管理行业标准，依法开展档案保管工作。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案保管流程，提高档案利用效率，为派出所各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责派出所档案的日常保管工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.负责档案库房的日常管理，维护库房环境。6.参与档案信息化建设，推进档案数字化管理。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公安业务工作中形成的各类文件、资料、记录等。2.与派出所工作相关的上级文件、通知、指示等。3.反映派出所历史沿革、机构设置、人员变动等情况的文件材料。4.各类案件的卷宗材料，包括受理、立案、侦查、结案等环节的文件。5.群众来信来访记录、调解纠纷记录等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将办理完毕的文件材料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性。2.移交的文件材料应齐全、完整、真实，符合档案整理要求。3.档案管理部门对收集的文件材料进行初步审核，对不符合要求的及时返回相关部门补充完善。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、业务档案、人事档案、声像档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应科学、规范、便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括案卷号、题名（文件名）、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.业务档案应在案件办结后及时归档。3.人事档案应按照规定定期归档。4.声像档案应在活动结束后及时整理归档。（二）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行再次审核，确保档案质量。2.将审核合格的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。3.将档案盒存放在档案库房的指定位置，按照档案编号顺序排列上架。五、档案保管（一）保管期限根据档案的重要程度和保存价值确定保管期限，一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案破损、霉变等应及时修复或复制。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。（三）库房管理1.档案库房应专人负责，无关人员不得擅自进入。2.库房内严禁吸烟、使用明火，严禁存放易燃易爆物品。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒。4.配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本派出所工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.查阅档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。4.需要复印档案材料的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅档案，应持有单位介绍信，经派出所领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。X4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍有保存价值。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干等组成，对档案进行逐卷鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核，报派出所领导批准后，予以销毁。2.销毁档案应填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、销毁原因等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，将档案信息录入计算机系统，建立电子档案数据库。2.定期对电子档案进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，存储在异地安全的存储介质上，防止数据丢失。3.安装杀毒软件和防火墙，及时更新系统补丁，保障系统安全稳定运行。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案收集、整理、归档等工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.派出所内部审计部门定期对档案保管工作进行审计，确保档案管理工作规范、合法。（二）考核评价1.将档案保管工作纳入派出所工作人员绩效考