档案室医院管理制度及职责

PAGE档案室医院管理制度及职责一、总则（一）目的为加强医院档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及全体员工形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案室负责对全院档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映医院各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等档案信息予以保密。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的保管与保护，做好档案库房防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作，定期对档案进行检查、清点和修复。5.按照规定向医院内部各科室及外部有关单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对医院各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员业务素质。8.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已到保管期限且无保存价值的档案进行鉴定和销毁。9.收集整理医院档案工作的相关资料，编写档案工作大事记，积累档案工作经验。（二）各科室兼职档案员职责1.在档案室指导下，负责本科室档案的收集、整理、分类、装订等日常工作。2.按照档案管理要求，及时将本科室形成的各类档案移交档案室，并办理交接手续。3.负责本科室档案的临时保管，确保档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。4.积极配合档案室开展档案管理工作，提供档案利用所需的相关信息和资料。（三）医院员工职责1.严格遵守医院档案管理制度，自觉维护档案的安全和完整。2.在工作中形成的各类文件材料，应及时整理、归档，交本科室兼职档案员统一管理。3.因工作需要查阅、借阅档案时，应按照规定办理相关手续，并在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。4.不得私自复制、传播或泄露档案内容，对涉及医院机密、患者隐私等档案信息要严格保密。三、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括医院党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖医院行政事务管理、规章制度、会议记录、工作计划与总结、人事管理、财务管理、审计工作等文件。3.医疗管理类：涉及医疗质量管理、医疗技术管理、医疗安全管理、医疗纠纷处理、病历管理、护理管理等相关资料。4.教学管理类：包含医院教学计划、教学大纲、教案、学生实习管理、教学评估等文件。5.科研管理类：主要有科研项目申报、科研成果管理、科研论文发表、科研合作等方面的档案。6.设备管理类：记录医院设备采购、验收、使用、维护、报废等全过程的文件材料。7.物资管理类：包括医院物资采购、库存管理、物资供应等方面的资料。8.基建管理类：涉及医院基本建设项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等文件。9.信息管理类：如医院信息化建设规划、信息系统管理、网络安全管理等相关档案。10.声像档案类：包括医院重大活动、医疗技术操作、科研成果等方面的照片、录音、录像等资料。（二）档案编号档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023YLGL001，表示2023年形成的医疗管理类第1份档案。具体编号规则如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如2023。2.类别：用大写字母表示档案所属类别，如党群工作类用“DQ”表示，行政管理类用“XZ”表示等。3.流水号：按档案形成的先后顺序，用三位阿拉伯数字编写流水号，从001开始。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.医院在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。2.上级机关下发的与医院工作相关的文件、指示、通知等。3.医院对外签订的合同、协议、招投标文件等。4.医院内部各科室之间的往来文件、报告、报表等。5.医院员工个人在工作中形成的重要业务文件、科研成果、论文等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应定期对本科室形成的文件材料进行收集、整理，确保文件材料齐全、完整。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应及时收集，并指定专人负责整理。3.医院员工在工作中形成的文件材料，应在工作结束后及时交本科室兼职档案员，不得据为己有。4.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，不符合要求的应进行整理或复制。（三）整理方法及要求1.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.每份文件材料应保持其完整性，不得随意拆分或合并。3.对文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，目录内容应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等。4.按照卷内文件排列顺序，依次编写页码，页码应标注在文件正面的右上角或背面的左上角。5.对破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。6.整理好的档案应装订整齐，采用三孔一线的装订方法，装订应牢固、整齐，不影响文件的查阅。五、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应坚固耐用，符合档案保管要求。3.安装温湿度调节设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.配备防火、防盗报警装置，如烟雾报警器、防盗门窗、监控设备等，确保档案库房安全。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案上架存放，不同类别、不同年度的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案应直立存放，排列整齐，避免档案相互挤压、变形。3.对珍贵、易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格控制库房出入人员。2.库房管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、杂物对档案造成损害。4.做好库房温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施。5.严禁在库房内吸烟、使用明火、存放易燃、易爆物品。六、档案的利用（一）查阅与借阅规定1.医院内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅医院档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等，经医院分管领导批准后，方可查阅。3.档案一般不外借，确因工作需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人和档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）利用登记与跟踪管理1.档案室应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在科室、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）内容、归还日期等。2.对借阅的档案，档案室应定期进行跟踪检查，督促借阅人员按时归还。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员责任。3.查阅、借阅档案形成的查阅记录、借阅记录等应妥善保存，作为档案利用工作的重要资料。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合医院实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、历史地分析档案内容的原则，准确判断档案的保存价值。3.充分考虑医院各项工作的发展和变化，确保具有长远利用价值的档案得到妥善保存。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各科室兼职档案员代表及相关业务专家组成。2.档案鉴定工作小组定期对已到保管期限的档案进行鉴定，逐卷逐件审查档案内容，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定表》，详细注明档案名称、年度、类别、保管期限、销毁原因等，并由鉴定工作小组全体成员签字确认。4.将《档案销毁鉴定表》报医院分管领导审批，经批准后方可进行销毁。（三）销毁方法与要求1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁现场进行监督，确认档案已全部销毁后，在销毁清册上签字。3.销毁清册应详细记录销毁档案的名称、年度、类别、数量等信息，一式两份，一份留存档案室，一份交医院财务部门存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为医院各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）数字化档案采集与录入1.对医院现有纸质档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应符合档案存储要求，一般不低于300dpi。2.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，确保档案信息的准确性和完整性。3.将扫描后的数字化档案录入档案信息管理系统，建立档案数据库，同时录入档案目录信息，方便档案的检索和查询。使用与维护